Une organisation recrute un (01) un adjoint administratif

Sous la supervision et la direction de l’administrateur en Libye, l’associé administratif est chargé d’exécuter une grande variété de tâches administratives procédurales et spécialisées pour la section respective nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratives de l’UNICEF.

Le poste étant basé en Tunisie, l’adjoint administratif représente le superviseur dans l’initiation, le suivi et la résolution des problèmes relatifs aux demandes administratives. Les contacts externes incluent des homologues dans des organisations internationales, des institutions bilatérales et multilatérales et des gouvernements nationaux pour organiser des réunions, des ateliers et des conférences. Les communications impliquent l’échange d’informations à travers l’UNICEF aux niveaux les plus élevés et à l’extérieur avec les représentants des organes directeurs.

Approvisionnement

Facilite le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.

Tient à jour les listes de fournisseurs, les partenaires et les listes de consultants.

Communications et flux de travail

Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.

Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.

Communique des informations courantes et non courantes concernant le travail de l’équipe.

Calendrier/Réunions/Gestion de la correspondance

Événementiel/Logistique

Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec des animateurs, des traiteurs et des hôtes.

Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité.

Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.

Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet.

Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

Voyage

Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.

Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.

Extrait, saisit, maintient et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.

Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tient à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.

surveille la certification de voyage et fait rapport à l’équipe.

Traitement de facture

Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, par la suite, traitement dans VISION.

Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.

Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.

Fournitures/Équipement

Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.

Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.

Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Présence

Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…

Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.

Un minimum de 6 ans d’expérience pertinente dans le domaine administratif ou de bureau est requis.

La maîtrise de l’anglais et de l’arabe est indispensable.

Pour chaque enfant, vous démontrez…

Les valeurs fondamentales de l’UNICEF que sont la sollicitude, le respect, l’intégrité, la confiance, la responsabilité et la durabilité (CRITAS) sous-tendent tout ce que nous faisons et comment nous le faisons. Familiarisez-vous avec notre charte des valeurs : les valeurs de l’UNICEFLes compétences de l’UNICEF requises pour ce poste sont…

(1) Établit et entretient des partenariats (2) Démontre une conscience de soi et une conscience éthique (3) Volonté d’obtenir des résultats pour avoir un impact (4) Innove et adopte le changement (5) Gère l’ambiguïté et la complexité (6) Réfléchit et agit de manière stratégique (7) Travaille en collaboration avec les autres.

Au cours du processus de recrutement, nous testons les candidats en suivant le référentiel de compétences. Familiarisez-vous avec notre référentiel de compétences et ses différents niveaux : référentiel de compétences ici.

L’UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d’œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l’UNICEF s’engage à inclure tout le monde, indépendamment de sa race/ethnie, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous offrons une large gamme d’avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d’allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L’UNICEF encourage fortement l’utilisation d’arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’UNICEF, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L’UNICEF s’engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tous les candidats sélectionnés seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents, et devront adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.

Remarques:

L’engagement actif de l’UNICEF en faveur de la diversité et de l’inclusion est essentiel pour obtenir les meilleurs résultats pour les enfants. Pour ce poste, les candidats éligibles et appropriés sont encouragés à postuler.

Ce poste est ouvert aux candidatures internes et externes.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l’étape suivante du processus de sélection.

Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. La délivrance d’un visa par le pays hôte du lieu d’affectation, qui sera facilitée par l’UNICEF, est requise pour les postes IP. Les rendez-vous sont également soumis aux exigences de vaccination (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Date limite : 23 février 2023, heure normale de l’Afrique centrale occidentale

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