Recrutement d’un (01) Adjoint Administratif

Ce poste est situé au sein du Bureau de gestion des ressources humaines (GRH). L’objectif principal de ce poste est de servir d’assistant administratif itinérant (RAA) fournissant un soutien à l’échelle de la mission aux différents bureaux/équipes selon les besoins et, à ce titre, d’effectuer une gamme complète de fonctions procédurales, administratives et de secrétariat.

La fonction principale est d’assurer la couverture des programmes, de l’administration et du secrétariat pour les adjoints administratifs qui sont en congé ou absents de leur poste. De plus, l’adjoint administratif itinérant soutiendra les bureaux/équipes avec des tâches de bureau et administratives occasionnelles selon les besoins et le calendrier le permet.

Les tâches de bureau et administratives à l’échelle de la mission seront coordonnées par le Bureau de gestion des ressources humaines. L’adjoint administratif itinérant doit être polyvalent et capable de contribuer à diverses tâches administratives.

MAJEURS DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Soutien administratif et programmatique (70 %)

Classement : RAA établit et maintient des dossiers conformément aux normes établies par le superviseur de la gestion des dossiers de mission et de la correspondance au sein du bureau exécutif et par l’USAID/Washington et marque la correspondance et autres documents à classer. , et classe en conséquence en fonction des besoins du personnel et de l’ADS.

Soutien aux voyages : RAA organise et veille à ce que les voyages de tous les membres du bureau/de l’équipe et des partenaires de mise en œuvre suivent les procédures officielles de l’USAID. Effectuer les arrangements de voyage, d’hôtel et de pool automobile. S’assure que tous les documents de voyage requis (par exemple, les visas) sont préparés. Prépare les autorisations de pays pour le personnel officiel. Prépare les demandes de voyage et les bons de voyage conformément aux politiques officielles.

Soutien logistique : RAA fournit un soutien logistique aux membres du bureau/de l’équipe, aux sous-traitants et aux TDY à la demande du superviseur. Organise le soutien logistique, administratif ou de gestion tel que la planification et l’aide à l’organisation des réunions, le traitement et le soutien des visiteurs, ainsi que la coordination des arrangements et des horaires. Coordonne et aide à l’organisation de réunions, de conférences et d’ateliers.

QUALIFICATIONS MINIMALES

Éducation : Un diplôme d’études secondaires est requis. La possession d’un certificat après avoir terminé une école de commerce ou de secrétaire est requise.

Expérience professionnelle antérieure : Au moins trois années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les domaines du secrétariat, de l’administration ou du travail de bureau auprès d’une agence du gouvernement américain, d’organisations non gouvernementales (ONG), d’autres organisations donatrices, d’organisations gouvernementales hôtes. ou des institutions du secteur privé sont nécessaires.

Maîtrise de la langue : Une maîtrise de l’anglais de niveau IV (courant) et une maîtrise du français de niveau IV (courant) sont requises.

Connaissance du poste : Une bonne connaissance pratique de la nature et des objectifs du programme auquel vous êtes affecté est requise. Une bonne connaissance des principes, techniques et pratiques du gouvernement américain dans le domaine de spécialisation professionnelle est requise. Une certaine connaissance des caractéristiques du pays hôte et de l’histoire du développement est requise.

Une connaissance générale des méthodes et procédures de programmation du gouvernement américain est nécessaire, notamment dans le domaine de la diffusion et du traitement des documents. Doit avoir la capacité de déposer des documents électroniquement en utilisant le système d’information disponible. Il/elle doit avoir la capacité de surveiller la base de données du bureau/de l’équipe où les informations entrantes et sortantes sont conservées.

Compétences et aptitudes : Doit avoir la capacité d’établir et d’entretenir des contacts avec des homologues au sein des agences d’exécution du gouvernement hôte et des organisations connexes du secteur privé. Capacité à obtenir, organiser, analyser, évaluer et présenter des informations et à organiser et rédiger des rapports clairs et concis qui sont principalement basés sur des faits mais parfois méthodiques. Capacité à coordonner le travail des employés de niveau inférieur, lorsque la mission l’exige. Il/elle doit être capable de communiquer efficacement tant oralement que par écrit. Il/elle devra préparer les documents de correspondance en anglais et/ou en français. La maîtrise des applications de traitement de texte et de feuilles de calcul, y compris la dactylographie en anglais et en français, est requise. Le titulaire du poste doit avoir une confiance en soi professionnelle et une maturité pour porter des jugements terre-à-terre.

L’énoncé complet des fonctions et des qualifications requises est disponible sur https://www.usaid.gov/mali/work-with-us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

FACTEURS D’ÉVALUATION ET DE SÉLECTION :

Pour être pris en considération pour ce poste, les candidats doivent posséder les qualifications minimales indiquées ci-dessus. Pour les candidats répondant aux qualifications minimales, un examen plus approfondi et une sélection seront basés sur l’évaluation par un jury des facteurs de sélection énumérés ci-dessous.

Expérience professionnelle antérieure : 30 points

Connaissance du métier : 30 points

Compétences et capacités : 40 points

Les candidats peuvent aborder chacun des facteurs de sélection sur une feuille séparée ou directement dans la lettre de motivation.

Pour connaître les exigences minimales détaillées, les candidats doivent se référer à l’énoncé complet des fonctions et aux exigences de qualification disponibles sur https://www.usaid.gov/mali/work-with- us/careers ou https://ml.usembassy.gov/embassy/jobs/

POUR POSTULER : Tous les CV et lettres de motivation doivent être en anglais, sinon le dossier de candidature est incomplet et sera rejeté.

Les candidats intéressés pour ce poste doivent soumettre les documents requis suivants :

Les offrants éligibles doivent remplir, signer et soumettre le formulaire d’offre AID 309-2 (informations sur l’offrant pour les contrats de services personnels avec des particuliers). ) : https://www.usaid.gov/forms/aid-309-2

CV ou curriculum vitae (CV) pertinent au poste pour lequel le candidat postule.

Lettre d’accompagnement d’au plus deux (2) pages décrivant comment les compétences et l’expérience du titulaire correspondent aux exigences du poste en question et répondent les facteurs d’évaluation définis dans cette sollicitation.

Les candidats doivent fournir cinq (5) références professionnelles avec leurs coordonnées complètes, y compris leur adresse e-mail et leur(s) numéro(s) de téléphone. Les références doivent avoir connaissance de la capacité du candidat à accomplir les tâches énoncées dans la sollicitation et ne doivent pas être des membres de la famille ou des proches.

Copie des diplômes, ou de tout certificat pertinent, ou lettre de recommandation, soumise dans un simple fichier PDF consultable.

Les candidats doivent fournir leur adresse postale complète avec numéros de téléphone et adresse e-mail et doivent conserver pour leurs dossiers des copies de toutes les pièces jointes qui accompagnent leurs candidatures. .

Email Human Resources Management Section: [email protected] with the above reference in the subject line.