Consultant pour Archivage Etat Civil au Burkina Faso (Republication)

Job Number: 525389 | Vacancy Link

Locations: Africa: Burkina Faso

Work Type : Consultancy

Le système de l’état civil burkinabè est confronté à un problème de conservation et de préservation des documents. En effet, les documents d’état civil sont le plus souvent mal conservés, et l’on peut citer entre autres la perte résultant de leur ancienneté, des manipulations maladroites, d’un classement erroné. L’humidité, la sécheresse excessive, les rongeurs, les insectes et les catastrophes telles que les incendies ou les inondations les détériorent, voire les détruisent.

Au vu de l’importance des documents d’état civil et pour l’aider à améliorer son système d’archivage des documents de l’état civil, il est recherché, dans le cadre du Programme d’appui à la modernisation de l’état civil contribuant à la mise en œuvre de la Stratégie Nationale de l’État Civil (SNEC) révisée, financé par l’UE et l’UNICEF, un consultant, expert en système d’archivage des documents d’état civil ou dans d’autres domaines connexes.

Ce consultant aura pour principale responsabilité de diagnostiquer le système d’archivage existant et de proposer un système amélioré, plus efficace, moderne et permanent de gestion et d’archivage des documents d’état civil en tenant compte des dispositions de loi existantes et/ou à prendre en compte.

Les documents d’état civil sont des documents importants, qui accompagnent la vie d’un individu. C’est pourquoi une attention particulière doit être adressée à  ces documents parce que ce sont des documents permanents, à ne jamais détruire aussi anciens soient-ils.  Le système d’état civil burkinabè est confronté à  un problème de conservation et de préservation des documents. En effet, les documents d’état civil sont le plus souvent mal conservés, et on peut citer entre autres la perte résultant de leur ancienneté, des manipulations maladroites, de classement erroné.

II. OBJECTIFS

II. 1. Objectif général

L’objectif général est d’élaborer un manuel de conservation et d’archivage des documents de l’état civil.

II. 2. Objectifs spécifiques

De façon spécifique, il s’agit de :

– diagnostiquer le système d’archivage actuel de l’état civil en vue d’identifier ses forces et faiblesses ;

– proposer un système de gestion, de conservation et de préservation des documents de l’état civil plus efficace incluant la numérisation (scannage ou digitalisation) des archives existantes.

Le système proposé prendra en compte les avancées en la matière mentionnées ci-haut, avec un coût acceptable et pérenne pour l’État burkinabé et adapté à la réalité du pays en tenant compte du contexte de développement des TIC.

III. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Avant le début des travaux, le consultant devra élaborer une note de cadrage assortie d’un chronogramme de travail en conformité avec les TDR. Cette note doit faire l’objet de validation par le MATDC et l’UNICEF.

Les membres du comité de suivi mentionnés à la partie XII des présents devront être avisés au moins une semaine avant la tenue des différents consultations et ateliers et les documents qui seront examinés leur seront communiqués préalablement dans ce même délai.

Le processus nécessitera du consultant d’échanger avec plusieurs acteurs tels que :

– le MATDC/DGMEC,

– le Ministère de la Justice,

– les ministères en charge des affaires étrangères, de l’économie et des finances,

– des maires, officiers d’état civil et officiers d’état civil délégués,

– des membres de l’AMBF ou Associations des Maires du Burkina Faso,

– des responsables auprès des tribunaux en charge de la conservation et de l’archivage des registres de l’état civil,

– des ONG assurant l’accompagnement technique des communes,

– l’UNICEF et la Délégation de l’Union Européenne.

Le processus nécessitera aussi du consultant de visiter des archives de l’état civil au niveau de centres principaux d’état civil et au niveau de tribunaux. Le consultant s’assurera par ailleurs de prendre connaissance des numérisations d’actes déjà civils déjà effectuées.

IV. TACHES REQUISES DU CONSULTANT

De façon spécifique, le consultant devra, selon une démarche participative de concertation avec les acteurs de la chaîne de l’état civil :

– Procéder à un diagnostic du système d’actuel d’archivage de l’état civil à la lumière des besoins

de conservation, préservation, utilisation des archives et en tenant compte des dispositions de loi existantes et/ou à prendre en compte ;

– Identifier et tenir compte des bonnes pratiques et expériences réussies de pays à contextes similaires au niveau de la sous-région ;

– Proposer un dispositif de sécurisation et de conservation des documents d’état civil de la destruction par des catastrophes naturelles (les incendies, les inondations) ou des dommages causés par l’homme ;

– Proposer un système d’archivage en deux volets :

✓ volet 1 un système de conservation des documents en version papier dans les conditions optimales ;

