La GIZ recrute 02 Experts Achat et Contrat

Le partenariat pour encourager les réformes a été établi entre l’Allemagne et le Sénégal dans le cadre de l’initiative « Compact with Africa » du G20 en 2017. Ce partenariat vise à rendre le contexte plus favorable à l’engagement du secteur privé et au développement économique durable et, par-là, faciliter la création de nouveaux emplois et revenus pour la population jeune. Il est basé sur une matrice de réformes qui assure le suivi des efforts de réforme du Sénégal et des contributions correspondantes de la Coopération au développement allemande.

Dans ce cadre, la GIZ est responsable de la mise en œuvre de quatre projets de coopération technique à partir de juin 2020 : (1) Appui à l’amélioration du droit foncier et de la gestion foncière ; (2) Appui à la réforme de la formation professionnelle et technique ; (3) Appui au droit et à l’administration du travail ; (4) Renforcement des capacités d’investissement des micro, petites et moyennes entreprises au Sénégal.

Les projets du partenariat sont entrain de constituer leurs équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche deux (2) Expert∙e∙s Achat et Contrat pour renforcer l’équipe à Dakar selon les descriptions de poste ci-dessous.

Domaine de responsabilité

Gestion complète de l’ensemble des contrats locaux conclus par le projet et les demandes envoyées et traitées par le Bureau de la GIZ à Dakar, conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
Gestion des dossiers de contrats de consultants, de contrats événementiels et d’achats pour le projet
Gestion des subventions locales
La mise à jour et du partage de l’outil de suivi des contrats et suivi des achats
Assurer un archivage conforme des documents selon les régles PuR

Attributions Contrats

Vérifier la qualité, la pertinence et la conformité des demandes d’établissement de contrat
Faire un contrôle de qualité des TdR
Élaborer les contrats et les enregistrer dans le suivi des contrats
Gérer l’archivage des dossiers des contrats dans les dossiers-papier ainsi qu’électroniquement sur le serveur du Bureau GIZ et dans DMS, conformément au plan d’archivage de la GIZ.
Tenir à jour la base de données / « master liste » / formulaires des contrats sur le serveur
Suivre le déroulement des contrats et avertir à temps tous les intervenants des retards ou irrégularités constatés
Assister au dépouillement et à l’évaluation des offres ; faire l’évaluation administrative et financière des offres
Vérifier et contrôler la conformité des factures et décomptes des contrats
Assurer un appui- conseils aux collègues, partenaires, bénéficiaires et clients internes et externes

Achats

Organiser les achats de matériels et équipements pour les projets et programmes de la GIZ au Sénégal conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
Assurer la bonne arrivée de matériel et biens à la personne qui a commandé ;
Appui-conseil aux projets en matière d’achats
Enregistrement des achats dans les outils de suivi des achats
Achats carburants
Soumettre des demandes d’achats au Bureau central selon les seuils et en assurer le suivi

Gestion des subventions locales :

Constituer la documentation nécessaire en cas de subventions locales : vérification de la capacité commerciale du bénéficiaire ; du budget, du chronogramme etc… selon les normes de la GIZ.
Remplir les formulaires nécessaires pour une élaboration au niveau du bureau GIZ et transmettre tous les documents ;
Suivre le bureau pour l’élaboration de la SL.
Répondre à toute question relative à une subvention locale du projet ;
Suivre l’exécution des paiements (demandes d’avance, remboursements, justification…).
Assurer la mise à jour du tableau suivi des contrats ainsi que son partage hebdomadaire.

Autres attributions

Appuyer le Responsable du Programme ainsi que celle de l’Administration et Finances dans toutes les décisions, réunions, échanges et conseils qu’ils doivent faire par rapport aux décisions touchant les aspects contrats ;
Appuyer la Responsable Administration et Finances dans l’organisation administrative et logistique des activités du programme (réunions, ateliers, etc.) ;
Prendre activement part à ces réunions, ateliers etc. du programme ;
Assumer des taches transversales et tout autre travail sur demande des supérieurs hiérarchiques.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

Diplôme universitaire ou similaire en Administration et Finances, en communication, en commerce ou équivalent ;

Expérience professionnelle

Au moins 5 ans d’expérience professionnelle significative dans le domaine de l’Administration et Finances, particulièrement dans l’élaboration de contrats et Subventions Locales avec une ou plusieurs ONG, entreprise privée ou partenaire international, et éventuellement dans le secteur environnement ou développement

Autres connaissances/compétences

Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
Intégrité et sens de responsabilité pour le bien être des collègues
Capacité d’allier autonomie et esprit d’équipe
Sens de l’organisation et de la priorisation de tâches dans son travail
Capacité de rester performant·e sous pression et dans le respect de délais prescrits
Maîtrise du français et anglais à l’oral et l’écrit
Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossier de candidature :