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10 outils pour simplifier la collaboration à distance
08/10/2019 à 19h01 par La redaction

Que cela soit dans le cadre d’une mission en freelance ou d’un projet en entreprise, il n’est pas rare que différentes personnes soient amenées à collaborer à distance pour la réussite d’un projet.

L’organisation et le partage des tâches peuvent vite devenir un casse-tête lorsqu’il s’agit de s’y retrouver entre plusieurs projets en cours, de travailler à distance, et de devoir se plier aux emplois du temps de chacun. Mais heureusement, internet permet de faciliter la collaboration entre les différents partis grâce à des outils en ligne collaboratifs dont vous ne pourrez plus vous passer.

Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?

L’utilisation d’un outil de travail collaboratif vous permettra de gagner un temps précieux en limitant les réunions à rallonge mais également en centralisant toutes les informations qui concernent le projet : vous pouvez en un coup d’œil regarder où en sont telle ou telle tâche, qui en est en charge, trouver les ressources liées … et n’oublions pas que ce temps économisé, c’est de l’argent gagné !

Les outils de collaboration permettent également de bénéficier d’une certaine souplesse : vous avez accès à l’information depuis n’importe où et à n’importe quel moment, en temps réel : parfait pour les missions freelances à distance.

Aussi, de nombreux outils permettent de protéger les données sensibles d’un projet grâce à l’utilisation de mots de passe, ce qui est intéressant dans le cadre de projets confidentiels.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

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Comment bien choisir son outil de collaboration ?

Le premier critère de choix devra être de définir le besoin de votre équipe :

  • Avez-vous besoin de cet outil de façon ponctuelle, ou allez-vous vous en servir sur vos prochains projets ?
  • Vous faut-il un outil permettant d’organiser chaque tâche nécessaire à la création d’un site web, ou simplement d’échanger plus facilement avec vos collaborateurs avec une messagerie instantanée dédiée ?

Ensuite, pensez au prix : établissez un budget mensuel ou périodique à attribuer à cet outil.

Certaines solutions proposent une période d’essai gratuit, ce qui vous permettra de vous assurer que l’outil correspond à vos besoins avant d’engager le moindre coût.

Prenez également en compte la capacité de chaque utilisateur : avez-vous une équipe qui arrive à prendre en main des outils parfois un peu compliqués, ou aurez-vous affaire à des novices de l’informatique qui risquent de n’y rien comprendre ?

Dans cette logique, avez-vous besoin d’un service client facilement joignable, voire même d’une formation à l’outil incluse ?

##Smash – Envoyer des gros fichiers
Cet outil [d’envoi de gros fichier](https://www.blogduwebdesign.com/outils-envoyer-gros-fichiers/) va à l’essentiel : vous ne trouverez ni publicité, ni limite de poids. Envoyez n’importe quel fichier, à qui vous le souhaitez, et ce de façon totalement gratuite ! Vos fichiers seront téléchargeables pendant 7 jours.

Slack – Discuter en équipe

Slack est l’un des outils les plus utilisés dans le milieu de l’entreprise. Plutôt dédié au partage de contenu (messages,photos, vidéos …), il vous permettra de vous adresser individuellement à chaque membre de l’équipe, ou bien de créer des discussions de groupe (appellées « channels ») avec les différents acteurs d’un projet. Vous aurez accès à une interface fun, intuitive, ainsi que de nombreux plug-ins. La version gratuite est amplement suffisante, il existe cependant une version payante à 6,67$/mois si vous êtes trop bavards et dépassez les 10 000 messages par mois.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Trello – Organiser les tâches et les projets

Trello est un excellent outil organisationnel et collaboratif à usage professionnel, mais aussi personnel. Très visuel, il vous permettra de créer des « cartes » (vos tâches), à placer dans des « tableaux » (votre projet). Très simple à prendre en main et complétement gratuit, Trello vous permettra d’accéder à des fonctions très pratiques comme l’utilisation de « tags », la création de checklists, l’ajout de pièces jointes et bien sûr l’attribution des différentes cartes aux collaborateurs concernés.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Notion.so – Créer tous les types de documents

Notion est une application Mac, PC, iOS et Android très complete permettant de gérer les différents aspects d’un même projet au même endroit : prise de notes communes, création, attribution et suivi de tâches, bibliothèque de documents, bases de données … Vous pourrez accéder à tous les éléments du projet facilement, intuitivement et en quelques clics. Son interface moderne, minimaliste et dynamique s’organise très facilement et se personnalise selon vos besoins. Notion peut être lié à Slack pour vos communications instantanées, mais permet également d’ajouter d’autres outils comme Google Sheets, Google Drive ou encore Twitter. La version de base est gratuite mais limitée, il faudra compter à partir de 8$ par mois pour le forfait Team.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Dropbox – Partager des fichiers

Nous connaissons tous Dropbox pour sa solution de stockage de documents, mais saviez-vous qu’il existe Dropbox Paper ? Cette fonctionnalité permet de facilement créer des équipes de collaborateurs au sein d’un espace de partage où vous pourrez ajouter des documents, créer des listes de tâches, des documents à éditer en ligne et à plusieurs … Disponible en version gratuite, il est également inclut en version complète sur tous les abonnements Dropbox.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Invision – Collaborer sur des maquettes

InVision est un outil d’aide à la création de prototypes qui permet d’importer des conceptions et de créer des prototypes cliquables. Il permet aux designers de télécharger des conceptions, d’interagir, de recueillir des commentaires et de collaborer en ligne.

