Recrutement d’un (01) Assistant Administratif et financier

Sous la supervision directe de la Responsable Administrative et Financière de RET basé à Niamey, l’assistant. Administratif et financier sera responsable des tâches suivantes :

Assister l’équipe du projet dans l’élaboration du budget lié au plan de travail annuel et à la mise en œuvre des activités du projet ;

Elaborer les requêtes de paiement, honoraires et per diem, règlement des factures des fournisseurs et autre ;

Préparer et suivre les dossiers d’engagement des dépenses et de paiement ;

S’assurer que les dépenses engagées dans l’exécution des programmes sont correctement affectées aux projets et conformément au manuel des procédures de RET ;

S’assurer que toutes les exigences spécifiques des donateurs sont respectées pendant l’exécution du budget;

S’assurer qu’il existe une justification écrite en cas d’incompatibilité entre le Manuel du RET et toute autre loi ou réglementation. Cela devrait être soutenu par une documentation externe : copie des règlements, rapports de tiers réputés, etc.,

Enregistrer et assurer le suivi des transactions financières dans SAGA ;

Assurer la bonne préparation des rapports financiers, liste des dépenses, comptes bancaires, rapprochements, rapprochements de petite caisse, états de comptabilité des fonds, etc. conformément aux exigences de RET et aux outils applicables ;

Assurer le classement systématique des informations financières, des données et d’autres documents dans le bureau;

Exécuter toutes les opérations administratives et logistiques des Projets y compris la gestion du courrier, la préparation et la coordination des visites de terrain, des voyages et missions du personnel des Projets, des réunions de coordination des Projets, des réunions avec les partenaires et le suivi des recommandations ;

Réceptionner et traiter, dans les délais requis, les requêtes pour l’acquisition de biens/services, s’occuper de la préparation et du suivi des achats des biens et services (spécifications, factures proforma, mémos, requêtes de paiements, contrats, etc.) ;

Recevoir, contrôler et vérifier toutes les livraisons d’équipements, de meubles et fournitures consommables et organiser leur affectation aux utilisateurs ;

Surveiller et évaluer la performance des contrats de services et les services externes du bureau (sécurité, nettoyage, connexion internet..) afin de garantir une performance optimale et le respect des termes contractuels ;

Coordonner la logistique pour les réunions internes ;

Apporter une assistance au personnel et aux consultants locaux et de passage pour toute question administrative, de ressources humaines ou de déplacement ;

Constituer les dossiers du personnel des nouveaux employés selon les procédures en vigueur (recueil des documents nécessaires : acte de naissance, de mariage …) et les archiver correctement ;

Aider à gérer le secrétariat/réception ;

Veiller à la bonne organisation et au bon fonctionnement des bureaux terrain ;

Remplir toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique dans le cadre de la mission de RET.

Profil du candidat

Diplôme de niveau universitaire en Gestion et Administration, Finances, Comptabilité ou tout autre diplôme équivalent et pertinent ;

Posséder une expérience professionnelle pertinente d’au moins 2 dans une fonction similaire, de préférence au sein d’une organisation internationale ;

Avoir des connaissances générales en gestion financière, administrative, RH, audit et toutes autres en lien avec la gestion et l’administration de façon générale ;

Connaissance des procédures financières de différents bailleurs ;

Excellentes compétences financières et analytiques ;

Excellentes compétences informatiques: Word, Excel, Outlook et Power point;

Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et échéances et à s’adapter à des priorités changeantes ;

Excellentes aptitudes de priorisation, capacité à résoudre les problèmes, bon jugement et compétences analytiques ;

Capacité à travailler sous pression dans un environnement diversifié avec des collègues ayant des forces différentes et des besoins variés en termes de soutien et cela de manière flexible, avec diplomatie et assurance ;

Rigueur, clarté, honnêteté et bon sens de la diplomatie et de la communication ;

Confidentialité, fiabilité et respect de délais ;

Compréhension des attentes et directives des donateurs ;

Excellente connaissance du Français parlé et écrit ;

Capacité à travailler avec souplesse dans un environnement parfois instable et difficile ;

Aptitude à rédiger des documents de manière complète et pertinente ;

Bonne maîtrise des outils et techniques de gestion et de comptabilité ;

La connaissance de SAGA constitue un avantage ;

L’expérience avec des projets financés avec le HCR constitue un avantage ;

Capacité à travailler dans un environnement difficile et avec un minimum de supervision ;

Bon sens de l’organisation: aptitude à ordonner ses priorités pour atteindre les objectifs dans les temps, ponctualité et respects de délais ;

De solides compétences en matière d’analyse, de communication et de résolution de problèmes sont nécessaires, ainsi que la capacité d’identifier et d’articuler les problèmes potentiels et de fournir des solutions possibles de manière concise et claire ;

Évaluer les situations pour déterminer l’importance, l’urgence et les risques, et prendre des décisions claires qui sont opportunes et dans le meilleur intérêt de l’organisation telle qu’autorisée ;

Maîtrise du cadre logique des projets (objectifs, résultats escomptés, indicateurs de rendement, modalités de suivi, hypothèses de travail, indicateurs de risque) ;

Flexibilité pour gérer efficacement différentes tâches et volonté de faire des heures supplémentaires si nécessaire ;

Confidentialité et bon sens de la diplomatie ;

Excellentes compétences en Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint,…..).

Faire preuve d’honnêteté, de transparence et d’intégrité.

Les dossiers de candidature comprendront :

Une lettre de motivation adressée à Mme la Directrice Pays

Un Curriculum Vitae actualisé

Des copies de diplômes certifiés conformes aux originaux

Une copie du permis de conduire pour les candidats au poste d’assistant.e logistique

Des attestations de services rendus,

Trois personnes de référence,

Tout autre document pouvant faciliter la sélection.

Ils devront être envoyés dans UN SEUL document PDF et doivent porter la mention : « Candidature au poste de…….. ».

Les candidats intéressés par cette offre sont invités à envoyer leurs dossiers de candidature à l’adresse

[email protected]

au plus tard Vendredi le 07 Juillet 2023 à 12h00.

N.B:

Seules les candidatures conformes aux termes de référence seront prises en considération ;

Nous ne sommes pas en mesure de répondre à chaque candidat individuellement en raison du nombre élevé de candidatures. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour le premier entretien.

RET Germany

[email protected]