COOPI recrute 01 assistant/e administratif/ve

COOPI recherche un/e assistant/e administratif/ve basé/e à Dakar pour sa Coordination Régionale Afrique OuestDescription du poste
Sous la responsabilité de l’Administratrice Régional, l’assistant/e administratif/ve sera chargé/e de la supporter dans le suivi du bon fonctionnement des activités administratives concernant les pays et les projets de la région de compétence, conformément aux procédures, manuels et réglementations COOPI et aux règles contractuelles des différents bailleurs.

L’assistant/e apportera son soutien :

dans l’**élaboration et transmission finale des rapports** et formulaires en mettant en œuvre les mesures correctives prévues par l’Administratrice régionale ;
dans le contrôle de gestion des sièges et des activités des projets, assurant la notification d’éventuelles défauts ou incohérences à l’administratrice régionale et propose des hypothèses de solution ;
à distance, à la gestion des audits externes en appuyant les différents Coordinations Pays de la région.
Description des taches
L’assistant/e apportera son soutien à l’administratrice régionale selon un plan de travail et des priorités établis par cette dernière concernant les actions énumérés ci-dessous. Aussi, l’assistant/e assurera l’intérim de l’administratrice régional en cas d’absence (missions, congés, etc..).

Budget

aide à la correction des nouveaux budgets de projet conformément à la planification et durabilité de la Coordination régionale, sur demande de sa responsable ;
reçoit et vérifie le plan d’achat, au début du projet, en assurant sa cohérence avec le budget et les procédures ;
Gestion des projets

vérifie la correcte application du plan d’achat (procédures) tout au long du projet ;
demande et vérifie l’exactitude des données saisies dans les outils de gestion économique-financière de projet au début du projet ainsi qu’en cas de révisions de projet ;
demande des modifications des couts au siège de Milan et envoie les pièces justificatives aux Pays ;
assure le suivi de la gestion de biens durables ;
vérifie contrôle par échantillon la documentation des procédures de projet et de la coordination ;
vérifie la gestion des salaires du staff expatrié non-italien sur place ;
vérifie mensuellement les subventions reçues et à recevoir ;
vérifie les fiches budgétaires ;
Rapport intermediaire ou final

assure la programmation et le suivi des temps pour l’élaboration des rapports à soumettre en Italie et à l’étranger concernant les pays de la région de compétence ;
chargé par et sous la supervision de l’administratrice régionale, vérifie et approuve les rapports intermédiaires ou finals élaborés sur place ainsi que la mise au point des rapports finals à transmettre au siège de Milan ;
apporte son soutien aux audits effectués au siège concernant les pays de la région de compétence.
Profil du candidat
Essentiels – Expériences / Formation

Au moins 3 ans d’expérience dans dans le rôle d’administrateur/trice de projets ;
Expérience dans la rédaction de budget et des rapports financiers ;
Expérience dans la préparation d’audits ;
Excellente capacité à monitorer, vérifier et trouver des solutions aux problèmes ;
Excellente capacité de communication ;
Maitrise de la langue française et anglaise.
Souhaité

Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels (UE, UNHCR, ECHO, OFDA, AICS) ;
Expérience en projets et contextes d’urgence ;
Connaissance de la langue italienne ;
Précédente expérience avec COOPI ;
Expérience en Afrique de l’Ouest ;
Expérience en logistique et achats.