L’organisation du projet se fait facilement grâce à une interface dédiée à la gestion des tâches.

InVision ne propose toutefois aucune option permettant aux concepteurs de créer directement des interfaces sur le logiciel. Vous devrez donc construire et éditer vos projets avec PS ou Sketch avant de les importer sur InVision pour créer des interactions ou concevoir une présentation en collaboration ou par vous-même.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Mural – Dessiner sur un tableau blanc

Mural est un excellent outil pour la collaboration sur des projets créatifs (site web, application, design …). Ce moodboard digital vous permettra de brainstormer en ligne avec vos collaborateurs et ainsi de vous inspirer et de recueillir les réactions de votre équipe grâce à un “tableau blanc” dédié. Les participants pourront facilement ajouter des liens, des documents et d’autres fichiers multimédias pour illustrer leurs idées de conception par simple glisser-déposer. Il faudra compter à partir de 12$ par mois.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Doodle – Planifier facilement

Un outil pratique pour pour trouver facilement des dates de réunions entre les différents participants. Il réduira drastiquement le nombre d’aller-retour par mails.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Whereby – Conférence à plusieurs

Anciennement Appear.in, cet outil pratique et utile meme en version gratuite. Vous permettra de créer une salle réservée pour des conversations vidéos à plusieurs. Vous pouvez partager votre écran ou ajouter des liens par chat si besoin.

10 outils pour simplifier la collaboration à distance

Loom – Partager des captures d’écran vidéos

Une application chrome qui vous fera gagner beaucoup de temps. Vous pouvez filmer votre écran ou simplement l’onglet de votre navigateur et envoyer le résultat de la vidéo en partageant le lien. Vous aurez une alerte quand la vidéo sera consultée. Très pratique pour faire une démonstration rapide.

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Pourquoi utiliser un outil collaboratif ?

L’utilisation d’un outil de travail collaboratif vous permettra de gagner un temps précieux en limitant les réunions à rallonge mais également en centralisant toutes les informations qui concernent le projet : vous pouvez en un coup d’œil regarder où en sont telle ou telle tâche, qui en est en charge, trouver les ressources liées … et n’oublions pas que ce temps économisé, c’est de l’argent gagné !

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Aussi, de nombreux outils permettent de protéger les données sensibles d’un projet grâce à l’utilisation de mots de passe, ce qui est intéressant dans le cadre de projets confidentiels.

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Comment bien choisir son outil de collaboration ?

Le premier critère de choix devra être de définir le besoin de votre équipe :

  • Avez-vous besoin de cet outil de façon ponctuelle, ou allez-vous vous en servir sur vos prochains projets ?
  • Vous faut-il un outil permettant d’organiser chaque tâche nécessaire à la création d’un site web, ou simplement d’échanger plus facilement avec vos collaborateurs avec une messagerie instantanée dédiée ?

Ensuite, pensez au prix : établissez un budget mensuel ou périodique à attribuer à cet outil.

Certaines solutions proposent une période d’essai gratuit, ce qui vous permettra de vous assurer que l’outil correspond à vos besoins avant d’engager le moindre coût.

Prenez également en compte la capacité de chaque utilisateur : avez-vous une équipe qui arrive à prendre en main des outils parfois un peu compliqués, ou aurez-vous affaire à des novices de l’informatique qui risquent de n’y rien comprendre ?

Dans cette logique, avez-vous besoin d’un service client facilement joignable, voire même d’une formation à l’outil incluse ?

##Smash – Envoyer des gros fichiers
Cet outil [d’envoi de gros fichier](https://www.blogduwebdesign.com/outils-envoyer-gros-fichiers/) va à l’essentiel : vous ne trouverez ni publicité, ni limite de poids. Envoyez n’importe quel fichier, à qui vous le souhaitez, et ce de façon totalement gratuite ! Vos fichiers seront téléchargeables pendant 7 jours.

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Slack est l’un des outils les plus utilisés dans le milieu de l’entreprise. Plutôt dédié au partage de contenu (messages,photos, vidéos …), il vous permettra de vous adresser individuellement à chaque membre de l’équipe, ou bien de créer des discussions de groupe (appellées « channels ») avec les différents acteurs d’un projet. Vous aurez accès à une interface fun, intuitive, ainsi que de nombreux plug-ins. La version gratuite est amplement suffisante, il existe cependant une version payante à 6,67$/mois si vous êtes trop bavards et dépassez les 10 000 messages par mois.

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Nous connaissons tous Dropbox pour sa solution de stockage de documents, mais saviez-vous qu’il existe Dropbox Paper ? Cette fonctionnalité permet de facilement créer des équipes de collaborateurs au sein d’un espace de partage où vous pourrez ajouter des documents, créer des listes de tâches, des documents à éditer en ligne et à plusieurs … Disponible en version gratuite, il est également inclut en version complète sur tous les abonnements Dropbox.

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Un outil pratique pour pour trouver facilement des dates de réunions entre les différents participants. Il réduira drastiquement le nombre d’aller-retour par mails.

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