La FAO s’attache à assurer la diversité – parité hommes-femmes, répartition géographique équilibrée et diversité linguistique – parmi son personnel et les consultants internationaux qu’elle emploie, afin de servir au mieux les États Membres dans toutes les régions.
Les femmes et les ressortissants d’États Membres non représentés ou sous-représentés possédant les qualifications requises sont encouragés à présenter leur candidature.
Les personnes handicapées sont également encouragées à présenter leur candidature.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité.
Cadre organisationnel
Faisant face à une déforestation parmi les plus rapides au monde sur les trois dernières décennies, la Côte d’Ivoire s’est engagée dans le mécanisme international de Réduction des Emissions de gaz à effet de serre dues à la Déforestation et à la Dégradation des forêts (REDD+) en 2011 et a adopté une stratégie nationale REDD+ avec pour axe central « l’agriculture zéro déforestation ». Le projet PROMIRE (Promouvoir la production de cacao zéro-déforestation pour réduire les émissions en Côte d’Ivoire), appuyé par un investissement de 10 MUSD du Fonds Vert pour le Climat et mis en œuvre par la FAO en collaboration avec le Gouvernement ivoirien, doit permettre, sur cinq ans, de finaliser la construction des outils associés à la stratégie nationale REDD+, notamment ceux prévus par le cadre de Varsovie, et de généraliser des activités REDD+ innovantes mises en œuvre par les communautés, à l’échelle juridictionnelle. Le projet appuiera en particulier l’adoption de nouveaux modèles agricoles pour la production de cacao durable et libre de déforestation dans trois régions du pays, ainsi que les processus de renforcement organisationnel, de sécurisation du foncier et d’accès aux ressources financières nécessaires à la mise en place de chaînes de valeur plus durables et plus équitables. Enfin, le projet appuiera la restauration de forêts dégradées ainsi qu’un meilleur aménagement du territoire au niveau local.
Position hiérarchique
L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) sera sous la supervision générale du Représentant de la FAO en Côte d’Ivoire et la supervision technique et administrative quotidienne de l’Assistante du Représentant Chargée de l’Administration / Conseiller Technique du projet PROMIRE, à qui il/elle fait rapport. Il/Elle articule son activité avec celle de l’équipe administrative du Bureau de la FAO en Côte d’Ivoire et tient compte des orientations du Bureau du Changement Climatique, de la Biodiversité et de l’Environnement (OCB) quant aux procédures du Fonds Vert pour le Climat. Elle travaillera en collaboration étroite avec le personnel des entités bénéficiaires de Protocoles d’Accord (LoA pour le sigle en anglais) afin de les conseiller sur les modalités d’exécution des fonds qui leur seront délégués.
Domaine de spécialisation
L’assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) appuie l’exécution du projet PROMIRE en préparant les éléments administratifs et financiers nécessaires aux processus d’embauche, d’achat, de passation de marchés et d’établissement de partenariats, au suivi des dépenses et cofinancements du projet, dans le strict respect des normes du Fonds Vert pour le Climat ainsi que des règles opérationnelles et orientations de la FAO concernant l’exécution des budgets des projets.
Tâches et responsabilités
Appuyer le Chargé d’opération dans toutes les tâches (administratives, logistiques et financières) liées à la mise en œuvre du projet ;
En collaboration avec les équipes du projet GCF PROMIRE, élaborer les documents administratifs (contrats, Memoranda of Understanding, termes de référence, documents des appels d’offre, ordres d’achat etc.) Proposer les formats de suivi des activités de passation de contrats et conventions de partenariat ; suivre l’avancée de ces activités ;
Proposer la structure d’archivage des documents liés au projet, y compris la correspondance, et s’assurer de son application ; veillez à la complétude des documents administratifs et financiers archivés, à tout moment du projet ;
Assurer des tâches de réception tels que répondre aux appels téléphoniques, prendre des rendez-vous, recevoir et diriger les visiteurs vers les collègues concernés ;
Participer à l’élaboration du budget annuel du PROMIRE en relation avec les plans de travail annuels ;
Participer à une révision budgétaire en cas de besoin ;
Appuyer le suivi et l’évaluation des achats de matériel et d’équipements pour le bureau (y compris pour les démarches auprès des Douanes), s’assurer de l’identification des actifs acquis (inventaire) et en réaliser un contrôle périodique, un stockage et un usage correct, appuyer le transport du matériel jusqu’au lieu d’utilisation le cas échéant ;
Appuyer la préparation de la documentation et l’élaboration des rapports financiers, notamment mensuels, à la fois pour les activités mises en œuvre directement par la FAO et pour celles déléguées à des partenaires, en sollicitant les informations nécessaires auprès de ceux-ci ;
Appuyer la préparation de la trésorerie mensuelle en enregistrant les dépenses et les reçus (ordres d’achat etc.) ;
