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Offre d’Emploi : Assistant Administratif et Logistique( Fevrier 2024)

Offre,
  • Autres
  • CDD
  • CDI
  • Mali

Offre d’Emploi : Assistant Administratif et Logistique

Organisation de réunions/ateliers:

  • Organiser des rĂ©unions/ateliers Ă  l’intĂ©rieur et Ă  l’extĂ©rieur du Mali ;
  • Prendre des notes et rĂ©diger des procès-verbaux pendant les rĂ©unions ;
  • Organiser des ateliers internationaux, incluant l’hĂ©bergement, les dĂ©placements, les interprètes, les paiements et contribuer Ă  l’élaboration des rapports ;
  • Soumettre et rapprocher les rapports de dĂ©penses ;
  • Organiser des confĂ©rences tĂ©lĂ©phoniques, distribuer des invitations, etc. ;
  • Contribuer Ă  l’effort de l’équipe en obtenant des rĂ©sultats connexes selon les besoins.

Administration et gestion de bureau :

  • RĂ©ception, enregistrement et expĂ©dition des courriers externes et des courriels afin d’en assurer la bonne classification ;
  • Accueillir et filtrer les visiteurs, rĂ©ceptionner, enregistrer et expĂ©dier la correspondance externe et interne ;
  • Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numĂ©risation, etc. ;
  • GĂ©rer la petite caisse telle que l’argent liquide pour les ateliers ;
  • Coordonner les procĂ©dures de bureau ;
  • RĂ©diger des lettres et des courriels pour le compte d’autres membres du personnel de bureau ;
  • Aider Ă  la prĂ©paration des rapports rĂ©guliers ;
  • Assurer la liaison avec d’autres services tels que le ICT, les finances et les achats.

Communication:

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  • Avec le personnel du CIFOR-ICRAF et d’autres partenaires extĂ©rieurs pour ce qui est des rapports, des budgets et des rĂ©unions ;
  • Avec des contacts externes tels que les fournisseurs et les agences gouvernementales.

Logistique pour les missions de suivi et les différentes visites sur le terrain:

  • Plan de voyage ;
  • PrĂ©paration des ordres de mission ;
  • Les avances de voyage et les rapports ;
  • Ordres de mission du personnel ;
  • Assurer la liaison avec les agences de voyage et les compagnies aĂ©riennes pour obtenir les rĂ©servations (vols, hĂ´tels et salles de confĂ©rence) et les billets, calculer les indemnitĂ©s journalières et les nuitĂ©es d’hĂ´tel, obtenir les visas et l’assurance pour le voyage de tous les visiteurs et du personnel lors des rĂ©unions et des sĂ©minaires ou des voyages avec des ordres de mission autorisĂ©s ;
  • Assister et fournir des conseils pour les questions de visa.

Exigences :

  • DiplĂ´me en Ă©tudes commerciales ou dans un domaine connexe ;
  • Au moins cinq ans d’expĂ©rience dans le domaine du secrĂ©tariat ou de la gestion de bureau ;
  • ExpĂ©rience dans l’environnement d’une ONG ou d’une organisation internationale.

Compétences et Qualités Personnelles :

  • Connaissance des protocoles et politiques administratifs et opĂ©rationnels relatifs aux activitĂ©s comptables ;
  • CompĂ©tences en matière de gestion financière ;
  • CapacitĂ© avĂ©rĂ©e Ă  rĂ©diger des rapports ;
  • Bonne maĂ®trise de l’anglais parlĂ© et Ă©crit ;
  • Bonne communication, sens de l’organisation et capacitĂ© Ă  travailler sous pression.

Conditions :

  • Poste recrutĂ© localement avec une rĂ©munĂ©ration compĂ©titive en monnaie locale ;
  • Lieu d’affectation : Bamako, Mali, dans les bureaux du CIFOR-ICRAF.

Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité et que vous correspondez au profil recherché, veuillez postuler en envoyant votre CV et une lettre de motivation à [adresse e-mail] avant la date limite de candidature. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour les entretiens.

Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter recruit.cifor-icraf.org.