ACTED recrute un(01) chargé logistique
ACTED recrute un(01) chargé logistique
ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise dans le respect de leur dignité, tout en créant les conditions pour leur relèvement durable, en investissant dans le potentiel humain. ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience des communautés locales face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous parcourons le dernier kilomètre pour apporter une aide humanitaire dans les zones les plus reculées : notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations où qu’elles soient. Chaque année, nous mettons en œuvre plus de 500 projets auprès de près de 20 millions de bénéficiaires dans 40 pays, grâce à une équipe de 6000 employés nationaux et 400 employés internationaux. Plus d’informations sur www.acted.org
Au Niger, ACTED intervient depuis 2010 dans les zones suivantes :Tillabery, Diffa, Maradi et sur toute l’étendue du territoire à travers les activités de la Gestion de l’information et les secteurs suivants : Eau et Assainissement, Abris, ABNA, Infrastructure, Moyens d’existence, Sécurité Alimentaire.
Contexte du poste et principaux enjeux
En raison de la nature particulière du poste et à cause de l’évolution des programmes d’ACTED au Niger, la liste des responsabilités ci-dessous n’est pas exhaustive.
L’employé peut être amené à effectuer d’autres tâches non mentionnées dans ses termes de référence, pourvu que celles-ci ne le détournent pas du descriptif de son poste.
Rôle et principales responsabilités
Le Chargé de Logistique/Sécurité travaille sous la supervision directe du Coordinateur de Zone ou du Chef de Base, en lien technique avec le Responsable Logistique et le Responsable Sécurité.
Il a la charge du bon fonctionnement logistique de la base qui passe par un approvisionnement de qualité, un stockage rigoureux et une maintenance active. Il doit savoir ce qu’il a en stock et connaître la situation de ses actifs. Il est le relais du siège logistique de la capitale. Toutes ces actions doivent être entreprises dans le strict respect des procédures ACTED (cf. Manuel Logistique).
Ses principales tâches sont les suivantes :
LOGISTIQUE :
Approvisionnement
Centraliser et formaliser les commandes de la base et les approuver auprès du responsable finance et de la Coordination de Zone ;
Déterminer l’option d’approvisionnement (sortie de stock/achat local/transfert à la capitale) ;
Effectuer les achats dans le respect des procédures d’achat et en veillant à optimiser les approches (rapport qualité prix, garanties, contrat exhaustif etc.) ;
Etablir mettre à jour et transmettre à la capitale le suivi des bons de commandes chaque vendredi ;
Superviser la bonne réception des commandes par le magasinier pour un meilleur suivi des commandes ;
Etablir un contact régulier avec la capitale afin d’informer les responsables de département de l’évolution de leurs commandes ;
Gestion des stocks
Superviser le magasinier dans la bonne tenue des stocks à savoir : le rangement, la propreté, l’intégrité ;
Veillez à l’organisation du stock (par article/département/date de péremption etc.) ;
Superviser le magasinier dans les suivis documentaires des stocks : création et mise à jour des fiches de stock. Cohérence avec les bons de réception et les bons de sortie de stock ;
Accompagner le magasinier dans la réalisation des inventaires physiques ;
Suivre les stocks de pièces détachées, de consommable de bureau, de produits d’entretiens et autres consommables par rapport aux données de consommation et stocks minimums à établir pour déclencher des commandes pertinentes avec anticipation ;
Superviser le magasinier dans le bon contrôle des réceptions (quantité et qualité). Faire le retour/coordination avec Niamey quant aux différents écarts constatés pour une meilleure réactivité ;
Accompagner le magasinier dans la réalisation du rapport mensuel de stock afin de connaître la disponibilité des articles en fin de mois et le transmettre le 05 de chaque mois ;
Gestion du parc motorisé
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Assurer l’entretien et l’utilisation efficace des équipements motorisés
Effectuer la carburation des véhicules
S’assurer de la stricte et rigoureuse application des carnets de route et des carnets de suivi par les chauffeurs et les gardiens. Veillez à leur bon archivage des copies et à la transmission des originaux de ces carnets à la capitale en fin de mois.
Etablir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque équipement motorisé, conformément au manuel logistique ACTED.
Etablir un suivi préventif et appliquer des contrôles réguliers de l’entretien et la propreté des véhicules.
Transmettre chaque lundi le rapport d’état des équipements motorisés de la base.
Etablir le rapport de suivi des actifs motorisés de la base et le transférer à la base le 05 de chaque mois.
Gestion des actifs IT / COM
Mettre à disposition de chaque poste les équipements informatiques et de télécommunication prévus et nécessaire à la bonne réalisation de ses activités ;
Etablir une documentation complète, organisée et à jour dans un classeur de chaque actif, conformément au manuel logistique ACTED ;
Etablir un suivi préventif régulier des équipements (entretien des imprimantes, mise à jour maîtrisées des ordinateurs, sauvegarde des données) ;
Veillez au bon suivi (notamment documentaire) des actifs lors de la réception, de la remise, des réparations etc. ;
Etablir le rapport de suivi des actifs la base et le transférer à la base le 05 de chaque mois.
S’assurer de la bonne distribution des crédits de communication mensuels.
