Un salarié prépare un courriel avec une IA ; un autre lui transmet un document client. Utiliser le même assistant ne signifie pas que ces deux tâches présentent les mêmes risques. Pour une TPE en France, une règle utile précise les informations admises, les usages autorisés et la personne qui vérifiera le résultat.
Ce guide propose une fiche de travail à adapter à votre activité. Il ne constitue ni une charte juridiquement prête à signer, ni une garantie de conformité. Les sources officielles ont été consultées le 30 octobre 2026 ; aucun outil ni dispositif d’entreprise n’a été testé pour cet article.
Sommaire5 parties
Partir des pratiques de l’équipe
La fiche France Num du 16 septembre 2026 conseille d’intégrer les usages de l’IA à la charte informatique existante lorsque cela convient, plutôt que de créer systématiquement un document séparé. Elle rappelle qu’un texte ne remplace pas la formation, les sauvegardes et les mesures techniques.
Commencez par trois situations réelles, décrites sans données confidentielles : rédiger une présentation publique, préparer une réponse client, résumer une procédure interne. Pour chacune, notez l’outil et le compte employés, les informations transmises et le destinataire du résultat. Une règle difficile à appliquer mérite d’être discutée.
Écrire une autorisation pour un usage précis
La CNIL recommande des politiques ou chartes internes distinguant les utilisations permises et interdites. Le cadre dépend notamment des données et du mode de déploiement. Son conseil pour un service grand public : ne pas partager d’informations confidentielles, notamment les données personnelles ou stratégiques de l’organisation.
Notre proposition : remplacez « cet outil est approuvé » par une fiche indiquant service, offre, compte professionnel, tâche autorisée et documents exclus. Inscrivez séparément les connexions demandées à une messagerie ou à un espace partagé, pour les examiner avant de les autoriser.
Une grille à compléter ensemble
La grille suivante est une proposition éditoriale DoingBuzz. Ses décisions sont à définir par l’entreprise avec les personnes compétentes ; elles ne sont pas des clauses obligatoires établies par les sources.
| Point | Décision à inscrire | Question à résoudre |
|---|---|---|
| Usage | Tâche et résultat attendu | Brouillon ou action vers un client ? |
| Données | Documents admis et exclus | Qui examine une exception ? |
| Validation | Responsable et contrôles | Qui vérifie faits, calculs, sources et destinataire ? |
| Incident | Contact interne et éléments à signaler | Que faire après une transmission erronée ? |
| Révision | Date et changements déclencheurs | Nouvelle offre, fonction ou catégorie de données ? |
Exemple fictif : un devis reste à valider
Nora dirige un atelier fictif de quatre personnes. Elle autorise la reformulation d’une description déjà publique. L’assistant propose un texte sans recevoir de coordonnées client, de prix négocié ou de document contractuel. Une personne désignée compare le brouillon avec la fiche produit et corrige toute caractéristique inventée.
Pour préparer un devis personnalisé, l’équipe s’arrête : cet usage n’est pas couvert par la première autorisation. Elle prépare la liste des informations nécessaires, examine le service envisagé et désigne le responsable de l’envoi. Cette étape distingue qualité rédactionnelle et pouvoir d’engager l’entreprise. L’exemple ne décrit aucun atelier réel.
Faire vivre les règles
La CNIL recommande un regard critique sur les sorties, notamment leur exactitude, les reprises d’œuvres et les biais. Une réponse élégante ne dispense pas de retrouver la source et de vérifier ce qui sera communiqué.
Dans sa fiche sur le cadre des utilisateurs, elle conseille aussi de tenir compte des pratiques réelles et d’accompagner les équipes. Les modalités juridiques d’adoption, de contrôle ou de sanction demandent un examen adapté : recopier un modèle ne suffit pas.
Le guide de l’ANSSI sur la sécurité des systèmes d’IA générative traite l’architecture et son cycle de vie ; il ne couvre pas à lui seul la vie privée ni la qualité métier des résultats. Pour choisir l’outil avant l’abonnement, notre grille d’essai pour les TPE répond à une question complémentaire.
Photographie d’illustration d’archive : ordinateur sur un bureau, 19 février 2016, Radek Grzybowski / Wikimedia Commons, CC0 1.0. Redimensionnement et recompression. Cette scène ne représente ni l’atelier fictif ni l’interface d’un assistant IA.
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