Recrutement pour Assistants administatifs

L’objectif global du poste est d’assurer au sein de l’unité de coordination du Programme, un appui de qualité de manière que les correspondances sont faites à temps, sont correctes et complètes ; l’archive est à jour et accessible. L’assistant(e) administratif (ive) contribuera à la gestion d’une administration complète et à jour, une communication efficace et efficiente, à un processus de travail structuré et une bonne gestion des agendas du programme, la réalisation des conditions préalables optimales pour les réunions et leurs suivis efficaces, une communication interne performante et l’organisation des voyages.

Responsabilités clés :

Correspondance

Prépare, formalise, envoie et classe les lettres, rapports, e-mails et bulletins externes et internes, sur la base des accords et instructions du Coordonnateur. Si nécessaire, une approbation est demandée et les documents sont alignés sur les standards de la SNV. Contrôle, distribue et classe les documents pour le manager et / ou l’équipe, maintient le système d’archivage, conformément aux procédures d’archivage et aux accords avec les utilisateurs.

Communication

Reçoit et distribue les appels et e-mails entrants et rédige les e-mails sortants. Répond aux questions de base ou les transfère à la personne concernée, conformément aux directives de communication et aux accords avec le responsable. Le cas échéant, effectue une recherche documentaire, guidée par le responsable.

Gestion de l’Agenda

Prend des rendez-vous et gère (une partie de) l’agenda du responsable désigné, signale les goulots d’étranglement dans la planification et suggère des solutions. Tient à jour la (les) liste (s) d’actions et rappelle, afin que les actions soient terminées à temps. Coordonne les arrangements de voyage et les visas (le cas échéant) en consultation avec le soutien logistique, organise le transport local, la demande de visa, les procédures conformes et conformément aux accords avec le gestionnaire. Entretient des contacts avec les fournisseurs.

Réunions

Planifie, organise et coordonne les réunions (par exemple, réunions sectorielles, ateliers, événements, entretiens). S’occupe de la planification, des annonces, de l’ordre du jour, de la disponibilité de la documentation et des salles de réunion et des préparatifs de voyage et (le cas échéant) rédige et distribue les procès-verbaux.

Administration

Rassemble les données pertinentes et fournit des informations aux administrations et / ou tient les administrations de base, sur la base de procédures et de formats administratifs.

Appuyer le Département des Ressources Humaines dans toutes les tâches liées à la Gestion des RH, notamment préparer les documents pour le visa de travail du personnel expatrié du programme et assurer un suivi, la préparation et le suivi des contrats du personnel de programme à l’Agence Nationale pour la Promotion de l’Emploi (ANPE), préparer les documents pour l’immatriculation à la Caisse Nationale de Sécurité du personnel du programme

Archivages de dossiers (le cas échéant)

Organise, demande et tient à jour les documents officiels, le registre des politiques, les registres organisationnels et les statuts auprès des autorités compétentes, conformément à la loi. Distribue les registres, y compris le statut, les listes des administrateurs statutaires, les procès-verbaux des réunions du conseil et des comités, les rapports financiers et autres documents officiels aux parties prenantes autorisées concernées.

Qualifications :

–      Diplôme : minimum Bac+2 en Administration ou tout autre diplôme équivalent.

–      Au moins 5 ans d’expériences dans un poste similaire ;

–      Expérience dans un Programme de développement financé par un bailleur international ou une Organisation internationale est un atout ;

–      Rigoureux, méthodique avec de bonnes aptitudes d’organisation du travail ;

–      Très bonne capacité d’accueil et de relationnel

–      Ethique professionnelle, respect de la confidentialité et de la réserve nécessaires à l’exercice de la fonction

–      Etre flexible et disponible quant aux horaires de travail ;

–      Très bonne maîtrise de l’outil informatique (MS Word, Excel, PowerPoint, Microsoft Outlook) ;

–      Parfaite maîtrise du français (orale et écrite) avec une grande capacité de synthèse

–      La connaissance de l’anglais serait un atout

Compétences clés :

–      Capacité démontrée à établir de solides relations de collaboration et à travailler en équipe dans un cadre interculturel.

–      Aptitude avérée à communiquer avec clarté, tact et sensibilité et à établir des réseaux et capacité interpersonnelle à interagir avec des milieux sociaux et culturels différents

–      Excellentes compétences en matière de rédaction de rapports, de recherche, d’édition et de présentation orale

–      Maîtrise du français (langue de travail au Sahel) et de l’anglais (langue d’entreprise SNV et partenaires du consortium),

–      Planification efficace, établissement de priorités, gestion du temps et compétences organisationnelles

–      Connaissance des logiciels de bureautique courants (par exemple Word, Excel, PowerPoint) et des moyens de communication habituels (Internet, courrier électronique, Skype)

–      Volonté de voyager à l’extérieur au Burkina et au Mali.

Manifestation d’intérêt :

Les candidats(es) intéressés(es) peuvent postuler au plus tard le 31 janvier 2021 à travers notre système de recrutement en ligne : ………………………………………………………………..

Les dossiers de candidature sont constitués de CV avec au moins 3 personnes de référence (dont celles du dernier emploi) et une lettre de motivation. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous n’apprécions pas la médiation de tiers basée sur cette offre.

Durée du contrat : 1 an avec possibilité de prolongation dans la durée du programme.

Type de contrat : Contrat de travail local

Date de début prévue : Mars 2021.

Procédure de recrutement : Présélection sur dossier- Entretiens

Lieu d’affectation :Niamey (avec des déplacements à l’intérieur et l’extérieur du pays notamment au Burkina et au Mali)