10 outils pour simplifier la collaboration à distance

- 10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Que ce soit dans le cadre d’une tâche en freelance ou dans le cadre d’un projet d’entreprise, il n’est pas rare que différentes personnes collaborent à distance pour la réussite du projet.

Lorsqu’il s’agit de naviguer sur plusieurs projets en cours, de travailler à distance et de devoir suivre des horaires personnels, l’organisation et le partage des tâches peuvent rapidement devenir un casse-tête. Heureusement, Internet facilite la collaboration entre les différentes parties, grâce aux outils collaboratifs en ligne dont vous ne pouvez plus vous passer.

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs ?

L’utilisation d’outils de travail collaboratif vous permettra de gagner un temps précieux en limitant les longues réunions et en centralisant toutes les informations sur le projet : vous pouvez voir où se trouvent des personnes spécifiques en un coup d’œil. Tâche, responsable, trouver des ressources pertinentes… N’oublions pas que le temps gagné, c’est de l’argent !

Les outils de collaboration offrent également de la flexibilité : vous pouvez accéder aux informations à tout moment, n’importe où en temps réel : idéal pour les missions d’indépendant à distance.

De plus, de nombreux outils peuvent protéger les données sensibles du projet en utilisant des mots de passe, ce qui est très utile pour les projets confidentiels.

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Comment bien choisir son outil de collaboration ?

Le premier critère de choix doit être de définir les besoins de l’équipe :

Avez-vous besoin de cet outil temporairement, ou l’utiliserez-vous dans votre prochain projet ?
Vous avez besoin d’un outil pour organiser toutes les tâches nécessaires à la création d’un site Internet, ou simplement communiquer plus facilement avec vos collaborateurs via une messagerie instantanée dédiée ?

Ensuite, pensez au prix : établissez un budget mensuel ou récurrent à allouer à cet outil.

Certaines solutions proposent une période d’essai gratuite, ce qui vous permettra de vous assurer que l’outil répond à vos besoins avant de réduire les coûts.

Tenez également compte des capacités de chaque utilisateur : avez-vous une équipe capable de gérer des outils parfois un peu compliqués, ou avez-vous affaire à des utilisateurs novices en informatique qui peuvent ne rien comprendre ?

Dans cet esprit, avez-vous besoin d’un service client facile à joindre ou même d’une formation sur les outils inclus ?

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Brosix  -Logiciel de messagerie instantanée cryptée

 

Brosix est un logiciel de messagerie instantanée orienté entreprise qui fournit une communication cryptée en temps réel entre plusieurs applications pour simplifier le traitement des affaires quotidiennes. Il est livré avec un ensemble unique de fonctionnalités et d’outils conçus pour améliorer le travail d’équipe et simplifier la communication. D’une gamme d’options de chat au partage d’écran et aux transferts de fichiers illimités, Brosix est conçu pour le lieu de travail moderne. ACHETER 

Slack – Discuter en équipe

Slack est l’un des outils les plus utilisés dans le milieu de l’entreprise. Plutôt dédié au partage de contenu (messages,photos, vidéos …), il vous permettra de vous adresser individuellement à chaque membre de l’équipe, ou bien de créer des discussions de groupe (appellées « channels ») avec les différents acteurs d’un projet. Vous aurez accès à une interface fun, intuitive, ainsi que de nombreux plug-ins. La version gratuite est amplement suffisante, il existe cependant une version payante à 6,67$/mois si vous êtes trop bavards et dépassez les 10 000 messages par mois.

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Trello – Organiser les tâches et les projets

Trello est un excellent outil d’organisation et de collaboration pour un usage professionnel et personnel. Très intuitif, il vous permet de créer des « fiches » (vos tâches) à placer dans des « tableaux » (vos projets). Très facile à prendre en main et totalement gratuit, Trello vous permettra d’accéder à des fonctionnalités très utiles, comme l’utilisation de “tags”, la création de listes, l’ajout de pièces jointes, et bien sûr l’attribution de différentes cartes aux employés concernés.

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Notion.so – Créer tous les types de documents

Notion est une application Mac, PC, iOS et Android très complète qui permet de gérer au même endroit différents aspects d’un même projet : notes fréquemment utilisées, création, attribution et suivi de tâches, bibliothèques de documents, bases de données… besoin Tous les éléments du projet sont accessibles de manière simple et intuitive en quelques clics. Son interface moderne, minimaliste et dynamique est facile à organiser et à personnaliser selon vos besoins. Notion peut être lié à Slack pour la messagerie instantanée et vous permet également d’ajouter d’autres outils, tels que Google Sheets, Google Drive ou Twitter. La version de base est gratuite mais limitée, et le forfait Team commence à 8 $ par mois.

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Dropbox – Partager des fichiers

Nous connaissons tous les solutions de stockage de documents de Dropbox, mais connaissez-vous Dropbox Paper ? Cette fonctionnalité vous permet de créer facilement une équipe de collaborateurs dans l’espace partagé, où vous pouvez ajouter des documents, créer des listes de tâches, éditer des documents en ligne, et éditer avec d’autres… Elle est disponible en version gratuite et est également incluse dans Tout abonnements dans la version complète de Dropbox.

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Invision – Collaborer sur des maquettes

InVision est un outil d’aide à la création de prototypes qui vous permet d’importer des conceptions et de créer des prototypes cliquables. Il permet aux concepteurs de télécharger des conceptions, d’interagir, de recueillir des commentaires et de collaborer en ligne.

A l’aide d’une interface dédiée à la gestion des tâches, l’organisation du projet peut être complétée facilement.

Cependant, InVision ne fournit aucune option permettant aux concepteurs de créer des interfaces directement sur le logiciel. Par conséquent, vous devez créer et modifier vos projets à l’aide de PS ou de Sketch avant de les importer dans InVision pour créer des présentations interactives ou de conception par le biais de la collaboration ou par vous-même.

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Mural – Dessiner sur un tableau blanc

Mural est un excellent outil de collaboration sur des projets créatifs (sites Web, applications, designs…). Ce mood board digital vous permettra de brainstormer en ligne avec vos collaborateurs, afin de stimuler votre inspiration et recueillir les réactions de votre équipe à travers un « whiteboard » dédié. Les participants pourront facilement ajouter des liens, des documents et d’autres fichiers multimédias par simple glisser-déposer pour illustrer leur philosophie de conception. À partir de 12 $ par mois.

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Doodle – Planifier facilement

 

Un outil utile pour trouver facilement des dates de rendez-vous entre différents participants. Cela réduira considérablement le nombre d’allers-retours par e-mail.

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Whereby – Conférence à plusieurs

Le précédent Appear.in, cet outil pratique et utile même dans la version gratuite. Vous permet de créer des salles réservées à plusieurs conversations vidéo. Si nécessaire, vous pouvez partager l’écran ou ajouter un lien de discussion..

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Loom – Partager des captures d’écran vidéos

Une application chrome qui peut vous faire gagner beaucoup de temps. Vous pouvez prendre une photo de l’écran ou simplement utiliser l’onglet du navigateur, puis envoyer le résultat de la vidéo via un lien partagé. Vous recevrez une alerte en regardant la vidéo. Très pratique pour une démonstration rapide.

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