Full vacancy title: Chargé(e) principal(e) des achats

Location: Abidjan, Côte

Closing Date: 20-déc-2023

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement, qui promeut la croissance économique et le progrès social à travers le continent. Elle compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Pour mieux se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2023-2032) et réaliser un plus grand impact sur le développement, la Banque a identifié Cinq domaines majeurs (High 5) dans lesquels elle entend intensifier ses interventions pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique, à savoir l’énergie, l’agro‑industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

LE COMPLEXE :

La Vice-présidence chargée de la technologie et des services institutionnels (TCVP) est responsable de la conception, de l’élaboration et de la fourniture de services institutionnels et de solutions de technologies de l’information efficaces et centrés sur les besoins des clients, afin de garantir une efficacité globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe joue le rôle de chef de file dans la formulation et la mise en œuvre des stratégies, des politiques, des mécanismes de contrôle et des approches de la Banque en ce qui concerne les systèmes des technologies de l’information, les applications logicielles ainsi que les systèmes de cybersécurité, de soutien et d’infrastructure des technologies de l’information. Le Complexe est également responsable de la gestion des biens immobiliers de la Banque, des achats institutionnels, des services linguistiques et de la continuité des activités.

DÉPARTEMENT/DIVISION :

Le Département chargé de la gestion immobilière, des services généraux et des achats a essentiellement pour mission de superviser la passation des marchés de biens, de travaux, de services et de biens immobiliers d’une part, et de gérer les actifs de la Banque ainsi que les services institutionnels (voyages pour le compte de l’institution, logistique, services de restauration et de courrier, parc automobile), d’autre part. À cette fin, le Département formule et applique non seulement les politiques et règles en matière de passation de marchés, mais également les directives relatives à la gestion des installations et des services immobiliers. Il élabore également les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque et en assume les fonctions connexes. Le Département est aussi responsable de la gestion des immobilisations de la Banque. Le Département chargé de la gestion immobilière, des services généraux et des achats comprend trois divisions : i) la Division Exploitation et entretien ; ii) la Division Achats institutionnels ; et iii) la Division Services de soutien.

POSTE :

Le/la chargé(e) principal(e) des achats a pour objectif général de planifier, mettre en place et gérer tous les achats et contrats de biens, de services, d’immobilier et de travaux, y compris l’achat de divers services et produits ; il/elle est également chargé(e) de superviser et de gérer les activités d’achat menées dans le cadre du portefeuille des équipes.

Le/la titulaire du poste exécute, examine et approuve l’achat des biens et services conformément à la délégation d’autorité, élabore la stratégie d’achat et mène les initiatives d’achat pour s’assurer que les activités d’achat évoluent en conformité avec les exigences de la Banque. Il/elle effectue également une étude de marché pour se tenir au fait des derniers développements du marché et assure la gestion des relations avec les fournisseurs.

PRINCIPALES FONCTIONS :

Sous la supervision et la direction générales du chef de division, le/la chargé(e) des achats principal(e) assume les fonctions suivantes :

Mettre en œuvre les stratégies d’achat et de passation de marchés pour la réalisation et l’amélioration du processus global d’achat (en particulier concernant la satisfaction des clients, les plans d’achat réalisables, les estimations de coûts et les termes de référence).

Coordonner le travail d’un groupe fonctionnel en charge d’un portefeuille d’achat spécifique (exemple, la direction des travaux et des installations, les services d’appui ou les technologies de l’information et de la communication).

Prendre les décisions pour les acquisitions complexes de plus de 10 000 UC jusqu’à 150 000 UC. Exécuter et fournir des conseils sur les problèmes d’achat de plus de 150 000 UC.

Concevoir des solutions innovantes pour les offres complexes de marchés importants et/ou de grande visibilité, tels que les accords-cadres et les accords à long terme.

Évaluer les besoins des clients, en examinant le programme de travail, en identifiant des fournisseurs potentiels et en déterminant également les méthodes et stratégies d’achat appropriées.

Interpréter les données à partir de diverses sources internes et externes pour mener des analyses du marché d’approvisionnement et des analyses financières sur les fournisseurs, ainsi que des analyses de coûts et de prix.

Fournir des conseils aux unités requérantes et aux entités bénéficiaires sur l’éventail complet des questions d’achat, en fournissant un soutien et une orientation à tous les stades du cycle d’achat.

Assurer et gérer les acquisitions d’immobilier, de travaux, de biens et services conformément aux règles et règlements d’achat de la Banque, en analysant et en exécutant tous les cas d’achat liés aux demandes d’achat dans le système ERP (SAP) de la Banque, et assurer la liaison avec les départements techniques, le cas échéant, pour fournir les termes de référence ou les spécifications techniques appropriés qui pourraient être requis afin de les inclure dans la demande de prix ou la demande de propositions ou les appels d’offres.

Identifier des sources d’approvisionnement fiables en définissant les méthodes d’acquisition appropriées, en préparant les sollicitations (demande de prix, demande de propositions, appel à manifestation d’intérêt et avis d’appel d’offres).

Établir des échéanciers réalistes pour satisfaire les besoins des clients en matière d’achat, en activant ainsi le processus, et collaborer étroitement et directement avec les divisions utilisatrices pour mener à bien et conclure des opérations d’achat.

Préparer les avis d’appel, les distribuer et en assurer une large diffusion dans les journaux locaux et sur les sites Web approuvés.

