FICHE DE POSTE : RESPONSABLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER DU PROJET AFRICOMPOST 2 LOME

Description du poste :

Intitule du projet : Africompost 2 Lomé

Fonctions :  RH-Finance-Administration-Logistique

Intitule du poste : Responsable Administratif et Financier (RAF)

Durée de contrat : Août 2019 – février 2020 (possibilité de renouvellement)

Affectation: Lomé (Togo)

Responsable hiérarchique:  Directeur du partenaire local

Responsabilité opérationnelle : Responsable projet du porteur de projet (ONG française)

Directeur du partenaire local (ONG togolaise)

L’employeur : Le partenaire local

Equipe : Près de 50 salariés pour le partenaire local / 2 salariés pour le porteur de projet

Niveau d’étude: Bac + 4 / 5 (Comptabilité – Gestion financière)

Expériences – recommandations : Au moins cinq (5) expériences justifiées dans le cadre de projets de développement
internationaux

Descriptif du Projet :

Le projet Africompost 2 Lomé est un projet portant sur la gestion et le traitement des déchets du 5 ième Arrondissement de la
commune de Lomé. Il a débuté en Mars 2017 et se terminera en Février 2020.
Il vise dans un premier temps 1) à améliorer le comportement des ménages et faciliter l’adhésion de la population au service de pré-
collecte organisé par la commune de Lomé et 2) à renforcer la stratégie entrepreneuriale du partenaire local en charge du traitement
et de la valorisation des déchets ménagers en compost sur la plateforme située à Akossombo.

Porteurs et partenaires au Projet :

Porteur du projet : Une ONG française

Partenaire Local : Une ONG togolaise

Partenaires financiers : Agence Française de Développement (AFD)– SYCTOM de Paris – Fondation Suez Environnement –
Programme des Nations-Unies pour l’Environnement

Le porteur : Une ONG française

L’ONG française est une ONG de développement qui agit du terrain au politique pour lutter contre la pauvreté et les inégalités. Dans
plus de 30 pays, ses professionnels interviennent sur une palette de thématiques afin d’apporter des réponses durables et
innovantes pour le développement solidaire. Il combine actions de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux
politiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.

Le partenaire local

L’ONG togolaise a été créée en 1999 par un groupe de six étudiants de l’Université de Lomé, suite à la cessation d’activité de
l’entreprise gérant les déchets de la ville de Lomé. Elle constitue aujourd’hui une équipe d’une cinquantaine de personne réunie
autour de la question fondamentale de l’amélioration de la gestion des déchets au Togo. A Lomé, Elle intervient en tant qu’opérateur
dans le secteur de la valorisation des déchets par compostage. Hors de la capitale, l’association propose également son expertise pour
appuyer les communes et les acteurs de la société civile dans le développement et la structuration de la filière déchets sur les
territoires.

Relation entre les partenaires :

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet Africompost 2, les  deux ONG sont partenaires. L’un des objectifs de l’ONG française en
matière d’accompagnement du partenaire local est de renforcer ses capacités d’autonomie financière afin de devenir in-fine un
opérateur économique au statut d’entreprise. Le projet nécessite une adaptation du partenaire local et de l’équipe locale de l’ONG
française aux exigences administratives, financières et comptables du siège pour assurer la bonne exécution et la bonne fin du projet.
La présence d’un RAF au sein de l’équipe projet, embauché directement par le partenaire local doit permettre d’assurer la bonne
gestion et la bonne exécution de l’ensemble des dépenses relatives au projet de manière transparente et selon les exigences des
bailleurs de fonds et les procédures internes de l’ONG française.

L’exécution des dépenses dans le cadre du projet :

Plus de 80% des dépenses du projet sont engagées directement par le partenaire. La cellule de l’ONG française au Togo dispose
également d’un compte bancaire et d’une caisse permettant de réaliser directement certaines activités du projet (représentant moins
de 20% du montant global du projet).

Le circuit financier prévu pour la gestion des dépenses est le suivant :

1) Présentation d’un budget prévisionnel sur 3 mois par l’ONG partenaire – joint à une demande de fond auprès de la cellule de l’ONG
française au Togo;
2) Versement des fonds depuis le siège de l’ONG française à sa cellule au Togo ;
3) Versement des fonds équivalent à la demande par la cellule au Togo au partenaire.

Le RAF est donc embauché directement par le partenaire pour assurer la gestion administrative et financière du projet dont la
majeure partie des dépenses est exécutée directement par le partenaire. Il se verra également confié le suivi de la comptabilité de la
cellule de l’ONG française au Togo (20% de son temps passé).

Autres éléments d’appréciation pour le poste :

L’ONG française entend ouvrir une représentation locale au Togo enregistrée auprès du ministère de l’Administration territoriale et
des collectivités locales pour assurer la suite des activités de sa structure post-projet, notamment avec son partenaire. Dans ce cadre
le RAF pourra être amené à être mobiliser pour réaliser ces démarches administratives.

OBJECTIF /RESPONSABILITES/ TACHES

Objectif : Assurer la gestion administrative et financière de l’ensemble du projet.

Responsabilités :

Sous la responsabilité du directeur du partenaire local (80% du temps de travail) :

-Assurer le suivi financier des dépenses relatives la structure;
-Assurer le respect des procédures administratives comptables et financières;
-Etre responsable des ressources humaines de la structure selon la législation en vigueur;
-Assurer la gestion des contrats, conventions et engagements juridiques suivant la législation en vigueur.

