Contexte

La Fédération Handicap International, organisation de solidarité internationale à but non lucratif, met en œuvre des programmes sous le nom d’usage Humanité & Inclusion et intervient dans les situations de pauvreté et d’exclusion, de conflits et de catastrophes. Présente au Niger depuis 2007, Humanité & Inclusion intervient dans plusieurs domaines dont la santé, et réadaptation, l’éducation inclusive, la promotion des droits des personnes handicapées, la prévention des violences.

Humanité & Inclusion recrute donc un(e) Administrateur (rice) Finance & RH zone qui sera basé à Maradi pour assurer la gestion financière et RH de la Zone, dans le respect du cadre interne de l’association et des règles des bailleurs de fonds et, dans un souci de soutien constant aux projets mis en œuvre. La zone Maradi comprend le bureau de HI basé à Maradi, et les sous bases de Tahoua et Diffa. Les bases et sous bases à superviser sont susceptibles d’évolution en fonction des besoins des projets.

Type de contrat : CDD

Durée du contrat : 1 an avec possibilité de renouvellement

Localisation : Maradi

Rattachement hiérarchique : Chargé de Finance

Mission : Assure la gestion financière et RH de la zone Maradi dans le respect du cadre interne de l’association et des règles des bailleurs de fonds et, dans un souci de soutien constant aux projets mis en œuvre

Responsabilité 1 : Garantir la conformité administrative de HI sur sa zone Activités :

• Réaliser les formalités exigées par les instances régionales au niveau des localités de la zone

• S’assurer de la présentation, la circulation, le classement et l’archivage des documents administratifs, comptables et financiers

• Apporter un soutien aux collaborateurs affectés ou en mission au bureau des localités de la zone dans l’exécution de tâches administratives

• Mettre en place la gestion administrative de la base et des sous-bases à leur ouverture ou à son adaptation en fonction des besoins et la fermeture le cas échéant

Responsabilité 2 : Assurer la gestion administrative du personnel national de la zone

Activités : Activités Administration du personnel : • Assurer la gestion administrative des dossiers individuels du personnel national

• Établir les contrats de travail du personnel national et des travailleurs journaliers

• Assurer le suivi de la base de données RH

• Communiquer aux responsables d’équipe le suivi des contrats de leurs collaborateurs

• Communiquer aux responsables d’équipe le suivi des congés de leurs collaborateurs

• Réaliser le classement et l’archivage des dossiers du personnel national

• Assurer la communication des documents de suivi du personnel de la zone au département RH Capitale

• Etre l’interlocuteur privilégié du personnel sur les règles du droit de travail ou les règles internes de gestion du personnel

Activités Gestion de la paie : • Gérer les demandes d’acomptes et d’avances sur salaires du personnel national

Responsabilité 3 : Participer à la définition & mettre en œuvre les politiques, processus et règles de gestion des compétences (recrutement, intégration, évaluation, formation) du programme

Activités : • Participer à la planification et au pilotage des processus de recrutement et d’intégration du personnel affecté sur la zone en lien avec les responsables du recrutement, le contexte sécuritaire et opérationnel et dans le respect du principe d’équité de traitement des candidats : publication des offres, réception et sélection des CV, préparation des sessions de test et d’entretien, conduite des entretiens, intégration RH

• Participer à l’alimentation du vivier externe

• Faire appliquer les règles légales et internes relatives à la contractualisation des travailleurs journaliers

Responsabilité 4 : Assurer la gestion de la trésorerie de la zone Activités : Gestion de la caisse

• Verser les avances demandées au personnel sur la base en respectant les procédures en cours à HI

• Suivre les avances de services individuelles et faire les relances nécessaires auprès des intéressés en cas de non-respect des procédures

• Tenir à jour la fiche de suivi des avances Gestion des Livres de Bord

• Tenir à jour les livres de bord de caisse et banque ouverts sur la base Gestion des Avances de Service Gestion des paiements

• Assurer tous les paiements (espèces, chèques, transfert…) en respectant les procédures d’engagement des dépenses du Programme

• Vérifier la validité et l’adéquation des justificatifs des dépenses (contrat, commandes, factures, bons de livraison,)

• Assurer le classement méthodique des justificatifs comptables de toutes les opérations passées sur la base Gestion de la banque

• Demander régulièrement les relevés de compte

• Recueillir, analyser les données des extraits (historiques) bancaires et à rapprocher avec celles du livre de bord

• Établir l’état de rapprochement bancaire mensuel

• Commander les carnets de chèque

• Gérer les certifications de chèques Mise en place la gestion de la trésorerie de la base Gestion des demandes de trésorerie

• Communiquer les besoins en trésorerie mensuellement au service financier de la capitale

Responsabilité 5 : Assurer la gestion de la comptabilité de la zone

• Activités : • S’assurer de la tenue correcte de la comptabilité de la base et des sous bases,

• S’assurer du respect des procédures comptables sur la zone

• Vérifier la validité du visa d’engagement apposé sur chaque pièce comptable

• Procéder à la saisie quotidienne de toutes les pièces justificatives dans les feuilles de saisie appropriées ou dans le logiciel comptable.

• S’assurer du suivi des tableaux d’affectation communiqué par la capitale

• Clôturer la comptabilité le 25 de chaque mois concerné

• Envoyer les scans de la dernière page du livre de bord caisse et du décompte caisse le 1er jour ouvrable de la date de clôture de la comptabilité du mois concerné

• Envoyer mensuellement les versions électroniques des feuilles de saisie et les documents comptables de clôture à la comptable du programme. L’envoi du dossier doit se faire au plus tard le dernier jour ouvrable du mois concerné.

• Réclamer un accusé de réception à la comptable de programme après réception et vérification du contenu du dossier de clôture par cette dernière.

• Classer et archiver les copies des pièces comptables suivant les règles établies.

Responsabilité 6 : Contribuer à la gestion financière de la structure et des projets et financements mis en œuvre sur sa zone

• Activités : • Accompagner les signataires budgétaires dans la construction et le suivi de leur pilotage financier (dépenses réalisées, prévisions budgétaires) Élaborer les rapports Financier à l’intention des bailleurs pour les projets qui se déroulent sur sa zone

• Conseiller et superviser les partenaires dans la réalisation de leurs activités.

• Participer à la construction des budgets de structure et des propositions de projet et le cas échéant aux demandes d’avenant et révisions budgétaires

• Consulter le responsable financier Pays pour tous les aspects financiers et comptables non cités

Responsabilité 7 : Manager l’équipe services partagés sous sa responsabilité dans la zone

• Activités : • Encadrer et animer l’équipe Finance et RH de la zone, fixer des objectifs et évaluer ses collaborateurs directs

• Assurer la formation de son équipe

• Veiller à la gestion de carrière des membres de son équipe : définition des besoins de formation et accompagnement de l’évolution professionnelle

• Mettre en place les mécanismes de communication et de coordination de son équipe sur la zone

• Participer à la mise en place des mécanismes de communication et de coordination entre les services partagés de la zone ainsi qu’avec les équipes projet de la zone

• Participer activement aux mécanismes de communication et de coordination des départements RH et Finance Pays tout en assurant une communication fluide et transparente autres responsables de service ou zone selon les besoins

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