MSI recrute un (01) Chargé administration

Le Chargé de l’Administration(e) est responsable de l’appui pour une administration efficace des ressources humaines, l’administration générale de bureau, et le fonctionnement opérationnel du bureau. L’employé assurera que tous les documents du personnel, soit en bon ordre et que le bureau respecte les règlementations de USAID et du gouvernement Américain. La Chargée de l’Administration, rapportera au Responsable des Operations et Subventions et appuiera la mise en œuvre et la gestion des contrôles internes afin de faciliter les systèmes d’opération précis et opportuns.

Responsabilités :

Gérer les contrats des employés et des consultants, y compris l’exécution des contrats, les bons de commande, et autres.

Soutenir les processus d’intégration en fournissant un programme d’orientation et de formation pour les employés et les consultants pendant leur première semaine de travail.

Soutenir les questions liées aux ressources humaines des employés et des consultants.

Soutenir la gestion des congés des employés et les processus d’enregistrement du temps de travail des employés.

Soutenir les activités administratives en organisant et en archivant l’information, et maintenir tous les documents pertinents.

Soutenir les processus de recrutement, y compris la publication des avis de vacance de poste en ligne, conformément aux règles de ministère du travail, les politiques et procédures de MSI, et aux règles de USAID. Sélectionner les CVs ; Organiser les entretiens des candidats potentiels ; et recueillir les documents nécessaires à l’approbation et la mise en place d’un contrat de travail.

Coordonner la soumission de tous les documents de fin de contrat à l’office nationale des emplois et les autorités fiscales. Ces mesures sont prises pour s’assurer que MSI respecte les règles locales de fin de contrat et le processus d’indemnité de départ.

Appuyer les efforts d’approvisionnement du projet, y compris la sélection et les négociations avec les fournisseurs.

Aider à la gestion opérationnelle et à l’entretien de toutes les installations du bureau de projet Superviser le maintien d’un bureau propre.

Soutenir la coordination des arrangements de voyage internationale et domestique du personnel et des visiteurs, y compris les réservations de vols et d’hôtels, les locations de voitures, les transferts aéroport, le soutien logistique dans le pays et les arrangements de ramassage / retour.

Gérer la petite caisse et assurer la mise à jour quotidienne de la feuille de suivi de la petite caisse

Aider le Responsable des opérations et subventions à assurer le suivi de l’inventaire des équipements et maintenir à jour le tracker du matériel

Effectuer toute autres taches selon les besoins du projet.

Qualifications :

Minimum de trois (3) ans d’expérience gestion administrative requise, de préférence dans une organisation internationale.

Un diplôme national d’études supérieures en administration, finance, comptabilité ou dans une discipline similaire est requise ; Licence préférée. Compétence en Excel et Quick Books est souhaitable.

Connaissance des règlementations d’approvisionnement du Gouvernement Américain (FAR) et de USAID est souhaitable.

Expérience professionnelle travaillant sur des projets financés par USAID est fortement préférée.

Une grande attention aux détails, la priorisation, et l’organisation requises.

Compétences au niveau professionnel en communications orales et écrites de l’anglais, et maîtrise du français écrit et oral requises

MSI est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et qui valorise la diversité et l’inclusion. Nous nous efforçons de développer et de maintenir une culture qui honore les perspectives et les identités de nos employés, de nos communautés et des personnes touchées par notre travail

lire aussi: EF recrute un(01) Réfèrent

Nous ne faisons aucune discrimination sur la base d’un attribut protégé, y compris la race, la religion, la couleur, l’origine nationale, le genre, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, l’état matrimonial ou d’ancien combattant, la grossesse ou le handicap, ou toute autre base protégée par la loi applicable. Conformément à la loi applicable, nous prenons des aménagements raisonnables pour les pratiques et croyances religieuses des candidats et des employés, ainsi que pour tout besoin en matière de santé mentale ou de handicap physique.

MSI est un employeur de l’égalité des chances / affirmative Action / Americans with Disabilities / Anciens combattants.

Aménagements raisonnables :

MSI se consacre à l’embauche d’une main-d’œuvre inclusive. Si vous souhaitez demander des aménagements raisonnables au cours du processus de demande, veuillez envoyer un courriel à [email protected] avec « Aménagements raisonnables » dans le titre. Notre équipe de recrutement est impatiente de s’engager dans un processus interactif pour fournir des aménagements raisonnables aux candidats.

Seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront contactés. Pas d’appels téléphoniques, s’il vous plaît.

Veuillez soumettre votre candidature au plus tard le 14 mai 2023.

Pour postuler, veuillez envoyer votre CV par courriel à : [email protected] en précisant en objet « Chargé d’Administration- PROLA ».

Déposer votre dossier au Bureau de Management Systems International (MSI) situé sur Avenue de la science au n°4630 dans la concession de la Résidence de la science, 365 Office building, commune de la Gombe.

NB : Les candidatures par courriel sont vivement encouragées.