Le Cabinet d’Etudes, de Formation, de Recrutement, de Management et d’Audit Social (CEFORMAS) recherche pour le compte d’un Projet de la place un (1)  Assistant Administratif et Financier (AAF) dans le cadre du recrutement de son personnel complémentaire.

1. Tâches et Responsabilités

Sous l’autorité du Coordonnateur, la supervision du RAF et du comptable, l’Assistant Administratif et Financier (AAF) est chargé d’assister l’équipe du Projet  dans la mise en œuvre de ses activités, conformément au plan de travail et budget annuel et aux documents de base du projet, en particulier dans la gestion administrative et financière.

L’Assistant Administratif et Financier (AAF) sera chargé des tâches spécifiques suivantes :

1. APPROVISIONNEMENT :

• assurer la tenue de la comptabilité matière : la gestion des stocks (stock de fournitures de bureau, produits d’entretien, de consommables informatiques, de bons valeurs de carburant etc.) ;

• recueillir les expressions des besoins et la mise à disposition de fournitures et de consommables disponibles en stocks;
• recueillir les expressions des besoins pour établissement de la demande d’achat pour les stocks non disponibles;
• préparer les bons de commande des petits achats ;
• participer à la réception, au contrôle des achats, le stockage de fournitures et de consommables, produits d’entretien et petits matériel achetés;
• mettre en place un système de stockage rigoureux et transparent ;

• tenir à jour les fiches de suivi (Gestion des entrées et sortie de stocks) et d’inventaires de stocks (fiche récapitulative des stocks) ;
•  élaborer les reportings périodiques de gestion des stocks ;
• participer aux inventaires annuels du patrimoine du projet.

1. GESTION DES IMMOBILISATIONS

• procéder à l’identification et à la codification des immobilisations acquises ;
• assurer l’installation, la maintenance et la réparation des équipements ;
• s’assurer que le registre des biens immobilisés est à jour en tout temps ;
• procéder annuellement à l’inventaire physique des immobilisations et transmettre les résultats de l’inventaire au service comptable pour rapprochement ;
• assurer le respect et la bonne application des procédures et règles de sécurité d’accès aux biens, la maintenance courante et le suivi des équipements collectifs;
• participer aux missions d’inventaire des immobilisations au niveau des communes.

1. GESTION DU PARC AUTOMOBILE

• s’assurer de la tenue des carnets de bord et des rapports de consommation de carburant pour les véhicules) ;
•  assurer le respect des règles de sécurité d’accès aux biens, la maintenance courante et le suivi des équipements collectifs (matériel informatique, matériel de bureau, mobilier de bureau, etc.)
• veiller au renouvellement à l’échéance des assurances et vignettes des véhicules.

1. GESTION DU PERSONNEL

• appuyer l’équipe du projet dans le suivi des dossiers du personnel, y compris le suivi des dossiers de sécurité sociale, et d’assurance maladie ;
• participer aux déclarations fiscales et sociales et suivre leur documentation;
• appuyer dans l’établissement d’un planning de congés du personnel et le suivi de sa mise en œuvre ;
• participer à l’élaboration du plan de formation du personnel ;
• appuyer l’équipe du projet dans l’organisation des missions/atelier/rencontres (TDR, mobilisation des ressources) et la justification des dépenses.

1. GESTION FINANCIERE

• appuyer l’équipe du projet à mettre en place et tenir à jour les classeurs des contrats des prestataires/consultants du projet, et assurer le suivi jusqu’à la clôture du contrat ;
• appuyer à la vérification de l’éligibilité des dépenses ;
• appuyer à l’analyse et à la validation des pièces justificatives relatives aux dépenses et suivre de manière fiable et rapide les factures soumises au paiement en s’assurant que toutes les procédures ont été respectées, les erreurs éventuelles éliminées et que les paiements sont effectués dans les meilleurs délais sur la base des pièces justificatives ;

• tenir le brouillard de la caisse manuel et informatisé sur le logiciel Tom2Pro;
• effectuer hebdomadairement l’inventaire entre la caisse et le livre de caisse ;
• procéder au réapprovisionnement lorsque l’encaisse atteint le plancher ;
• participer à la préparation et à la réalisation des missions de l’audit externe ;
• participer à la mise en œuvre des recommandations des différentes missions des auditeurs.

1. AUTRES ATTRIBUTIONS

• gérer le bureau du projet (suivi du contrat de bail, maintenance et réparation, l’hygiène, l’approvisionnement de l’électricité, de l’eau et des matériaux nécessaires) ;
• s’assurer que le bâtiment est correctement sécurisé en coordination avec les agents de sécurité ;
• veiller au bon état de fonctionnement du groupe électrogène (maintenir toujours une réserve en carburant et sa maintenance) ;
• effectuer toutes tâches à la demande du Coordonnateur, du RAF et du comptable inclus dans les objectifs de performance.

1. QUALIFICATIONS, EXPERIENCES ET COMPETENCES REQUISES

Le candidat au poste d’Assistant Administratif et Financier doit justifier les qualifications suivantes :

• avoir un diplôme de Bac + deux (2) ans en gestion (BTS, DUT, en gestion comptables, en administration, finances ou diplôme équivalent en sciences de gestion,) ;
• avoir une expérience confirmée de 3 à 5 années dans une organisation privée ou d’un projet de développement à un poste similaire ;
• avoir une compétence et expérience avérée dans les activités liées à la gestion administrative et financière ;
• avoir un esprit collaboratif, faire preuve de flexibilité, capacité d’adaptation au changement de situations en gardant le cap des objectifs,
• avoir une bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer oralement et par écrit aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues ;
• avoir un esprit d’analyse et de synthèse, être d’une très grande rigueur ;
• être capable de gérer plusieurs tâches et de travailler avec autonomie ;
• avoir une intégrité professionnelle et des aptitudes à travailler en équipe et sous pression ;
• avoir une compétence informatique en matière de messagerie électronique, en traitement de texte, de tableur de PowerPoint et d’internet;
• avoir une parfaite maîtrise d’un ou plusieurs logiciels de comptabilité ; la maitrise du logiciel de gestion (Tom2pro) sera un atout;
• Avoir une connaissance pratique des procédures de la Banque Mondiale