INSO recrute un (01) Assistant Logistique

Dans le cadre de la mise à jour de sa base de données prestataire à Niamey, L’ONG INSO Niger est à la recherche de professionnels dévoués suivants :

Assistants(es) logistique

1.Assistants Logistiques

Principales Responsabilités :

Responsable de l’approvisionnement des biens et services :

S’assure que les Demandes d’achat disposent des autorisations appropriées en fonction des limites d’autorisation, et que la description des articles est suffisante pour avancer dans le processus d’achat ;

Respecte les processus d’achat en fonction des procédures adéquates ;

Obtiens des pro-formats et des cotations conformes aux attentes auprès de fournisseurs compétents ;

Démontre ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc.… ;

Participe aux comités de sélection en cas de besoin ;

Appui les bureaux régionaux dans leurs acquisitions de biens et services en capitale ou sur en province ;

Garanti le suivi de toutes les commandes à l’aide d’un suivi des achats et assure, le cas échéant, une bonne communication de leur suivi auprès des équipes terrain (temps de livraison, problèmes rencontrés,) de façon régulière ;

Soumet sur une base hebdomadaire le suivi des achats au Responsable des Opération ;

S’assure de la bonne réception des biens et services conformément aux bons de commandes et contrats de services établis ;

Organise et supervise les expéditions (biens, équipements, archives, courrier, …) de, et vers, sa base d’opération en lien avec UNHAS ou tout transporteur adéquat ;

Assiste les équipes programmes dans la préparation des réunions et formations (installations/désinstallation de la salle, commande et réception des repas, …) ;

Assiste les équipes administration dans l’organisation des missions ou voyages nationaux et internationaux, de, et vers, sa base d’opération (vol, hébergement, visa, …) ;

Tient à jour une base de données des fournisseurs pour son bureau, et les bureaux dépendants ;

Responsable de la flotte et des équipements motorisés :

Planifie et suit les mouvements quotidiens des véhicules de sa base en fonction des déplacements du personnel ;

Planifie et suit, en lien avec les chauffeurs, les opérations de maintenance et les réparations des véhicules sous sa responsabilité ;

S’assure de la composition et de la présence du lot de bord dans tous les véhicules ;

S’assure de la présence et la bonne utilisation des carnets de suivi des véhicules et des décharges passagers ;

Suit la consolidation des consommations de carburant par rapport aux relevés kilométriques des véhicules ;

Prévient les détournements de carburant et de pièces détachées ;

Effectue le suivi des documents administratifs (notamment vignette et assurance) pour les véhicules ;

Veille à maintenir un stockage sécurisé pour le carburant des véhicules, et à son utilisation efficace et efficiente et en cas d’urgence.

Contrôle sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l’analyse de consommation de carburant du bureau au Responsable des Opérations pour examen

Responsable des équipements :

Assigne un numéro de référencement à chaque nouvel équipement ;

Maintient à jour la liste des équipements sous sa responsabilité (entrée, sortie, transfert de lieu ; transfert de responsabilité, …) ;

Assiste lors de l’inventaire physique des équipements ;

Prépare les fiches d’allocation des actifs et effectue les mouvements de transmission et/ou de retour au personnel INSO ;

Signale tout problème, défaut, casse d’actif dans des délais immédiat, et remplie/vérifie le rapport d’incident ;

de la documentation et des informations « Logistique » :

Soumet l’intégralité des pièces justificatives conforme aux procédures au chargé des finances/FOA, afin de lui permettre d’effectuer les paiements dans les meilleurs délais ;

Justifie les avances d’espèces obtenues auprès du chargé des finances, immédiatement après avoir effectué ses achats, ou au plus tard à la fin de la semaine ;

Solde l’intégralité des avances d’espèces obtenues avant la fin de la clôture comptable mensuelle ;

Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents de passation de marché ;

Organise de façon cohérente, et tient à jour, l’archivage physique, et informatique le cas échéant, des documents relatifs aux équipements (fiches d’allocation, garanties, documents d’élimination ou de vente, …) ;

Responsable de la gestion au quotidien du personnel support (chauffeurs):

Vérifie que le personnel support assure, de manière générale, les tâches qui ont été définies dans leur description de poste ;

Informe son responsable hiérarchique des difficultés avec le personnel support, ou du manque de performance ;

Assiste dans l’organisation et le suivi des plannings de rotations (chauffeurs) ;

Participe au processus de recrutement et d’évaluation du personnel support ;

Assiste dans l’intégration des nouveaux personnels supports, et dans la tenue de formations logistique ;

Qualifications et Compétences Requises :

Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral, exigée ;

Maitrise d’au moins une langue nationale du Niger ;

Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral, appréciée ;

Maîtrise des outils informatique Word, Excel et Outlook exigée ;

Diplôme au minimum, de niveau Licence exigé ;

Diplôme dans le domaine de la Gestion d’Entreprise/Organisation (Administration, Ressources Humaines, Logistique, ou Finance) exigé ;

Minimum Un à deux (01-02) ans d’expériences dans une fonctions support dans les ONG exigée ;

Acceptation et bonne compréhension des principes humanitaires ;

Être de nationalité nigérienne et résider à niamey

Si vous êtes une personne engagée, compétente et désireuse de faire une différence, nous vous encourageons à postuler pour l’un de ces postes ».

Comment Postuler

Veuillez déposer votre candidature, comprenant votre CV, lettre de motivation, diplômes et attestations de travail dans une enveloppe A4 scellée portant la mention du profil au bureau d’INSO à Niamey.

Notre bureau situé au quartier Dar Salam ORTN, non loin du siège d’UNHCR. Un panneau indicatif « INSO » est visible sur le goudron après le siège de la Délégation de l’Union Européenne

Cet Avis ne vise pas à pourvoir un poste spécifique, mais à mettre à jour une base de données de prestataires pour divers besoins futurs.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

INSO rappelle qu’aucun frais n’est exigé pour le traitement des offres d’emploi et qu’aucun frais n’est perçu aux différents stades du recrutement (candidature, entretien, traitement ou autre).

International NGO Safety Organisation INSO

[email protected]