Avant de quitter un logiciel comptable, vérifiez que vous pourrez retrouver une opération, son justificatif et les changements qui lui ont été apportés. Un téléchargement terminé indique qu’un fichier a été obtenu. Il reste à vérifier ce qu’il contient et comment le réutiliser.
Pour les registres relevant de la TPS/TVH, le mémorandum 15-2 de l’Agence du revenu du Canada explique notamment que les changements de système doivent préserver l’accès aux données et leur extraction. Confier leur gestion à un prestataire ne transfère pas cette responsabilité. Ce texte traite de la TPS/TVH ; il ne remplace pas l’examen des autres obligations applicables à chaque entreprise, et ne détaille pas les mesures de l’économie numérique mentionnées dans son introduction.
Sommaire5 parties
Commencer par un inventaire avant la résiliation
La méthode proposée par DoingBuzz consiste à préparer une liste de travail : opérations, rapports, listes de clients et fournisseurs, pièces justificatives, corrections et documentation du système. Pour chaque ensemble, notez la période recherchée, la personne responsable et les questions encore ouvertes. Demandez au prestataire ce qui est inclus dans chaque export, puis comparez sa réponse aux fichiers reçus.
Ajoutez trois questions à ce dossier : qui pourra rouvrir les archives, avec quel outil et quelles instructions ? Qui traitera les éléments manquants ? Quelle confirmation conserverez-vous avant la fermeture du compte ? Ce sont des points de préparation, pas la promesse d’une durée d’accès après résiliation.
Rapports, listes et pièces jointes : des exports distincts
L’exemple QuickBooks en ligne illustre pourquoi un seul bouton ne suffit pas toujours. L’aide canadienne décrit un export des rapports et listes sous forme de fichiers Excel regroupés dans un ZIP. Elle prévoit une autre procédure pour les pièces jointes, également téléchargées dans un ZIP. Les devis et d’autres éléments disposent de démarches distinctes.
Ces procédures sont celles décrites dans l’aide de l’éditeur, consultée le 29 octobre 2026 ; DoingBuzz n’a pas effectué d’export dans un compte client. Elles ne constituent pas, à elles seules, la promesse d’une migration complète vers un autre outil. Il faut examiner le contenu obtenu et les possibilités d’importation de la solution envisagée.
Faire un exercice de traçabilité avec des données fictives
Voici une simulation entièrement fictive, sans donnée de client : dans un environnement de démonstration approprié, une petite entreprise crée une facture « DEMO-001 », lui associe un justificatif de démonstration et enregistre une correction expliquée. Elle cherche ensuite ces éléments dans les exports et dans le rapport correspondant. Cet exercice est une méthode de préparation DoingBuzz, pas un contrôle fiscal validant la conformité du logiciel. Ne créez pas de fausse opération dans votre comptabilité réelle pour le reproduire.
| Élément fictif | Vérification à consigner |
|---|---|
| DEMO-001 | Identifiant et informations retrouvés |
| Justificatif de démonstration | Fichier ouvert, rattachement identifiable |
| Correction | Ancienne situation, modification et motif retrouvés |
| Rapport | Opération repérable dans la période choisie |
| Archive | Responsable désigné et procédure de réouverture documentée |
Traiter les lacunes avant la fermeture
Si un élément manque, consignez-le précisément : fichier absent, période incorrecte, document illisible ou lien perdu entre deux pièces. Adressez cette liste au prestataire et au professionnel qui accompagne votre comptabilité. Un CSV, un PDF ou un ZIP ne garantit pas automatiquement que tous les renseignements nécessaires sont conservés.
Gardez une trace de vos vérifications : date, produit et version concernés, méthode utilisée et limites constatées. La décision de résilier peut alors s’appuyer sur des éléments concrets, plutôt que sur la seule présence d’un dossier téléchargé. Pour le sujet complémentaire des copies de secours, notre guide sur le test de restauration d’une sauvegarde de PME au Canada propose d’autres questions à préparer.
Sources et portée du guide
Sources primaires consultées le 29 octobre 2026 : ARC, mémorandum TPS/TVH 15-2, Registres électroniques, notamment les paragraphes 26 à 34 ; Intuit, Exporter vos données QuickBooks en ligne. Les grilles et la simulation sont une proposition originale de DoingBuzz. Ce guide ne constitue pas un conseil fiscal individuel, une certification de conformité ni un comparatif de logiciels testés.
Photographie d’archive du 14 novembre 2021 : une personne utilise un ordinateur portable relié à un disque externe. Shixart1985 / Wikimedia Commons, licence CC BY 2.0. Image redimensionnée ; cette scène ne représente ni une entreprise canadienne identifiée ni l’interface actuelle de QuickBooks.
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