Vérifier la conformité des factures présentées par les fournisseurs avant de les faire approuver par le Chef de projet PROMIRE ;
S’assurer que les dépenses et les engagements des prestataires sont tous payés selon les calendriers accordés dans les conventions et contrats passés entre la FAO et eux, et que tous les justificatifs correspondants sont remis à la FAO et dument archivés ;
Selon autorisation, procéder aux paiements depuis la petite caisse et enregistrer ces paiements ;
Préparer les missions d’évaluation du projet PROMIRE, ainsi que des projets dont il vient en cofinancement, en fournissant les informations, les documents, les pièces comptables et les explications nécessaires ;
Appuyer la préparation des missions internationales et nationales, notamment pour les aspects logistiques (transport, hébergement, etc.), pour la prise en charge des frais de mission, l’établissement des formulaires de justification et l’enregistrement des justificatifs de dépenses;
Etablir et tenir à jour une liste de contacts de tous les alliés et partenaires du projet PROMIRE, y compris au sein du Gouvernement et de ses agences impliquées dans le projet ;
Appuyer l’organisation de réunions, ateliers et autres espaces d’échange, qu’ils soient présentiels ou virtuels, en particulier des instances de gouvernance prévues pour le projet ; en particulier appuyer le Conseiller Technique pour les convocations, l’envoi de documents préparatoires, le respect des règles de protocole et de procédure, la prise de note et l’élaboration de compte-rendu ;
Renseigner les nouveaux membres de l’équipe sur les aspects administratifs et financiers ;
Assister l’équipe du projet PROMIRE dans toutes les tâches administratives liées au lancement, à la mise en œuvre et à la clôture du projet ;
Assumer toute autre tâche qui lui sera confiée, dans son champ de compétence.
LES CANDIDATURES SERONT EXAMINÉES EN REGARD DES CRITÈRES SUIVANTS:
Conditions minimales à remplir
Avoir au moins un diplôme BAC+2 en comptabilité, finance, gestion financière, contrôle de gestion, ou tout diplôme équivalent;
Avoir une expérience professionnelle d’au moins cinq (05) ans en matière de comptabilité, finance et gestion ;
Avoir collaboré pendant au moins un (01) an avec le Système des Nations Unies serait un atout ;
Maîtriser l’outil informatique (traitement de texte, tableur, internet) ;
Maîtriser le Français et avoir une connaissance de l’Anglais.
Nationalité ivoirienne.
Compétences de base exigées par la FAO
Être axé sur les résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Savoir communiquer
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue
Aptitudes techniques/fonctionnelles
Avoir une bonne connaissance des procédures de gestion administrative et financière appliquées par les bailleurs de fonds internationaux pour les projets de coopération ;
Avoir une bonne connaissance des logiciels de gestion comptable et financière de projets ;
Maitriser les outils de communication à distance (mail, plateformes de visio-conférence et espaces de travail virtuels partagés).
Critères de sélection
Nombre d’années d’expérience dans le suivi administratif et financier de projets multi bailleurs ;
Etendue des connaissances des procédures de gestion administrative et financière du système des Nations Unies ;
Etendue des connaissances et de l’expérience dans l’utilisation des logiciels de gestion comptable et financière ;
Etendue de l’expérience dans la rédaction de rapports financiers, dans l’élaboration de plans de travail et de budgets ;
Etendue des connaissances et de l’expérience des procédures des bailleurs de fonds internationaux ;
Capacités de communication à l’écrit et à l’oral ;
Un diplôme de niveau supérieur sera considéré comme un avantage.
RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne perçoit de frais à aucun stade du recrutement (dépôt de candidature, entretien, traitement du dossier).
• Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés. Pour toute question ou demande d’aide, s’adresser à: Careers@fao.org
• Les candidatures reçues après la date de clôture de l’avis ne seront pas acceptées.
• Seuls les diplômes d’aptitude linguistique délivrés par des prestataires externes reconnus par les Nations Unies et/ou les résultats des examens officiels de la FAO (examens d’aptitude linguistique de niveaux B et C et test de recrutement linguistique) seront acceptés comme attestation du niveau de connaissance des langues indiquées dans le formulaire de candidature en ligne.
• Pour d’autres questions, veuillez consulter la page web Emploi à la FAO: http://www.fao.org/employment/home/fr/
Prière de noter que tous les candidats doivent adhérer aux valeurs de la FAO – engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.
COMMENT POSTULER
Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés.
Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.
Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.
Pour obtenir de l’aide, écrire à: Careers@fao.org.
LA FAO EST UN ESPACE NON FUMEUR.
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