L’institut français du Togo recrute un(e) Chargé(e) d’accueil

à compter du 25 janvier 2021

Missions du poste :

Sous l’autorité du directeur et du directeur délégué de l’Institut Français du Togo, ainsi que de celle du secrétaire général, le
(la) chargé(e) d’accueil est en charge des activités suivantes :

Assurer l’accueil physique et téléphonique du public :

-accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ;
-recevoir, filtrer, orienter les appels du standard téléphonique ;
-identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
-assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges…) ;
-assurer l’affichage optimum de l’espace accueil selon l’ensemble des événements de la journée et de la semaine ;
-participer à la promotion des différents services de l’institut ;
-actualiser et entretenir ses connaissances sur le contenu de la programmation et de la tarification ;
-diffuser l’information à l’ensemble des publics qui se présentent à l’espace ;
-relayer auprès des différents services les retours qualitatifs et les besoins des différents publics sur les activités, l’accueil et
la programmation;
-participer aux diverses missions liées au fonctionnement du service (courrier, archivages, classements, réassorts de
documents, affichage, signalétique…);
-assurer une surveillance de l’espace et alerte en cas d’incident / accident.

Assurer la tenue des encaissements de la régie de recettes de l’institut, il/elle doit :

-vérifier les moyens de paiement ;
-encaisser les recettes ;
-établir les reçus d’encaissement ;
-contrôler et remettre la caisse au régisseur de recettes ;
-documenter les écarts de caisse.

Assurer les inscriptions à la médiathèque, il/elle doit :

-enregistrer les inscriptions dans le logiciel PMB ;
-établir les cartes de la médiathèque et les remettre au public ;
-préparer et contrôler les documents mensuels comptables liés aux inscriptions.

Assurer la gestion de la billetterie lors des événements

-Gérer les réservations, encaisser et délivrer les billets ;
-Assurer la billetterie jusqu’à la fermeture du guichet lors des spectacles.

Profil recherché :

-Formation en gestion d’accueil et satisfaction clientèle ;
-Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’Internet ;
-Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;
-Savoir chercher une information et la mettre en application ;
-Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;
-Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) et de l’ewe ;
-Niveau BAC+ 2 minimum (accueil/secrétariat/bureautique).

Qualités requises :

-Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;
-Être de nature calme et souriante ;
-Être curieux des activités de l’institut, intérêt pour la culture ;
-Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;
-Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;
-Force de proposition (communication) ;
-Savoir gérer le stress et être réactif.
-Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités ;
-Esprit de synthèse et d’analyse ;
-Discrétion vis-à-vis des données qui pourront lui être confiées ;
-Bonne présentation.
-Ponctualité.

Conditions d’emploi :

-Poste basé au sein de l’institut ;
-Contrat à durée déterminée (1 an) ;
-Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du mardi au samedi ;
-Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
-Être résident au Togo.

Pour postuler :

Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/
carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par
voie électronique au plus tard le 31 décembre 2020, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :

[email protected];
[email protected]

A mentionner en objet du courriel : Recrutement CHARGÉ(E) D’ACCUEIL

Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.

NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.