Description du poste

Sous l’autorité du Responsable administratif, la titulaire a pour mission principale la gestion, l’organisation et l’exécution des tâches administratives.ACTIVITÉS DU POSTE

 Recevoir les visiteurs, clients, fournisseurs, les diriger,
 Noter les messages et planifier les rendez-vous
 Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s’occuper de la gestion des messages électroniques
 Rédiger et mettre en forme les documents, les faire suivre et les ranger
 S’occuper de l’organisation des déplacements de membres de l’équipe ou du responsable
 Vérifier l’état des stocks des fournitures de bureau, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer
 Actualiser des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …)
 Surveiller et contrôler l’exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure
 Procéder à l’indexation et à l’archivage des comptes rendus de séance, dossiers professionnels, …
 Rédiger et mettre en page des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, …)
 S’occuper du suivi administratif des dossiers du personnel et mettre en place la logistique des formations et des recrutements
 S’occuper de la gestion administrative et comptable d’une structure
 Synchroniser l’activité d’une équipe

SAVOIR FAIRE TECHNIQUES

 Savoir utiliser les différents logiciels de bureautique (Word, Excel, Internet Explorer, …)
 Savoir chercher l’information et la mettre en application (le traitement)
 Savoir être rigoureuse et méthodique, disponible dans les moments de pointe

SAVOIR FAIRE COMPORTEMENTAUX

 Être organisée et méthodique
 Respecter la confidentialité
 Savoir gérer ses stress et être réactive
 Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités

LA RESPONSABILITÉ

La responsabilité du titulaire est engagée dans la disponibilité, la bonne performance, la sécurité, la qualité des correspondances ;
La confidentialité des informations en sa possession ;
La production des rapports ;
Le respect des procédures et des règles de discipline au sein du Service ;
La diffusion des informations sur les anomalies ;
Le dépôt des documents pour signature ;
La gestion des rendez-vous et des visiteurs.

Profil du poste

Parfaite maitrise de l’outil informatique, parfaitement bilingue (anglais /français) bonne capacité rédactionnelle, autorité, courtoisie, disponibilité, dynamisme, proactivité.

Dossiers de candidature

Envoyer Candidature (CV et lettre de motivation) à [email protected]. Merci de préciser le titre de l’offre en objet.