Sous la supervision du Directeur du Département du développement du secteur financier, l’Assistant(e) aux opérations contribuera aux activités de l’unité organisationnelle en accomplissant diverses tâches qui lui sont assignées, notamment :

Assurer le soutien, le suivi des transactions de PIFD
Assister le Task Manager et les Divisions Manager dans l’exécution/mise en œuvre des plans de travail en accord avec la stratégie départementale
Soutenir le directeur et le personnel du Front Office dans la préparation des documents de planification et de rapport, en s’appuyant sur les informations conservées dans les bases de données.
Analyser les données de supervision, surveiller l’état des décaissements et organiser des actions de suivi et de rapport, ainsi que surveiller les annulations de projets, les procédures de radiation et le respect des politiques.
Aider à la préparation et au suivi du budget administratif du département, des programmes de travail, des calendriers des missions et des mouvements de personnel, et participer à l’identification des besoins en ressources et des sources de financement.
Fournir des rapports d’analyse budgétaire au coordinateur du budget du complexe et au directeur.
Préparer et, au besoin, rassembler des informations et des documents pertinents pour le superviseur concernant les questions discutées ou traitées par le directeur.
Identifier et résoudre de manière proactive les problèmes et les porter au niveau approprié en consultation avec le directeur ;
Rassembler, analyser et traiter les contributions des divisions et de l’écosystème de la Banque pour préparer le budget annuel conformément aux procédures de la Banque.

Fonctions et responsabilités

Gestion du flux de travail

Concevoir et maintenir des systèmes efficaces ;
Assurer le suivi des documents ;
Gérer la correspondance entrante, notamment les courriels, les télécopies et le courrier général ;
Rédiger la correspondance de routine pour examen par le directeur.

Administration du bureau

Organiser et assister à des réunions, des rendez-vous, des déjeuners et des événements et s’assurer que le personnel concerné et la direction sont bien préparés ;
Participer à la préparation et au suivi des budgets annuels et semestriels en rassemblant et en saisissant les données dans le logiciel interne approprié ;
Fournir un soutien logistique pour les réunions du personnel, les formations et autres événements ;
Fournir un soutien général aux autres membres de l’équipe administrative en leur absence ;
Gérer les archives du département, tant physiques qu’électroniques, conformément aux processus et directives de la Banque ;
Produire des documents, des documents d’information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations et aider à la programmation des activités opérationnelles.

Gestion des ressources

Gérer les systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP ;
Assister la direction du département dans les questions relatives aux ressources telles que le budget administratif, suivre et examiner les dépenses et porter les problèmes à l’attention de la direction ;
Participer à la préparation de l’examen annuel et semestriel du budget en rassemblant et en contrôlant les données ;
Soutenir l’organisation et la coordination des réunions au sein de la vice-présidence, dans l’ensemble de la Banque et avec les clients et partenaires externes ;
Servir de source d’information sur l’état d’avancement des projets ;
Proposer des moyens d’améliorer l’organisation et l’efficacité du travail.

Travail analytique

Participer à l’examen de la documentation pour s’assurer de sa conformité avec les directives de la Banque.
Préparer le tableau de bord administratif pour le suivi de la direction.
Se tenir au courant de l’état et de l’avancement des engagements des divisions/départements vis-à-vis des clients internes et externes ;
Aider la Direction et les auditeurs internes et externes à effectuer des examens périodiques des contrôles internes sur le portefeuille de données administratives et mettre en œuvre des mesures pour renforcer les contrôles internes lorsque des faiblesses sont identifiées et s’assurer que les changements convenus ont été pleinement mis en œuvre.
Aider à préparer des documents de communication et de présentation en rédigeant des mémos, des feuilles de calcul, des présentations et effectuer des analyses de premier niveau sur les initiatives PIFD.
Effectuer des recherches ad hoc dans des bases de données standard et non standard, récupérer, manipuler et présenter des données et préparer des documents de présentation.
Effectuer toute autre tâche raisonnablement demandée par la direction.

Critères de sélection

Titulaire d’au moins une Licence en administration des affaires, gestion, finance, économie ou dans d’autres disciplines pertinentes.
Justifier d’au moins cinq (05) années d’expérience professionnelle pertinente dans la formulation et la mise en œuvre de programmes et de projets, ainsi que dans l’analyse financière et économique de projets et de programmes d’infrastructure ;

Compétences comportementales :

Avoir des compétences en communication et démontrer une sensibilité interculturelle.
Pouvoir travailler en équipe.
Avoir des compétences en matière d’orientation client.
Avoir des compétences interpersonnelles.
Faire preuve de tact.

Compétences techniques :

Comprendre la documentation du projet et conseiller le personnel sur les procédures internes ;
Capacité à insérer des contributions sur les questions relatives aux projets liés à SAP PS ;
Capacité à élaborer, analyser et suivre le budget et le tableau de bord des rapports ;
Identifier et résoudre de manière proactive les problèmes et les demandes de renseignements par une interprétation claire des politiques.
S’assurer que les attentes des Task Managers sont satisfaites par des réponses et des résolutions de problèmes en temps opportun ;
Compétences de haut niveau en applications MS Office ;
Expérience avec SAP PS requise ;
Une expérience des logiciels internes tels que BPPS, SRASS serait un avantage.
Capacité à communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec de préférence une connaissance pratique de l’autre langue.

CE POSTE NE DONNE PAS DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI AFFÉRENTES AU STATUT INTERNATIONAL. (LE TITULAIRE DU POSTE SERA RECRUTÉ AU PLAN LOCAL ET NE BÉNÉFICIERA DONC PAS DU STATUT DE FONCTIONNAIRE INTERNATIONAL).

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected](le lien envoie un courriel)

Postuler(le lien est externe)

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.
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