Recrutement d’un(01) Assistant service client

Sous la supervision générale du coordonnateur du projet CVAC et la supervision directe du chef d’équipe du CVAC, le titulaire fournira un soutien administratif au CVAC géré par l’OIM.

Responsabilités et obligations de rendre compte

Fournir des services à la clientèle aux candidats en tout temps, en pleine conformité avec les obligations contractuelles et les normes de service d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC);

Aider à fournir des informations aux candidats : distribution de formulaires et de listes de contrôle ; fourniture de réponses précises et en temps opportun aux demandes des candidats par téléphone, e-mail, chat et en personne ; assistance et conseils en matière de services à valeur ajoutée ;

Aider à la collecte des demandes de visa et au tri des documents : vérification de l’exhaustivité et de l’exactitude des formulaires de demande de visa ; contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives ; tri des documents avec liste de contrôle pertinente ; assistance aux candidats si les documents sont incomplets ;

Saisir les données de demande de visa : maintenir un niveau d’utilisateur expert avec le logiciel de gestion des demandes fourni, assurer le contrôle de la qualité des données collectées et des factures générées ; précision du suivi des passeports et des documents ; numérisation et contrôle qualité des pièces justificatives ;

Percevoir les frais de visa et de service ; vérifier l’exactitude du paiement et de la facturation par rapport au logiciel de gestion des applications ; émission de factures; rapprochement quotidien des frais perçus et des factures ; stockage sécurisé d’espèces;

Aider aux services de reporting : génération de rapports quotidiens et contrôle de la qualité des demandes et des frais collectés ; rapports quotidiens pour le centre de contact (appels reçus, rappels, appels manqués, etc.), assistance à l’assistant de l’équipe d’ACC pour le contrôle de la qualité ;

Livraison et collecte des demandes et des passeports : transfert sécurisé des demandes de visa et des passeports vers/depuis les bureaux des visas spécifiés par IRCC ; tri et comptage des demandes et des passeports ; retour sécurisé des passeports aux demandeurs et livraison au coursier ;

Informer la direction de tout problème ou problématique lié au travail quotidien, aux problèmes de sécurité, aux problèmes de systèmes et de logiciels, aux plaintes et faire des recommandations d’amélioration ;

Conformité aux Statut et Règlement du personnel de l’OIM et à toutes les politiques de l’OIM, notamment : « Normes de conduite de l’OIM », « Politique de l’OIM pour un environnement de travail respectueux », « Politique de l’OIM sur le signalement des pratiques irrégulières, des actes répréhensibles et des fautes professionnelles », « Accord de confidentialité de l’OIM », « Principes de protection des données de l’OIM », « Politique de sécurité des informations de l’OIM » ;

Effectuer toute autre tâche connexe qui peut être assignée par l’adjoint d’équipe ou la direction d’ACC.

Qualifications et expérience requises

Éducation

Diplôme d’études secondaires avec quatre années d’expérience pertinente; ou,

Diplôme universitaire dans les domaines ci-dessus avec deux années d’expérience professionnelle pertinente.

Expérience

Expérience en gestion d’équipe;

Expérience dans des programmes liés aux migrants ou dans des services liés aux visas ;

Expérience en service à la clientèle; et,

Expérience de la liaison avec les autorités gouvernementales et diplomatiques et les institutions nationales et internationales.

Capacité démontrée à maintenir l’exactitude et la confidentialité dans l’exercice de ses responsabilités ; 100 % d’intégrité ;

Excellentes compétences informatiques, notamment Word et Excel ;

Solides compétences interpersonnelles et interculturelles.

Solides compétences organisationnelles et expérience pratique pour savoir comment effectuer plusieurs tâches, établir des priorités et travailler de manière indépendante.

Expérience de travail efficace et harmonieux au sein d’une équipe de collègues issus d’horizons culturels et professionnels variés.

Capacité avérée à produire un travail de qualité avec précision et concision dans les délais fixés.

Langue

Requis

Anglais : Courant

Une des langues locales : Courant

Avantageux

Français : connaissance pratique.

Compétences requises

Le titulaire du poste devra démontrer les valeurs et compétences suivantes :

Valeurs – tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces trois valeurs :

Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dans la mesure du possible.

Intégrité et transparence : maintient des normes éthiques élevées et agit d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation.

Professionnalisme : démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d’un jugement attentif pour relever les défis quotidiens.

Courage : Démontre une volonté de prendre position sur des questions importantes.

Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, permet aux gens de se sentir en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences de base – indicateurs comportementaux niveau 1

Travail d’équipe : développe et favorise une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.

Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.

Gérer et partager les connaissances : cherche continuellement à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation et assume la responsabilité de sa propre action et du travail délégué.

Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autres

Les candidats internes à l’Organisation et au NMS, ainsi que les candidates externes, seront considérés comme des candidats de premier niveau. Ce poste est également ouvert aux candidats de second rang.

La nomination est soumise à la confirmation du financement.

La nomination sera soumise à la certification que le candidat est médicalement apte à la nomination, à l’accréditation, à toute exigence de résidence ou de visa et aux habilitations de sécurité. Sous réserve de certaines dérogations, la vaccination contre le COVID-19 sera en principe obligatoire pour les personnes embauchées à partir du 15 novembre 2021. Cela sera vérifié dans le cadre du processus d’autorisation médicale.

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à soumettre leur candidature par e-mail à : [email protected] en faisant référence à cette annonce dans l’objet : « SVN-CO-009-2023 – et nom complet ». Le dossier de candidature doit contenir un CV et une lettre de motivation.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Période d’affichage:

Du 10 novembre 2023 au 24 novembre 2023.