L’organisation d’une soirée de fin d’année peut sembler plus difficile qu’elle n’y paraît. En effet, vous pouvez être pressé par le temps et sentir la pression monter en vous. Mais profitez de cette occasion en or pour montrer vos talents d’organisateur d’événements ! Si vous souhaitez que la fête se déroule correctement, l’organisation est la clé. On vous donne ici les principales étapes pour organiser la soirée de fin d’année de votre entreprise dans les meilleures conditions.

#1 – Définir l’objectif de la soirée de fin d’année

Dès que le feu vert de votre direction est donné pour la soirée de fin d’année, la première chose à faire est de bien définir les objectifs de cet événement :

Remercier les collaborateurs pour le travail accompli tout au long de l’année
Réitérer ou diffuser les messages clés de l’entreprise : succès, résultats et objectifs pour l’année à venir
Finir l’année sur une bonne note et dynamiser toute l’équipe pour l’année suivante
Améliorer les relations avec d’autres collègues de travail
Lancer de nouveaux projets et objectifs
Faire le bilan d’une année réussie
Ressouder et améliorer le moral des équipes

Avoir une idée claire des objectifs vous aidera à atteindre tout le potentiel de cet événement.

#2 – Choisir le bon jour

Et faites-le le plus tôt possible ! Décembre est une période chargée pour les entreprises et les collaborateurs. La plupart des entreprises vont planifier une soirée de fin d’année similaire à la vôtre dans la même ville et à la même période de l’année. L’idéal est de s’y prendre en septembre mais rassurez-vous, vous êtes encore dans le bon timing si vous commencez à planifier votre soirée de fin d’année en octobre. Si vous n’avez pas de date précise, vous pouvez demander à l’ensemble des collaborateurs leurs disponibilités. Chez Privateaser, on utilise l’outil Doodle pour connaître les disponibilités de chacun. En revanche, si vous êtes une centaine de collaborateurs dans votre entreprise, préférez envoyer ce genre de demande aux managers d’équipe. Les réponses vous donneront une indication de la date que préfèrent vos collaborateurs pour la soirée de fin d’année. N’oubliez que vous ne pourrez pas plaire à tout le monde. Utilisez Ia “règle de la majorité” pour choisir votre date. En règle générale, les jeudis et vendredis sont les jours les plus populaires.

#3 – Envoyer les invitations à l’avance

Prévenir le plus tôt possible

On le répète encore mais beaucoup de collaborateurs commencent déjà à planifier leurs vacances de Noël. Si vous voulez que tout le monde assiste à la soirée de fin d’année de votre entreprise, vous allez devoir envoyer les invitations le plus tôt possible dès le mois d’octobre. En parallèle de cet e-mail, envoyez une invitation via votre agenda à tous les invités. Cela permettra non seulement d’avoir l’événement déjà planifié dans leurs agendas respectifs mais également de connaître le nombre de collaborateurs qui participeront ou non à la soirée.

Save the date !

En ce qui concerne le lieu, à ce stade, vous n’avez pas besoin de le connaître lors de l’envoi des invitations. Le plus important est de prévenir en amont la date de l’événement. Laissez un peu de suspense aux curieux ? ! Profitez de cet e-mail pour demander des informations sur les besoins alimentaires de vos collaborateurs ou les éventuelles allergies. Ces informations vous seront utiles au moment de choisir les menus du traiteur.

#4 – Définir un budget

C’est évident, mais votre fourchette de prix aura un impact énorme sur le type de soirée de fin d’année que vous souhaitez organiser. On veut tous un événement « WHAOU » pour sa soirée de fin d’année mais le budget risque de vite grimper si on ne priorise pas les coûts. Par conséquent, votre budget devra prendre en compte différents éléments :

le lieu
la nourriture et les boissons
les animations
la décoration
coûts additionnels

Attribuez votre budget en fonction de ce qui est le plus important pour l’entreprise et vos collaborateurs tout en prenant compte des contraintes financières. Par exemple, si vous voulez profiter de cet événement pour ressouder les équipes et créer du lien, priorisez vos coûts sur un lieu atypique qui surprendra vos collaborateurs.