Appliquer et suivre les calendriers de présentation des offres et répondre aux demandes formulées par des prestataires de service et des clients sur des questions liées aux acquisitions.

Diriger et mettre en place des comités d’évaluation en vue d’analyser les offres reçues de soumissionnaires, préparer et soumettre des recommandations aux ordonnateurs de la Banque ou au Comité chargé des achats ; et prodiguer des conseils au chef d’équipe sur toutes les questions liées aux achats.

Gérer et conduire tous les aspects des appels d’offres/propositions relatifs à l’organisation de réunions préparatoires aux appels d’offres, à l’ouverture des offres et aux réunions d’information consécutives aux appels d’offres et conseiller également les soumissionnaires mécontents pour le règlement des différends.

Participer aux négociations avec les utilisateurs finaux et les entrepreneurs, signer des bons d’achat jusqu’au plafond autorisé et, dans les cas où le montant dépasse le pouvoir de signature autorisé, préparer les dossiers à soumettre aux ordonnateurs des dépenses pour examen et approbation subséquente par le responsable autorisé.

Analyser les offres reçues des soumissionnaires, constituer des comités d’évaluation technique, préparer et soumettre les recommandations reçues de ces comités au Comité chargé des achats de la Banque pour obtenir les approbations ou les recommandations appropriées.

Assurer une contribution technique à la planification, à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies pour l’achat d’immobilier, de travaux, de biens et de services pour le Groupe de la Banque ; cela implique une évaluation des besoins des utilisateurs combinée à la modélisation des tendances sur une période d’analyse de la performance des fournisseurs.

Conduire et superviser les activités d’achats institutionnels dans les bureaux extérieurs de la Banque et organiser les plans d’acquisition pour chaque processus d’achat par ordre de priorité.

Assurer la liaison avec le département des services juridiques sur l’interprétation des règles et règlements de la Banque en cas d’ambiguïté.

Exercer l’autorité finale et décisive pour les achats qui entrent dans le cadre de l’autorité du/de la titulaire, en tenant compte des amendements apportés de temps à autre dans la Matrice de la délégation de pouvoirs.

Recommander des amendements et prolongations de contrats et prodiguer des conseils aux parties concernées sur les droits et obligations contractuels.

Résoudre les questions d’achat complexes telles que : les litiges portant sur des montants importants, l’interprétation des règles et directives pour des cas non prévus dans les manuels existants.

Préparer les dossiers d’appel d’offres types, les lettres de communication, les rapports, les statistiques et les prévisions qui pourraient être requis en vue d’une prise de décisions :

En tant que chef d’équipe de son groupe fonctionnel et dans le cadre du portefeuille d’achat spécifique, initier et superviser la préparation du Plan  Annuel dzs Acquisitionset en superviser la mise en œuvre.

Réaliser des études de marché pour établir des références par rapport aux processus et pratiques actuels et appliquer des solutions innovantes pour pallier les faiblesses mises en évidence.

Évaluer les plaintes afin d’en assurer la validité et la justification et assurer le suivi de leur résolution.

Développer la documentation standard relative aux achats conformément aux règles et règlements de la Banque.

Elaborer des rapports sur l’état d’avancement des activités des acquisitions, en se basant sur les orientations de la Direction ; faire remonter les problèmes à la hiérarchie, le cas échéant.

Préparer les notes d’orientation sur les questions des acquisitions institutionnelles.

Conduire l’évaluation de la performance des fournisseurs et informer les fournisseurs.

Conduire l’analyse des données et élaborer des notes conceptuelles, des plans d’exécution, y compris des présentations aux clients, et contribuer à toute tâche nécessaire à l’approbation des projets.

Nouer de solides relations avec les clients internes et externes, les autres unités et les partenaires au développement sur les questions opérationnelles et le dialogue de politique.

CRITÈRES DE SÉLECTION (compétences, expérience, connaissances) :

Être titulaire d’au moins un Master 2en Passation des Marchés Publics et en Gestion des contrats, , gestion des Projets, économie, droit, ingénierie ou de toute autre qualification connexe ; une qualification dans le domaine des Marchés Publics, une formation spécialisée dans la gestion des Acquisitions Institutionnelles, la Passation des Marchés Publics ou la Gestion des Contrats sera un avantage supplémentaire.

Justifier d’une expérience pertinente d’au moins six (6) années dans la Passation de marchés, dont au moins trois (3) années d’expérience de supervision à la tête d’une équipe.

Faire montre d’une capacité à utiliser la connaissance des tendances du marché pour prendre des décisions efficaces.

Faire montre d’une connaissance et de compétences professionnelles avérées, d’une capacité à anticiper et à gérer les risques et d’une aptitude à appliquer les principes de base en vue de réduire le risque pesant sur les prestations attendues de la Banque.

Démontrer les connaissances techniques requises pour le poste.

Être capable de disséquer des informations complexes et de les regrouper en différentes composantes.

Avoir la capacité de comprendre, d’interpréter et d’appliquer les règles et procédures, ainsi que les principes de la passation des marchés publics de la Banque.

Pouvoir analyser les informations afin de développer une compréhension conceptuelle de la signification d’une série d’informations.

Maîtriser l’utilisation des logiciels courants MS Office (Word, Excel, PowerPoint). Une connaissance pratique des systèmes SAP serait un avantage.

Être capable de communiquer de manière efficace (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue.

CE POSTE BÉNÉFICIE DU STATUT INTERNATIONAL ET OUVRE DROIT AUX CONDITIONS D’EMPLOI Y AFFÉRENTES.

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