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Une societé recrute 01 Spécialiste en finances et administration

Publié par La redaction

Une societé recrute 01 Spécialiste en finances et administration

Salaire/ mois
LocalisationDakar / Sénégal
Expiration31 Mai 2019
Description de l’offre

• Spécialiste en finances et administration Qualité H

Job ID 13-10593

Emplacement Sénégal-Dakar

Nombre de postes 1

Groupe / bureau

TEG (groupe d’excellence technique)

Département / Unité

TEGGEN – Groupe d’excellence technique

Projet / programme

A584 – MTaPS

Rapports à Directeur financier et administratif (Côte d’Ivoire)

Vue d’ensemble
Le spécialiste F & A fournira un appui financier, opérationnel et administratif dans le pays, selon les indications fournies. Le spécialiste des finances et de la relève des finances et de l’administration basée en Côte d’Ivoire, mais dispose d’un lien hiérarchique avec le directeur de projet dans le pays ou le conseiller technique, le cas échéant. This work travaillera en étroite collaboration avec le responsable régional des finances et de l’administration et son responsable des tâches essentielles du bureau, ainsi que des informations précises sur les transactions effectuées dans le système de gestion financière de MSH. Il / elle garantit l’exactitude et la rapidité des dépôts et des paiements, éventuellement réalisable à un certain niveau de rapprochement des comptes mensuels. Le spécialiste F &

The spécialiste F & A veillera to bon operation of financial operations, and, of administrative and office office, and out to systems, tools, and services of management of office; la comptabilité, les rapports financiers et la gestion budgétaire; la logistique de formation et de planification d’ateliers; la sécurité; approvisionnement de services et de biens d’une manière conforme; la gestion des besoins en matière de gestion de flotte; et le soutien lors des voyages internationaux et nationaux.

Il / elle s’assure que la gestion administrative et le soutien du programme sont conformes à la politique MSH, aux procédures standard MSH, aux investisseurs et aux bonnes pratiques commerciales. Il faudra accomplir des tâches en maintenant un niveau élevé de qualité. Il / elle contribue à atteindre les objectifs du projet. Il comprendra le domaine de la révision des demandes d’achat, des conseils pour le budget des événements, du calcul de l’indemnité journalière, de la tenue des dossiers, de l’organisation des ateliers, des formations, de séminaires, à l’intérieur et à l’extérieur du bureau avec les homologues et les parties prenantes sur les activités du projet.

This is it the self-supporting-in-the-social-event-the-event-a-besoin-du-projet-,-,-,-,-,-,-,-,-,-,-,-, respectez-le-vous-même et en coordination avec l’équipe du programme.

Responsabilités Spécifiques

Administration du système de gestion financière (10%)
• S’assurer que la piste de vérification complète est respectée et que les documents physiques requis sont joints au système de gestion financière.
• Veiller à ce que les factures soient versées, les paiements, les dépôts et les journaux sont facilement mémorisés dans les modules attribués par MSH.

Gestion de la trésorerie (10%)
• S’assurer de conserver un fichier pour chaque compte bancaire du bureau MSH. Cela inclut l’envoi, la modification, les ajouts et retraits de signatures, et les détails de la fermeture de la banque. Ce fichier doit être conservé dans un tiroir sécurisé ou verrouillable.
• Travailler en étroite collaboration avec le responsable des finances et de l’administration pour fournir le soutien administratif nécessaire à la coordination de la documentation entre la banque et MSH. Cela inclut un soutien à la trésorerie de MSH lors de la soumission de documents à la banque.
• Aider the Director Folder A & General Request to Change to Request to Request to Request to Request for Legal Request for Daily Examination and Approbation to the Director of Financial and Financial Analyst. MSH.
• S’assurer que les détails sont ceux qui sont saisis en temps voulu et les paiements en banque en ligne.
• Préparer / rassembler la documentation précise et complète sur l’argent mobile aux membres du personnel, aux participants et aux bénéficiaires pour approbation.
• Travailler avec le comptable principal (basé en Côte d’Ivoire) chargé de rapprochements bancaires pour tous les comptes bancaires avec le compte MSH où le titulaire du poste dispose d’un autre membre du personnel dans chargée de l ‘enregistrement des transactions, afin qu’il puisse effectuer le rapprochement bancaire. Dans tous les cas, la séparation doit être respectée, c’est-à-dire que les opérations d’enregistrement des membres du personnel n’effectuent pas plus le rapprochement bancaire.
• Maintenir le minimum de petite caisse au bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine.