Sous la responsabilité du « responsable projet de l’ONG française » (20% du temps de travail) :

-Assurer le suivi et la gestion financière du projet;
-Assurer la transmission et la transparence des informations auprès du siège de l’ONG française;
-Etre responsable des ressources humaines de la structure selon la législation en vigueur;
-Assurer la gestion des contrats, conventions et engagements juridiques suivant la législation en vigueur;
-S’assurer du respect par la structure des réglementations en vigueur au Togo (juridique, fiscale et sociale).

Tâches :

Comptabilité, finances, fiscalité :

-S’assurer de la disponibilité de la trésorerie – préparer les demandes de fonds avec l’accord de la direction des deux ONG;
-Vérifierles imputations comptables et les imputations budgétaires;
-Etablir le budget prévisionnel trimestriel – annuel et suivre les réalisations avec le Chef de projet et le directeur du partenaire local;
-Vérifier régulièrement la comptabilité, la caisse, les fiches de paie;
-Assurer la saisie et la classification des pièces comptables dans le logiciel de comptabilité analytique de l’ONG française;
-S’assurer à la fois la régularité des opérations enregistrées en comptabilité mais également du respect des obligations imposées par
les bailleurs de fonds financeurs des projets;
-Superviser l’élaboration des différentes déclarations (CNSS et autres) ainsi que sur le respect des délais fixés par l’Administration
fiscale et les organismes sociaux;
-Etre responsable des comptes bancaires et de leur gestion (suivi des mouvements, rapprochement des soldes, gestion des signatures
autorisées) pour le compte de l’ONG française;
-Vérifier l’ensemble des dépenses de l’ONG française avant de les faire valider part la personne responsable;
-Gérer les mouvements d’argent, les approvisionnements des sites (virements, avances) et les montants en circulation en définissant
les procédures de paiement (virement bancaire, chèque, liquide) pour le compte de l’ONG française;
-Assurer la transmission régulière des informations comptables au siège (CdG);
-Effectuer la clôture mensuelle de la comptabilité projet et communiquer au siège de l’ONG française.

Juridique :

-Veiller au respect des procédures fixées sur la base du manuel de procédures administratives et comptable du partenaire local;
-Elaborer et suivre les contrats ou accords de partenariat;
-Veiller à la conformité des actions du partenaire local avec la législation en vigueur;
-Assurer une veille sur la législation locale/l’évolution du droit de travail;
-Superviser la gestion des contrats du personnel et des partenaires/prestataires potentiels;
-Assurer le respect des procédures administratives et juridiques dans le cadre de l’ouverture d’une représentation de l’ONG française
au Togo;
-Assurer l’enregistrement de l’ONG française auprès des organismes sociaux, administratif et fiscaux.

Gestion des ressources humaines :

-Superviser l’élaboration et la mise en place des procédures de gestion des Ressources Humaines.

Renforcement de capacité du partenaire local :

-Analyser la comptabilité et être force de proposition pour mettre en place des stratégies visant à l’autonomisation financière du
partenaire local;
-Contribuer à la réflexion tenant au business plan du partenaire local (partie financière);
-Appuyer et renforcer le comptable du partenaire local;
-Analyser et contribuer à l’amélioration des outils de suivi comptables et financiers du partenaire local.

POSITION DANS L’ORGANIGRAMME ET MODALITES DE TRAVAIL

Le RAF exerce ses fonctions :

-Sous la supervision directe du directeur du partenaire local;
-En lien fonctionnel avec le Chargé de Gestion de l’ONG française;
-En interaction avec les autres forces vives des projets (Chef de projet et Responsable de Projet).

Le/La Responsable Administratif et Financier est le/la responsable hiérarchique de l’équipe de comptabilité du partenaire local,
composée actuellement d’un comptable.

Il/elle sera amené(e) à participer aux travaux collectifs de l’équipe concernant la définition de la stratégie, des méthodes de mise en
œuvre des projets, le suivi-évaluation et d’adaptation progressive de la démarche au contexte.

PROFIL REQUIS ET CONDITION D’EGEBILITE

-Diplôme universitaire Bac +4/ 5 en gestion/comptabilité et/ou administration;
-Minimum 5 années d’expérience en ONG sur un poste similaire;
-Parfaite maitrise de l’outil informatique et du pack office (Excel, Word);
-Français courant (écrit, parlé).

ATOUTS ET QUALITES

-Capacité à travailler sous pression;
-Grande Autonomie ;
-Rigueur;
-Capacité à prioriser ses tâches ;
-Parfaite capacité d’analyse et d’utilisation des outils de suivi financier;
-Appétence pour le renforcement de compétences.

CONDITIONS D’EXERCICE

Le poste de RAF est basé à Lomé. La fonction demandera principalement une présence dans la capitale mais des déplacements
pourront être nécessaires en fonction des besoins lié(s) auxprojet-s).

Le salaire est défini selon la grille du projet et l’expérience.

Le RAF suivra les modes de fonctionnement, les principes et les valeurs partagées par les deux ONG.
Il s’agit d’un poste salarié à temps plein. Les horaires de travail sont conformes à ceux en vigueur au Togo. Du fait des contraintes du
programme et des responsabilités du poste, il est demandé une certaine souplesse quant aux horaires et jours de travail. Il est
important de signaler que les horaires peuvent être modifiés pour répondre à des exigences des activités de terrain.

CONTACT

Merci d’adresser uniquement CV + lettre de motivation avant le 31 juillet 2019 simultanément aux deux adresses suivantes
[email protected] et [email protected] en indiquant en objet du mail la référence « RAF AFRICOMPOST 2 LOME ».

Le CV ou la lettre de motivation devront obligatoirement contenir 3 références qui pourront être contactées par l’employeur si besoin.
Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.