Gestion des locaux :
Veiller à la maintenance des locaux (électricité/plomberie/infrastructure) par des visites de contrôle régulières et dédiées ;
Superviser le personnel dédié (gardiens, hygiénistes, cuisiniers), par l’établissement des plannings de travail et la diffusion de directives claires ;
Veillez à l’approvisionnement en stocks nécessaires à l’entretien et à la l’hygiène en général ;
S’assurer de l’ordre et de la salubrité des locaux par la sensibilisation des collaborateurs ;
S’assurer de l’inventaire des « autres biens » (armoires, bureau, tables, chaises) dans les locaux.
SECURITE :
Rôles et responsabilités clefs
Développer un réseau d’informateurs clefs ;
Récolter et trianguler et analyser les informations sécuritaires ;
Appuyer le développement, la mise à jour et la mise en œuvre des procédures sécuritaire et plans de contingence en lien avec les informations disponibles ;
Produire des rapports hebdomadaires et mensuels sur la situation ainsi que des rapports ad hoc pour chaque incident sécuritaire impactant l’organisation ;
Former le personnel en continu sur le contenu sur les procédures sécuritaires, et plus particulièrement le Classeur Sécurité et l’utilisation des VHF et HF.
Collecte, triangulation et analyse des informations sécuritaires
Entretenir des relations et collecter des informations sécuritaires auprès des acteurs clefs (ONG, Agences UN, Gouvernement, populations locales, etc.) et plus particulièrement sur les zones d’intervention d’ACTED ;
Avec le support Responsable sécurité, analyser les informations ainsi que les risques afférents, proposer des mesures/procédures sécuritaires et faire la mise à jour des niveaux sécuritaires des bases de la zone ;
Documenter et enregistrer les incidents sécuritaires avec une analyse des tendances ;
Produire des rapports hebdomadaires et mensuels de sécurité ;
Produire des rapports ad hoc pour les incidents qui impactent l’organisation.
Application et mise à jour des mécanismes de sécurité
Connaitre, disséminer et garantir la compréhension et application des politiques et procédures de sécurité parmi le personnel ;
Analyse et évaluer les mécanismes et pratiques existants ;
Organiser et suivre les mouvements des équipes sur terrain en temps réel ;
En collaboration avec l’équipe logistique et/l’équipe IT, assurer la disponibilité et fonctionnalité des équipements de communication (VHF, HF, GPS, Thuraya, etc.) ;
Veiller à la disponibilité constante des équipements sécuritaires sur les bases de la zone (malles de contingence, extincteurs, kit sécurité véhicules, etc.) ;
Participer aux réunions sécuritaires de la zone.
Développement des plans de sécurité
Travailler sur l’actualisation régulière des classeurs sécurité ;
Assurer la mise à jour des plans de contingence et d’évacuation de la base ;
Formation du staff
S’assurer au quotidien que les politiques et procédures sécuritaires soient connues, comprises et appliquées par le staff sur la base ;
Former les nouveaux employés et les visiteurs sur les règles sécuritaires en vigueur ;
Mettre en œuvre des plans de formations pratiques spécialisés pour l’ensemble des staffs sur les bases de la zone, et des formations appliquées plus particulièrement pour les points focaux de sécurité, les chauffeurs, les gardiens et les opérateurs radio.
Autres activités
En addition des tâches énumérées précédemment, il est de sa responsabilité de :
Observer la confidentialité la plus stricte sur la teneur des discussions et décisions sécuritaires à l’interne comme à l’externe. La communication externe sur les sujets sécuritaires propres à ACTED se fait sur validation du Directeur Pays exclusivement ;
Rapporter de façon régulière les informations terrain au Chef de Base/Coordinateur de zone, au Coordinateur Logistique Pays et au Directeur Pays en fonction de la situation ;
Emettre des recommandations ou suggestions nécessaires sur les outils ou la gestion de la sécurité en général suite aux analyses réalisées et les soumettre à la hiérarchie
Conduite attendue du futur membre du personnel d’ACTED
ACTED a une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation, des abus et du harcèlement sexuels (EAS-H) et veille à ce que seuls ceux qui partagent ses valeurs soient recrutés. Tous les candidats seront soumis à des prises de références satisfaisantes et à des contrôles conformes aux exigences légales. Tout candidat sélectionné signera le Code de conduite d’ACTED et les politiques connexes dans le cadre de son contrat de travail. Tout membre du personnel s’engage à respecter les normes de comportement décrites dans ces documents.
Compétences et qualités attendues
Licence/Master en Transport Logistique ou tout diplôme équivalent
Au moins 2 années d’expériences professionnelles pertinentes dans le secteur humanitaire
Excellentes capacités de communication et rédaction pour l’écriture des produits
Capacité à opérer dans un environnement multiculturel
Flexibilité quant au rôle et la nature du travail qui peut évoluer selon le contexte
Parfaite maitrise du français, anglais désiré
Capacité à travailler sur plusieurs taches avec des échéances courtes
Capacité à travailler de manière indépendante et de travailler avec des équipes dans d’autres régions ou base
Pour postuler
CV et Lettre de Motivation peuvent être envoyés à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le Mardi 5 Septembre 2023.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
ACTED