✓ volet 2 : un système d’archivage moderne informatisé des documents d’état civil dans une perspective de diminution progressive du nombre d’archives en version papier. Ce système devra faciliter la recherche et la gestion informatiques dans une base de données et l’utilisation des documents selon les besoins ;

– Elaborer un manuel d’utilisateur du système de gestion proposé pour permettre aux acteurs de s’y référer en cas de besoin ;

– Procéder à une estimation des coûts de mise place du dispositif proposé et de sa gestion par les communes (y compris ceux associés à la formation des personnels) ;

– Soumettre l’ensemble des produits développés à la validation des différents acteurs concernés et prendre en compte les recommandations qui en sont issues dans les produits qui seront délivrés ;

– Fournir l’assistance technique durant la formation de formateurs qui sera organisée sur le dispositif proposé et sur son mode de gestion.

V. LIVRABLES ATTENDUS DE LA CONSULTATION

– Un rapport de diagnostic participatif du système d’archivage de l’état civil existant ;

– Un dispositif de sécurisation et de conservation des documents d’état civil de la destruction par des catastrophes naturelles (les incendies, les inondations) ou des dommages causés par l’homme ;

– Un système d’archivage en deux volets incluant :

✓ volet 1 :un système de conservation des documents en version papier dans des conditions optimales ;

✓ volet 2 : un système d’archivage moderne informatisé des documents d’état civil avec une perspective de diminution progressive du nombre d’archives en version papier. Ce  système devra faciliter la recherche et la gestion informatiques dans une base de données et l’utilisation des documents selon les besoins ;

– Un manuel d’utilisateur du système de gestion proposé permettant aux acteurs de s’y référer ;

– Une estimation des coûts de mise place du dispositif proposé et de sa gestion par les communes (y compris ceux associés à la formation des personnels) ;

– La tenue d’un atelier de formation de formateurs sur le dispositif proposé et sur son mode de gestion, et le rapport correspondant.

Il est noté que l’ensemble des livrables auront été soumis à la validation des différents acteurs

concernés et auront pris en en compte les recommandations qui en auront été issues.

VI. FORMAT DES RAPPORTS

Tous les rapports, notes et comptes-rendus élaborés par le consultant sont rédigés en langue française. Les documents à déposer sont en formats papier et en formats électroniques en Word, Excel ou Powerpoint.

How can you make a difference?

Ce consultant aura pour principale responsabilite de diagnostiquer le système d’archivage existant et de proposer un système amélioré, plus efficace, moderne et permanent de gestion et d’archivage des documents d’état civil en tenant compte des dispositions de loi existantes et/ou à  prendre en compte.

VII. PROFIL DU CONSULTANT

Le consultant doit :

✓ être titulaire d’un diplôme universitaire d’archiviste documentaliste, en conservation des

archives ou plus généralement dans le métier des archives;

✓ avoir au minimum cinq années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’archivage et la conservation de documents et avoir une expérience pratique dans l’élaboration et la production des systèmes d’archivage y compris l’utilisation des TIC dans ce domaine;

✓ Avoir une certaine connaissance des systèmes d’archivage existants dans le domaine de l’état civil ;

✓ être expérimenté/e dans les approches participatives et inclusives ;

✓ être disponible pour effectuer le travail sur une période de quatre (4) mois ;

✓ avoir une bonne maîtrise du français écrit.

VIII. OFFRE TECHNIQUE ET FINANCIERE

VIII.1 Offre technique

Le consultant devra déposer un dossier technique comprenant :

– un descriptif sur la méthodologie de mise en oeuvre du travail proposé ainsi que sur l’organisation pratique des travaux ;

– un chronogramme de mise en oeuvre ;

– un Curriculum Vitae détaillé et le formulaire P11 du candidat seront annexés à la proposition ;

– des éléments de preuve des capacités du consultant à exécuter une telle tâche ;

– des pièces administratives justifiant que le consultant est à jour vis-à-vis de l’administration.

VIII.2 Offre financière

Le consultant devra fournir une offre financière avec un budget estimatif des coûts du travail proposé.

IX. DUREE DE LA CONSULTATION

Le consultant retenu aura 60 jours ouvrables étalés sur quatre mois maximum, à partir de la date

de signature du contrat.

X. COUTS DE LA CONSULTATION

Les honoraires seront définis après analyse des offres techniques et financières.

XI. DISPOSITIONS PARTICULIERES

Deux (02) cadres de la DGMEC seront mis à contribution pour l’accompagnement technique du consultant tout le long des travaux.

XII. COORDINATION DE LA CONSULTATION

La coordination globale de la consultation sera assurée par la DGMEC et l’UNICEF.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Closing Date Sat Oct 05 2019 00:55:00 GMT+0100 (Afr. centrale Ouest)