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Une société de la place recherche Une (01) Assistante de Direction



Une société de la place recherche Une (01) Assistante de Direction dans le cadre de ses activités.

 

Assistante de Direction (F).

Titre : Assistante de Direction Poste disponible : Un (01)

Catégorie Professionnelle : Agent de Maitrise Département : Direction Générale (Bureau d’Ordre)

Supérieurs hiérarchiques : DG, DAF

Rémunération : A négocier en fonction de l’expérience et selon la grille de l’Entreprise Type de contrat : CDD renouvelable après une période d’essai concluante Disponibilité : 31 Octobre 2019 Secteur d’activités : BTP

Projet : Réhabilitation de la RN2 Togokomé-Aného (20 Km)

Lieu d’affectation du poste : Lomé Missions du Poste

Les missions de (’Assistante de Direction sont les suivantes :

-exécuter des actes administratifs et de gestion courante ;

-recueillir, traiter et faciliter la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale et des Services.

Activités Principales

Sous l’autorité du Directeur Général et du Directeur Administratif et Financier, Assistante de Direction a pour tâches principales :

-Gérer l’ordre du jour, le planning, les courriers et l’agenda de son supérieur ;

-Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;

-Séparer les contacts et les informations secondaires et essentielles ;

-Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;

-Assurer les prises de rendez-vous ;

-Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers ;

-Préparer, contrôler et fournir les documents nécessaires à la mission du dirigeant ;

-Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports, comptes rendus,…), les reproduire et les diffuser ;

-Suivre la circulation des parapheurs ;

-Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative ; -Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur ;

-Classer et pré-archiver les documents ;

-Alimenter des tableaux de bord et faire des extractions dans le système d’information administrative.

Relations de travail

Internes : Interagit avec le tout le staff de la Direction Générale (Siège) et de la Direction de Projet (Chantier).

Externes : Interagit avec les parties prenantes (Ministères, Directions, Banques, et autres Institutions)

ordre de la Direction

Générale.

Résultats attendus

-Bonne gestion des agendas de la Direction Générale (Siège) ;

-Bonne organisation des missions du Dirigeant ;

-Bonne gestion des courriers physiques et électroniques ;

-Bon accueil et bonne image de SOROUBAT auprès de tout visiteur ;

-Bon suivi des documents administratifs et des échéances.

Profil requis Diplôme et expérience

-Etre titulaire d’un BAC+2 en Secrétariat de Direction, Assistance de Gestion ou tout autre diplôme équivalent :

-Avoir au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine ;

-Avoir une expérience dans les BTP serait un atout.

Connaissances

-Bonnes connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;

-Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, Powerpoint) ;

-Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;

-Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais ;

-Expérience avec les projets financés par les bailleurs de fonds serait un atout.

Qualités et Compétences

-Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;

-Accueil, discrétion, écoute et très bon sens relationnel ;

-Sens d’organisation, d’autonomie de travail et de priorités ;

-Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;

-Savoir gérer les activités dans un calendrier ;

-Capacité à prendre des initiatives ;

-Capacité à s’adapter aux changements et à faire face aux situations d’urgence ;

-Adhésion aux valeurs de l’Entreprise : Honnêteté, Crédibilité, Dévouement, Travail, Appartenance.

-un CV actualisé et détaillé ;

-deux (02) photos d’identité récentes ;

-un casier judiciaire de moins de trois (03) mois ;

-copies des diplômes ou attestations prouvant le niveau académique ; -copies des attestations / certificats de travail ;

-copie légalisée de l’acte de naissance ;

-copie du certificat de nationalité ;

-copie de la carte nationale d’identité ;

-copie de la carte d’assuré CNSS s’il y en a ;

-copie d’un relevé d’identité bancaire ;

-03 contacts des personnes ressources avec leurs fonctions.

Contenu du dossier de candidature

Les dossiers de candidature doivent comporter :

-Une lettre de motivation de deux (02) pages au plus ;

-Un curriculum vitae de deux (02) pages au plus ;

-Une copie légalisée du dernier diplôme d’étude ou son équivalent ;

-Un extrait du casier judiciaire datant de moins de trois (03) mois ;

-Les copies des différents diplômes et attestations ;

-Une copie du permis de conduire catégorie A ;

-Les attestations d’emplois antérieurs.

Informations complémentaires

-Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s après examen des dossiers seront contacté(e)s pour la suite du processus;

-Les postulant(e)s sont dans l’obligation de se conformer à la politique de protection de l’ONG CREUSET TOGO;

-CREUSET TOGO s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toute forme de violences à l’embauche;

-CREUSET TOGO est attaché au principe de la diversité. Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Date de dépôt des dossiers

Les dossiers de candidatures seront adressés au Directeur Exécutif de CREUSET TOGO et déposés au secrétariat de l’ONG sis au quartier Komah 2 à Sokodé côté Ouest de l’ITC Assomption au plus tard le 29 octobre 2019 à 12h00 sous plis fermé avec mention :

« Candidature au poste du/ de la comptable du projet « Projet d’Appui aux Structures de Protection des Enfants Vulnérables au Togo/PASPEV- Togo »

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