About the job Bilingual Team Assistant/Assistant d’equipe bilingue

1. Job Purpose

The Bilingual Team Assistants will carry out a broad range of administrative tasks in both English and French to ensure the smooth administration and operations of the activities of the Project Management Office in Abuja. Jobholders will provide support to project departments they are assigned to. They will report to the Administration, Protocol and Logistics Officer, and have a dotted line reporting relationship with the Executive Bilingual Assistant.

2. Duties and Responsibilities

(a)  Support Senior Officers and Specialists with daily administrative duties and complete a broad variety of administrative tasks including drafting and typing letters, reports, memos and general correspondence, coordinating travel plans and logistics and compiling and formatting reports among others;

(b)  Keep records of files and documents for the project administration and make them available for reference as and when required;

(c)  Provide administrative and logistics support to organize official meetings including those for the JMSC, JSC, Evaluation & Tender Committees as well as prepare minutes of meetings;

(d)  Maintain calendar of appointments for Senior Officers and Specialists;

(e) Receive and make telephone calls, screen incoming calls, take messages and essential information and prioritize calls to be returned by Senior Officers and Specialists as well as respond to mails as directed;

(f)  Ensure follow-up on documents submitted to Senior Officers and Specialists for their attention;

(g) Translate correspondence and basic documents and reports for Senior Officers and Specialists and undertake basic interpretation during meetings when required;

(h)  Meet and greet visitors to the PMU Office and guide them to offices of Project Senior Officers and Specialists;

(i)  Create a system for capturing in-coming and out-going mails; ensure archiving and filing of documents for the Project Administration;

(j)  Provide support in maintaining relevant administrative data bases for the Project Administration;

(k) Perform other relevant duties as may be assigned by the Administration, Protocol and Logistics Officer or the departments the jobholder is assigned to.

3. Qualification and Experience

(a) A Bachelor’s degree in Bilingual Secretarial Studies, Administration or related field with a minimum of three (3) years of work experience as a Bilingual Assistant (Engllish and French);

OR

(b) Higher National Diploma (HND) or equivalent in Bilingual Secretarial Studies, Administration or related field with at least five (5) years of work experience as a Bilingual Assistant (English and French);

(c) Recognized certification in translation or proven experience in working within a bilingual (English/French) environment;

(d) Work experience in a donor-funded environment would be an asset.

4. Knowledge Requirements

(a) Familiar with the use of office equipment such as photocopier, scanner, printer, binding equipment, etc.

(b) Proficient in the use of Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint and other data processing software) and general computer skills; internet savvy.

5. Desirable qualities, skills and competencies

(a) Excellent communication skills in both English and French – oral, writing, editing, grammatical, skills;

(b)  Experience in the use of Office 365 Suite and SharePoint would be an asset;

(c)   Experience in electronic archiving would be an advantage;

(d)  Excellent typing skills, ability to average 60 WPM with very minimal errors;

(e)  Ability to take initiative, and demonstrate professional discretion and diplomacy;

(f)  Excellent time management skills, ability to pay attention to detail and work well in a team;

(g) Ability to work under pressure and manage stress.

6. Languages 

Proficiency in English and French (Read, write, speak).

VERSION FRANCAISE

1. Description du poste

Les assistants d’équipe bilingues s’acquitteront d’un large éventail de tâches administratives en anglais et en français pour assurer la bonne administration et le bon fonctionnement des activités du Bureau de gestion du projet à Abuja. Les titulaires du poste apporteront un appui aux départements du projet auxquels ils sont affectés. Ils/elles relèveront du Responsable de l’administration, de protocole et de la logistique et relèveront de l’autorité fonctionnelle de l’assistant de direction bilingue.

2. 2. Fonctions et responsabilités 

(a)  Appuyer les chefs services et les spécialistes dans leurs tâches administratives quotidiennes et accomplir une grande diversité de tâches administratives, y compris la rédaction et la saisie de lettres, de rapports, de notes de service et de correspondance générale, la coordination des projets de voyage et de la logistique, ainsi que la compilation et la mise en forme des rapports, entre autres ;

(b) Conserver les dossiers et les documents pour l’administration du projet et les mettre à la disposition de l’administration pour consultation au besoin ;

(c) Apporter un appui administratif et logistique pour l’organisation des réunions officielles, y compris celles des comités du MSC, JSC, TC et des comités d’évaluation et d’appels d’offres, ainsi que pour la préparation des procès-verbaux des réunions ;

(d) Respecter le calendrier des rendez-vous des chefs services et des spécialistes ;

(e)  Recevoir et émettre des appels téléphoniques, filtrer les appels entrants, recevoir les messages et les renseignements essentiels, établir l’ordre de priorité des appels à répondre par les chefs services et les spécialistes et répondre au courrier selon les directives ;

(f)  Assurer le suivi des documents soumis à l’attention des chefs services et des spécialistes ;

(g) Traduire la correspondance et les documents et rapports de base à l’intention des chefs services et des spécialistes et assurer l’interprétation de base lors des réunions, au besoin ;

(h)  Accueillir les visiteurs au siège de l’UGP et les guider vers les bureaux des hauts cadres du projet et des spécialistes ;

(i) Créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants ; assurer l’archivage et le classement des documents pour l’administration du projet ;

(j)  Apporter un appui pour la tenue à jour des bases de données administratives pertinentes pour l’administration du projet ;

(k) S’acquitter d’autres tâches pertinentes qui peuvent lui être assignées par le Chef d’administration, de protocole et de logistique ou des départements auxquels le/la titulaire du poste est affecté(e).

RECRUTEMENT D’OPÉRATEURS DE FORAGE ET DE DYNAMITAGE

3. 3.Qualification et expérience

(a) Justifier d’un diplôme du premier cycle en secrétariat bilingue, en administration ou dans un domaine connexe avec un minimum de trois (3) ans d’expérience professionelle en tant qu’assistant bilingue (anglais et français);

OU

(b) Justifier d’un diplôme national supérieur ou son équivalent en secrétariat bilingue, en administration ou dans un domaine connexe avec au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle comme assistant bilingue (anglais et français) ;

(c) Justifier d’une attestation de traduction reconnue ou d’une expérience avérée de travail dans un environnement bilingue (anglais/français) ;

(d) Une expérience professionnelle dans un environnement financé par des bailleurs de fonds serait un atout.

4.  Exigences en matière de connaissances

(a)  Être familiarisé(e) avec l’utilisation d’équipements de bureau tels que photocopieur, scanner, imprimante, matériel de reliure etc. ;

(b)  Maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et autres logiciels de traitement de données) et des compétences informatiques générales, maîtrise de l’Internet.

5. Qualités, aptitudes et compétences recherchées

(a)  Excellentes aptitudes à communiquer en anglais et en français – à l’oral, à l’écrit, à la révision et la grammaire ;

(b)  Une expérience dans l’utilisation de la suite Office 365 et de SharePoint serait un atout;

(c)   Une expérience dans l’archivage électronique serait un atout.

(d) Excellentes compétences en dactylographie, capacité de saisir en moyenne 60 mots par minute avec un minimum de fautes ;

(e) Capacité de prendre des initiatives et de faire preuve de discrétion professionnelle et de diplomatie ;

(f) Excellentes compétences en gestion du temps, capacité de prêter attention aux détails et de bien travailler en équipe.

(g) Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress.

6. Langues

Avoir une maîtrise de l’anglais et du français (lire, écrire, parler).

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NB: NE PAYEZ AUCUN FRAIS DE DOSSIERS POUR UNE OFFRE D’EMPLOI

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