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Top RH recrute 01 Assistante Administrative

Top RH recrute 01 Assistante Administrative

Salaire / mois
Localisation Dakar / Sénégal
Type contrat CDD
Expiration 25 Aout 2019
Description de l’offre

Recrutement d’une Assistante Administrative.Volet logistique – Achat :

Demande d’Achat (DA)
Réceptionner les demandes d’Achats rédigés par le demandeur
Distribuer les DA à l’acheteur responsable de la catégorie d’équipement
Assurer le suivi nécessaire afin d’obtenir les validations de la DA conformément aux règles de validation décrites dans la procédure achat
Commande

Obtenir les validations des commandes conformément aux règles de validation décrites dans la procédure achat
Assurer le suivi de la bonne réception de l’Accusé de Réception (AR) de commande et relancer les fournisseurs si besoin
Transmettre une copie de la commande validée au demandeur, au logisticien, au magasinier en charge de réceptionner les biens ou la prestation et au service comptabilité
Facturation

Collecter l’ensemble des documents nécessaires à la bonne facturation des fournisseurs
Relance Fournisseurs

Relancer les Fournisseurs à la demande des acheteurs pour obtenir tout complément d’information nécessaire au bon déroulement du projet.
Tableau de bord Achat / Logistique

Renseigner ou vérifier/corriger le Tableau de Bord accessible en ligne sous SharePoint.
Etre responsable de la qualité des informations renseignées dans le Tableau de bord Achat / Logistique.
Secrétariat

– Imprimer, relier, expédier, classer et archiver…

Gestion et organisation des flux des collaborateurs

Assurer la réception des experts internationaux à leur arrivée à l’hôtel :
s’assurer auprès de l’hôtel de la répartition et de la disponibilité des chambres
garantir les réservations des chambres d’hôtels hors Dakar
Pendant le séjour des experts internationaux :
Réservation pour les repas et les collations
Garantir la planification en fonction des demandes
Assurer la relation avec l’hôtel d’un point de vue logistique : tables, chaises, prises de courant, prises informatiques, imprimantes, papier, …
Réservation d’hôtels, véhicules hors Dakar
Coordination avec l’assistante de la Business Unit pour la réservation de billets d’avions
Mettre en place un tableau de bord pour le suivi et les déplacements des experts internationaux sur le territoire sénégalais : lieu d’hébergements, modalités de déplacements, etc …
Renseigner et faire vivre le tableau de bord au quotidien
Etre responsable de la qualité des informations renseignées
Organiser les trajets entre aéroport et hôtel à Dakar d’une part, et entre hôtel de Dakar et aéroport d’autre part
Suivi comptable du séjour des experts internationaux
Comptabiliser le nombre de nuitées, de repas, de jours de location de véhicules, ….
Vérifier les tarifs appliqués, traiter les écarts par rapport aux accords conclus avec les hôtels
Collecter l’ensemble des documents nécessaires à la bonne facturation des fournisseurs

Coordonnées du recruteur pour cette offre

Pour postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à commercial@top-rh.com

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