Recrutement d’un(01) Assistant Administratif

L’Assistant Administratif et Financier est responsable de la bonne Gestion Administrative et RH, Comptable, et Financière de l’antenne HELP à Tahoua.

Descriptions de tâches

Assurer la gestion de la Comptabilité/Gestion de la Trésorerie et de l’Administration

S’assurer du respect des procédures en vigueur chez Help et ses bailleurs ;

Assurer la tenue physique et la sécurité de la caisse selon les politiques et procédures de Help ;

Veiller à l’approvisionnement de la caisse et des comptes bancaires sur la base de l’estimation des besoins en cours selon les politiques et procédures de Help ;

Tenir à jour les journaux de banques et caisses de Help sur le logiciel WINPACCS selon les politiques et procédures de Help ;

Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) et faire les paiements à temps ;

Préparer et exécuter tous les paiements par chèque, virements bancaires, espèces en respectant strictement le budget planifié ;

Payer les salaires des prestataires et les manœuvres après la validation de leurs contrats par le Directeur Pays ;

Tenir à jour le cahier des avances opérationnelles ;

Faire le suivi des avances ouvertes et appliquer les règles qui sont en places ;

S’assurer que chaque écriture consignée possède un justificatif approprié et conforme aux normes comptable et procédures en vigueur chez Help et son/ses bailleur (s) ;

S’assurer que tous les supports comptables (factures/reçus…) sont conformes avant de procéder à un décaissement ;

Etablir des déclarations fiscales (ISB, TVA et TI) et paiement ponctuel des impôts selon la législation en vigueur ;

Elaborer les budgets des missions selon les procédures de Help et sur la base des informations transmises par le Directeur Pays 48 h avant la date de mission ;

S’assurer que toute dépense non planifiée doit faire l’objet d’une approbation selon les politiques et procédures de Help ;

En coordination avec le programme, élaborer les appels de fonds de la planification trimestrielle ;

Participer à la préparation des audits ;

Participer à l’élaboration des TdR, les chronogrammes d’activité et leurs budgets pour les activités ponctuelles en collaboration avec le Chef de Projet et les équipes cadres de la direction régionale du Ministère de l’Hydraulique ;

Elaborer les procès-verbaux (PV) de réunion, rédiger et soumettre les notes de service au Responsable Administratif ;

Réaliser régulièrement des inventaires de caisse conjointement avec le Chef de Projet ou son représentant selon les procédures en vigueur ;

Gérer et tenir à jour la base de données du personnel ;

Respecter et faire respecter les principes internes de Help, en collaboration avec le Chef de Projet ou le représentant ;

Participer à la dynamique de l’antenne.

Clôtures comptables mensuelles/Archivages

Sur Winpaccs accounting, réaliser mensuellement les clôtures comptables, soit à la fin du mois ou le jour ouvrable du mois suivant (Inventaire cash, Rapprochement bancaires, Rapprochement de caisse…) ;

Envoyer au département Finances de Help à Niamey, les justificatifs originaux ainsi que les rapprochements de banque et de caisse, le journal Winpaccs etc. au plus tard le 05 du mois suivant la période pour laquelle la clôture a été faite après vérification et validation du chef de projet ou de son assistant;

Après clôture, envoyer au Directeur de Finances le pack Finance du mois (le RB et RC, les postes en attente de règlement…)

Tâches Administratives

Faciliter la communication avec toutes les unités de l’organisation et les parties prenantes externes, selon les cas ;

Envoyer/recevoir et distribuer tous les mails/lettres/documents entrants et sortants ;

Réaliser des transactions et processus administratifs spécialisés (par ex. traduire les documents, taper, corriger et/ou formater des documents ; enregistrer et transcrire des comptes rendus de réunions ; rédiger des messages de correspondance) ;

Suivre les échéances des contrats, préparer et faire signer les avenants ;

Accueillir les nouveaux employés et leur remettre les documents d’embauche (contrat de travail, profil de poste, le manuel RH, le règlement intérieur, les politiques RH..) ;

Constituer le dossier du salarié (version papier) et créer sa fiche dans la base de données ;

Déclarer le nouveau personnel et stagiaire à la caisse nationale de la sécurité sociale ;

Renseigner les salariés sur toute question relative à leur contrat, à la paie, à leurs droits et devoirs au regard de la législation du travail et du Manuel RH ;

Suivre les soldes de congés non pris et anticiper les régularisations à mener ;

Recueillir les feuilles de présence et noter les diverses absences ;

Faire signer les bulletins au personnel sur la base et renvoyer à la capitale ;

Assurer le suivi de l’établissement des timesheets sur la base, les collecter et les renvoyer à la Coordination National (Niamey)

NB : Exécuter toutes les tâches additionnelles conformément à la demande de son supérieur hiérarchique

Qualifications/capacités /expériences exigées (Profil)

BAC + 3 minimum dans le domaine des finances, GRH, Administration, ou domaine équivalent ;

Avoir au minimum 3 ans d’expérience dans une Organisation Internationale dans le domaine de la gestion administrative et financier, GRH, Administration;

Avoir une bonne connaissance des logiciels de GRH sera souhaitable ;

Être proactive, disponible, savoir travailler en équipe multinationale et multidisciplinaire et travailler sous pression

Maitrise de l’outil informatique (Word-Excel-PowerPoint) et internet ;

Avoir une bonne capacité de communication et rédactionnelle ;

Avoir une excellente expression écrite et orale en Français;

Avoir une excellente maitrise du pack Informatique (Word, Excel, internet Outlook etc) ;

Date limite des dépôts de candidature

Les candidats intéressés doivent soumettre leurs candidatures complètes à l’adresse suivante : « [email protected] » au plus tard le 20 octobre 2023 à 17h 45 mn avec la mention obligatoire « Assistant Administratif et Financier/Tahoua » en objet du mail.

Contenu du dossier obligatoire:

Une lettre adressée au Directeur Pays (Maximum: une page) expliquant votre intérêt pour le poste.

Un CV à jour (Maximum: trois pages) comportant votre contact et adresse ainsi que trois (03) références professionelles.

Help est une organisation non gouvernementale humanitaire. En raison de la nature particulière des programmes d’assistance, les fonctions exactes de l’employé, ainsi que les horaires de travail peuvent être sujets à des modifications temporaires. De la flexibilité est attendue de la part de chaque employé.

Ce profil de poste peut être sujet à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités.

Ces modifications seront définies et discutées entre l’employé et Help.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour passer le test écrit et l’interview. Les dossiers ne correspondant pas au profil ci-dessus ne seront pas acceptés et ne seront pas retournés.

[email protected] Kouara Kano N°KK77, Villa N°827 Boulevard Ask

[email protected]