Responsabilités en matière de comptabilité financière et de période de clôture (15%)
• Soutenir les processus de clôture mensuels et annuels de la comptabilité financière MSH.
• Respecter les échéances détaillées du calendrier des rapports approuvés par les finances et la gestion régionale du siège.
• Aider le directeur des finances et de l’administration à exécuter les procédures de fin de mois conformément à la liste de contrôle de MSH Close.
• Effectuer un certain nombre de rapprochements de bilan si nécessaire. S’assurer que les comptes clients et les fournisseurs sont bien contrôlés.
• Conformité aux normes US GAAP, FRS et de comptabilité analytique.

Assistance aux auditeurs internes et externes (5%)
• Identifier and soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d’audit soit claire.

Assistance aux rapports financiers (5%)
• Assurer la comptabilisation précise et souhaitée des dépenses dans le système de gestion financière MSH afin de vous fournir le bilan des derniers résultats de la dépense.
• Participant à la préparation des budgets de projet, estimer ont besoin de liquidités à venir en collaboration avec l’équipe du programme, et à préparer des dépenses et à comptabiliser, le cas échéant.

Vérifier la conformité aux règles et règlements (5%)
• Rester au courant des règles et des règlements des donateurs et de MSH.
• S’assurer que la législation et la réglementation en vigueur sont respectées, y compris le versement de temps de restitution obligatoire.

Assistance administrative et financière (25%)
• Recevoir et examiner les demandes d’avance approuvées, les factures, les demandes de remboursement des frais de déplacement, les demandes de rapprochement des avances et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que la documentation soit complète ou complète. .
• S’assurez-vous que le personnel et les fournisseurs soient payés en temps voulu, normalement, en jours de paie hebdomadaire.
• S’assurer que les responsabilités sur le système financier sont apurées en temps voulu et que tout remboursement en souffrance est effectué au cours de la même période comptable avec la responsabilité.
• Soutenir les activités du projet en garantissant le paiement rapide des participants et des fournisseurs, facilement, des options de banque en ligne.
• Travailler en étroite collaboration avec le partenaire régional des ressources humaines et des entreprises de paie locales pour préparer, mettre à jour, et vérifier l’exactitude de la paie et des avantages avant leur approbation par le responsable régional des finances et de l’administration .
• Travailler avec le partenaire régional de RH pour examiner les prestations d’assurance du personnel, c’est-à-dire les assurances santé et vie, en respectant les exigences et les règles relatives à l’éligibilité des personnes à charge.
• The Account Manager of the Regional Sales Manager for the Chief Executive Officer, Lancez-le-to-the-Buy-on-the-Customer-Sales via le suivi des engagements du personnel. les informations sont à jour.
• Supervision du traitement de la documentation nécessaire pour les certificats d’exonération de TVA pour les achats avec les fonds des donateurs, selon le cas, en passant par les contrôles de qualité et les documents archivés. .
• Superviser les paiements en temps voulu de toutes les obligations fiscales MSH, ainsi que les exigences locales en matière de rapports fiscaux trimestriels / annuels.

Soutien administratif au bureau (5%)
• S’assurer que les installations et les services au bureau sont entretenu et fonctionnel; assurer la propreté des bureaux et de ses locaux de manière efficace et efficace; superviser la gestion des stocks; for the maintenance of the stock stock and s’assurer que le matériel est en stock.
• Gérer le registre de gestion des stocks et établir des comptes biannuels des stocks physiques en assurant un rapprochement complet du registre et de la position physique.
• MSH, configurez-le et mettez-vous en ordre de marche en conformité avec les procédures standard de mappage des dossiers électroniques de MSH pour les dossiers financiers, des opérations et de l’administration. On the digitals files to paper.

Soutien à l’approvisionnement (5%)
• En collaboration avec l’équipe en Côte d’Ivoire, gérez les achats de bureaux extérieurs le cas échéant; recevoir des demandes d’achat pour les achats de biens et services; suivre toutes les demandes d’achat; identifier des sources, collecter les devis in the country with share with ivory office qui se sont produits et négociables avec les fournisseurs et émettra les bons de commande.

