Associé(e) Administratif(ve) / Voyages
Location : DAKAR, SENEGAL
Application Deadline : 01-Oct-19 (Midnight New York, USA)
Type of Contract : FTA Local
Post Level : GS-6
Languages Required : French
Duration of Initial Contract : 1 an ( renouvelable si fonds disponible)
Background
Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.
Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’ouest et du centre (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.
Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l’action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l’assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination.
Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer.
L’Unité Administration est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.
Duties and Responsibilities
L’Associé(e) Administratif(ve) / Voyages est placé/e sous la supervision de la Chargée Nationale de l’Administration et des Finances de OCHA ROWCA.
L’Associé(e) Administratif(ve) / Voyages aura comme tâches principales :
UMOJA/VOYAGES
• Le point focal UMOJA avec le Siège pour toutes questions liées aux voyages ;
• La création des profils et privilèges de voyages pour le personnel et pour les groupes de participants extérieurs lors d’événementiels ;
• L’initiation des différentes étapes du processus de voyage pour les staffs nationaux et les VNUs du bureau régional et des bureaux pays, incl. le suivi et paiement des DSA ;
• La formation et l’assistance aux staffs internationaux pour la création de voyages dans UMOJA, y compris le rappel de la security clearance ;
• La mise à jour régulière du tableau des missions du personnel (surge, support, déploiements, formations, etc.) ;
• Le support technique et les conseils au personnel en matière de procédures de voyage, DSA et le suivi de tout le processus voyage ;
• Le soutien au personnel lors de la soumission de leurs claims (UMOJA expenses reports et F.10 via UNDP), ainsi que le suivi ;
• La recherche et la mise en place de solutions afin de faciliter le processus du voyage ;
• L’établissement régulier et le partage du tableau de gestion des transferts des voyageurs en provenance et vers l’aéroport ;
• La gestion et le suivi jusqu’à obtention des demandes des visa de tourisme /missions ;
• La préparation des itinéraires pour les missions de terrain dans la sous-région ;
• La formation régulière offerte en interne au personnel, par rapport aux procédures liées au voyage ;
• -L’implication dans la collecte et l’analyse de la situation du marché dans le domaine des services de voyage, régulièrement organisée par le PNUD ;
• La participation aux études, enquêtes et appels d’offres pour services de voyage (initiés par le PNUD), dans le cadre de la préparation de LTA pour le compte des Agences du Systèmes des Nations Unies.
ADMINISTRATION :
• L’organisation des réunions internes de l’Administration et la production des comptes-rendus ;
• L’élaboration, le suivi et la mise en place du tableau de bord des activités de l’Administration ;
• L’appui à l’ouverture/fermeture des bureaux pays ;
• L’appui à la consolidation du document BCP sur la base de la collecte d’informations administratives ;
• L’appui administratif aux différents bureaux pays ;
• La mise à jour des tableaux de formations obligatoires et non obligatoires ;
• La gestion des documents administratifs des véhicules : assurances, admissions temporaires, visites techniques, immatriculation, prorogation d’admissions temporaires, vente sous-douane, mise à la consommation.
SERVICES GÉNÉRAUX :
• La supervision du/de la Commis Administratif(ve) pour l’exécution des tâches suivantes :
• Le bon fonctionnement des services de nettoiement du bureau ;
• L’entretien du bâtiment et des parkings (intérieur et extérieur) ;
• La confection des badges d’accès au bureau, et le suivi de leur bon fonctionnement ;
• Le bon fonctionnement du groupe électrogène et le suivi des maintenances périodiques ;
• La disponibilité, propreté et planification de l’utilisation des salles de réunions ;
• Le suivi du stock pour les pauses café ;
• Le contrôle et suivi des travaux du jardinier et du manœuvre.
En marge des activités UMOJA/Voyages, Administration, Services Généraux, l’Associé(e) Administratif(ve) / Voyages accomplira toute autre tâche qui lui sera confiée par son Superviseur.
Competencies
VALEURS et COMPÉTENCES CLÉS
Valeurs
• Intégrité : le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations-Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidiens.
• Professionnalisme : les activités du Bureau Régional concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une capacité de travailler sous pression et une volonté de voyager, même dans des zones reculées.
• Respect de la diversité : ce poste requiert le respect de la dignité, des origines diverses et des points de vue des collaborateurs, pour une atteinte des objectifs fixés dans un environnement multiculturel.
Compétences
• Souci du client : ce poste requiert de réelles aptitudes à fournir un service fiable et à démontrer une excellente pratique de la conduite.
• Planification et organisation : le travail d’organisation et de planification est privilégié, ainsi que la possibilité de fixer des priorités et à planifier, coordonner et suivre le plan de travail.
• Aptitudes à la communication : l’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes d’expression et de communication afin d’obtenir des résultats même dans des circonstances difficiles.
• Esprit d’équipe : le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.
COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE
• Avoir une forte motivation ;
• Avoir une très bonne connaissance des pratiques administratives en vigueur au Sénégal ;
• Avoir une aisance avec le règlement des Nations Unies ;
• Etre rigoureux dans la gestion administrative et le suivi des dossiers administratifs ;
• Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision ;
• Avoir un excellent sens des relations humaines ;
• Disposer d’une grande capacité d’organisation ;
• Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides, car évaluant dans un milieu d’urgences humanitaires ;
• Etre capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel ;
• Avoir une approche orientation-client.
Required Skills and Experience
• Etre titulaire du Baccalauréat ;
• Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion de projets ou des entreprises, Comptabilité/Finances, Transport/Logistique et/ou d’Administration des voyages ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ;
• Six (6) années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des projets, de l’Administration des voyages, du Transport/Logistique et/ou dans tout autre domaine pertinent ;
• Connaissance d’UMOJA indispensable ;
• Bonne connaissance en Excel, Word, Outlook, Internet ;
• Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ;
• Bonne connaissance de l’Anglais ;
• Connaissance du Système des Nations Unies serait un atout.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