Vous n’avez aucune idée du budget pour votre soirée de fin d’année? Regardez le budget qui a été consacré aux événements internes passés de votre entreprise. Vous pourrez non seulement comparer avec le nombre d’invités prévu pour votre événement actuel mais également mettre en place un budget de référence.

#5 – Choisir le bon lieu pour votre soirée de fin d’année

Trouver le lieu idéal pour fêter la fin de l’année en beauté, c’est l’assurance de surprendre les collaborateurs et de marquer les esprits ! Mais inutile de sortir le grand jeu, il faut avant tout que le lieu corresponde à vos objectifs mais également à vos contraintes :

Quel type d’événement ? Cocktail dinatoire, soirée dansante, dîner assis, buffet, plénière…
Quel style de lieu ? Plutôt atelier loft, rooftop, hôtel particulier, brasserie industrielle, péniche, musée, club discothèque, lieux atypiques… En fonction du style choisi, vous pourrez orienter votre recherche vers le lieu qui correspond le mieux à vos attentes et à l’image de votre entreprise.
Où trouver le lieu ? Faites en sorte que le lieu de votre soirée de fin d’année soit accessible pour tous les collaborateurs et bien desservi par les transports en commun (parking, station de métro, RER, chauffeurs privés, navettes…)
Combien d’invités ? En fonction du nombre d’invités prévu, vous pourrez déterminer les différents espaces que vous souhaitez avoir (espace dansant, espace dinatoire, espace d’animations…). Vous aurez déjà un aperçu de la capacité du lieu idéal même si le nombre d’invités ne sera pas encore définitif.

Si votre équipe ne dépasse pas la vingtaine de collaborateurs, on vous conseille de réserver un restaurant qui dispose d’une partie privatisable. En revanche, avec cette solution vous serez limité avec une heure de départ plus tôt qu’une soirée et il sera difficile de danser ou d’avoir des animations. Enfin, n’oubliez pas de visiter le lieu que vous avez réservé quelques jours avant l’événement. Cela vous permettra de vous projeter et de résoudre les éventuels problèmes.

#6 – (Bien) Nourrir les invités

Vous savez ce qui rend les gens heureux ? Bien manger et bien boire (avec modération bien sûr) ! La France n’est pas le pays de la gastronomie pour rien ! Quand on sait que pour 58% des collaborateurs, la pause déjeuner est un “moment incontournable de la journée de travail” (Etude Monster 2011), imaginez le bonheur de leurs papilles pour la soirée de fin d’année ! Si vous voulez être sûr d’organiser l’événement parfait sur tous les points, ne lésinez pas sur ce que vont manger les invités.

Choisissez un traiteur spécialisé dans l’événementiel qui vous fournira des mets délicieux et de qualité. Ce n’est pas la peine de surprendre vos invités avec des plats trop sophistiqués, donnez-leur suffisamment de bonnes choses à manger qui leur rappelleront les joies des fêtes de fin d’années comme du foie gras, du champagne, des fruits de mers… Une chose importante : n’oubliez pas de demander à vos collaborateurs quelles sont leurs préférences et besoins alimentaires en amont. Il en va de même pour les allergies alimentaires. N’oubliez pas également les végétariens et végétaliens de votre équipe pour qu’ils trouvent de quoi manger pendant la soirée.

#7 – Trouver un thème de soirée

Un thème de soirée est toujours amusant. Mais assurez-vous qu’il soit pertinent en fonction de votre culture d’entreprise. On vous a préparé une liste de thèmes originaux pour votre soirée de fin d’année :

Le bal Alpin : organisez votre fête de fin d’année dans un décor d’une station de ski.
Gatsby & années 20 : imprégnez-vous de l’atmosphère de l’ère de la prohibition des années 20 et le monde souterrain des boissons interdites, des gangsters et des robes à franges.
Jungle tropical : au lieu de choisir un thème typique sur le thème de Noël, montez en chaleur, installez des lumières vives et optez pour un décor tropical. C’est une excellente façon pour surprendre les collaborateurs et changer de l’ambiance traditionnelle des soirées de Noël.
Winter Wonderland : ce thème sera en adéquation avec la saison. Imaginez votre lieu couvert de neige artificielle, de sapins, de luge et skis, de sculptures de glace ? N’est-ce pas féérique?
Les pulls moches de Noël (appelé aussi Ugly Sweater) : vous aurez chaud mais ce thème classique fait toujours rire ! Vous pourrez organiser un concours du pull de Noël le plus laid !
Soirée Disco : ce thème est un incontournable mais convient à toutes les générations.
Les groupes : l’idée est de venir déguisé en groupe : les Dalton, les Spice Girls, la famille Adam’s, les Bleus… Ce thème est idéal pour renforcer la cohésion entre vos équipes.