Soutien avec la gestion de flotte (5%)
• Superviseur et assureur de l’engagement du service de transport pour les arrangements de voyage dans le pays des membres du personnel, des visiteurs, et des consultants, est conforme à la politique et aux procédures de MSH en matière de localisation de véhicules; et créer et surveiller le journal de bord des véhicules loués.

Assistance avec les voyages et la logistique (5%)
• Organisateur des billets d’avion nationaux et internationaux; fournir un soutien pour le traitement des visas; fournir des réservations de transport et d’hébergement; préparer les lettres d’invitation pour le personnel national et international et pour les services d’assistance technique à court terme (STTA), les consultants locaux, et le traitement des autorisations requises pour les voyages internationaux.

Général (5%)
• Travailler avec le collaborateur de projet au siège MSH pour le support administratif et logistique à tous les consultants à court terme, en assurant la liaison entre MSH et le siège social pour les questions administratives et financières.
• Assurer la soumission précise et précise des rapports administratifs requis et de toute autre information, si possible, aux directeurs de projet, aux agents de direction.
• This product is not to a call of a job of a job, as a job of a job, as a job of a job, as a call of a work, to dialog to security, it Informer les visiteurs au sujet de la sécurité.
• Aider le partenaire régional des ressources humaines à faciliter le processus d’évaluation annuel des performances et à répondre aux autres besoins en ressources humaines.
• Toute autre tâche assignée par la direction et requise par le poste.

Qualifications et Expérience

Éducation:

Nécessaire:
• Baccalauréat en comptabilité, administration des affaires, ou un domaine similaire

Préférée:
• Maîtrise en administration des affaires ou en comptabilité

Expérience:

Nécessaire:
• moins cinq (5) années d’expérience dans un poste indépendant d’administration de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancés.

Préférée:
• Expérience de travail avec les projets et les donateurs.

Connaissances et Capacités:
• Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales.
• Maîtrise Microsoft Excel, niveau de préférence avancé.
• Maîtrise des systèmes de comptabilité financière tels que QuickBooks, PeopleSoft, SAP, Agresso, etc. (et modules tels que GL, Comptes fournisseurs et approvisionnement).
• Expérience de l’organisation d’ateliers et de cours de formation.
• Standards of reportings (standard).
• Maîtrise du français et maîtrise de l’anglais requis
• Excellentes aptitudes à la communication.

Compétences:
• Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches, et à respecter les délais.

Exigences Physiques:
• Conditions de voyage, utilisation du clavier, utilisation des tiroirs, levage des papiers <10lbs., ETC.
• SVP faire les modifications appropriées, c.-à-d. le pourcentage de voyages, etc.

Informations d’arrière-plan
Management Sciences for Health (MSH), organisation mondiale à but non lucratif dédiée à la santé, utilise des approches éprouvées développées au cours des 40 dernières années pour aider les dirigeants, les responsables de la santé et les communautés des pays en développement à renforcer leurs systèmes de santé et à avoir un impact plus important sur la santé. Nous travaillons pour sauver des vies en comblant le fossé entre la connaissance et l’action en santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 150 pays avec les décideurs, les professionnels de la santé et les consommateurs de soins de santé pour améliorer la qualité, la disponibilité et le caractère abordable des services de santé. En travaillant avec les gouvernements, les donateurs, les organisations non gouvernementales, le secteur privé et les agences de santé, MSH répond aux problèmes de santé prioritaires tels que le VIH et le sida; tuberculose; paludisme; santé maternelle, néonatale et infantile; planification familiale et santé génésique; et les maladies chroniques non transmissibles telles que le cancer, le diabète et les maladies pulmonaires et cardiaques. En renforçant ses capacités, en investissant dans l’innovation des systèmes de santé, en renforçant la base de données probantes et en plaidant pour une politique de santé publique saine, MSH s’est engagée à faire une différence durable en matière de santé mondiale.

Déclaration de l’EEO
Management Sciences for Health est un employeur offrant l’égalité des chances qui offre un emploi sans distinction de race, de couleur, de religion, de genre, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’âge, de nationalité, de citoyenneté, de handicap physique ou mental ou de statut de vétéran.

Rapports à
Directeur financier et administratif (Côte d’Ivoire)

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