#8 – Divertir les collaborateurs

Si votre budget le permet, on vous conseille d’agrémenter votre soirée de fin d’année avec des animations. Elles sont idéales pour donner une ambiance festive et conviviale à votre événement. En plus, elles permettent de créer des liens entre les collaborateurs et de s’amuser autrement que sur la piste de danse. En effet, lorsque l’on cherche une animation pour une soirée d’entreprise, on a tendance à penser d’abord à un DJ ou à un groupe de musique. Or, si vous voulez vous assurer que vos collaborateurs passeront une soirée inoubliable, essayez de sortir des sentiers battus avec des animations amusantes et originales comme :

un photobooth (avec des accessoires amusants)
un blind test live
un karaoké
des jeux de casino
artistes de cirque
atelier de mixologie
un magicien…

Selon votre budget, les animations pour divertir les collaborateurs sont infinies. N’hésitez pas à contacter notre équipe pour trouver l’animation idéale pour votre soirée de fin d’année : [email protected]

#9 – Créer le buzz

Bien qu’il s’agisse d’un événement purement interne, il ne faut pas négliger sa communication. En effet, bien communiquer sur la soirée de fin d’année permettra de créer du lien, de renforcer l’esprit d’équipe et d’impliquer davantage les collaborateurs dans cet événement tant attendu. N’oubliez pas que la clé pour donner envie de participer à la soirée de fin d’année est la communication ! Cela passe par les invitations, les mails, les affiches dans les bureaux… Vous pouvez par exemple créer un teasing autour de l’événement en faisant deviner le lieu et le thème de la soirée. Vous pouvez également vous rapprocher du service communication pour en parler dans la newsletter interne. Enfin, c’est un bon élément de communication pour montrer votre culture d’entreprise dans le cadre de campagne de recrutement.

#10 – Remercier et demander des feedback

Remercier les collaborateurs

Après la soirée de fin d’année, n’oubliez pas d’envoyer un mail de remerciement à tous les invités. Remerciez également les personnes qui vous ont aidé à préparer cet événement.

Envoyer les photos de l’événement

Profitez de cet e-mail de remerciements pour envoyer les photos et vidéos de la soirée de fin d’année. Si vous avez organisé un concours lors d’une animation qui s’est déroulée pendant la soirée, c’est le moment d’annoncer le ou les grands gagnants !

Demander des feedbacks

Demandez à vos invités de vous faire part de leurs remarques par mail ou simplement en leur demandant de venir vous voir. Cela vous permettra non seulement de savoir ce qu’ils ont pensé mais également de lister toutes les choses à faire et à ne pas refaire pour la future soirée de fin d’année. Pour cela, vous pouvez rédiger un questionnaire avec l’un de ces trois outils gratuits et faciles d’utilisation :

Soyez averti : vous ne pourrez jamais prendre en compte les suggestions de chacun ! En effet, il est fort probable qu’il y ait des réponses contradictoires : certaines personnes ont aimé la nourriture, le DJ, le lieu, les animations tandis que d’autres n’ont pas pas forcément apprécié les mêmes choses…

On espère qu’en suivant ces 10 étapes, vos invités parleront de cette soirée de fin d’année pendant des mois ! Sachez qu’il n’est pas trop tard pour trouver le lieu de votre événement. Chez Privateaser, nous sommes spécialisés dans la recherche du lieu idéal pour vos soirées d’entreprise. N’hésitez pas à jeter un oeil à notre catalogue de lieux triés sur le volet ou confiez-nous vos besoins à notre conciergerie.