Télétravail : 7 outils pour travailler à distance et rester productif

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J’écris cet article dans le but de vous présenter une sélection d’outils de télétravail gratuits.

Au moment où ces lignes sont écrites, le télétravail est imposé et subi pour beaucoup d’entre vous, suite au confinement et l’épidémie de coronavirus.

Malgré cet événement malheureux, le travail à domicile est un phénomène positif, qui a le vent en poupe ces dernières années.

Il demande néanmoins de sortir de sa zone de confort et une certaine adaptabilité.

L’avantage du télétravail ou travail à distance

Si beaucoup d’entreprises sont encore assez frileuses à ce sujet en France, le travail à domicile est une véritable tendance de fond aux États-Unis et dans le monde.

Grâce au développement des nouvelles technologies de l’information et des communications, il est désormais possible de travailler depuis chez soi très facilement !

Le télétravail présente de nombreux avantages , que vous soyez salarié ou freelance. Voyons-en 5 majeurs, ensemble :

Pour organiser et vivre au mieux son télétravail, il est important de suivre ces trois critères : 

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur le choix et l’utilisation des bons outils gratuits pour travailler à domicile.

Si vous souhaitez un article concernant les deux autres critères cités, n’hésitez pas à nous le dire en commentaire.

Quels types d’outils de télétravail choisir?

Il existe un grand nombre de solutions numériques pour travailler à distance.

A vrai dire, le marché des logiciels destiné au travail à distance est en pleine expansion, signe que le télétravail est dans l’air du temps.

Faire un choix dans cette jungle de logiciels et de produits est particulièrement difficile.

Les outils d’organisation vous serviront, comme leur nom l’indique, à organiser votre travail au mieux. Il peut parfois être difficile de se motiver et de cadrer son travail quand on est chez soi et ils vous seront alors très précieux.

Les outils de communication sont indispensables pour garder une communication constante avec vos collègues, vos managers ou vos salariés. Plus ils sont simples et performants, mieux ce sera pour tout le monde.

Les outils de travail en équipe permettent de simuler la vie de bureau. Ce sont des QG indispensables pour distribuer les tâches, planifier le travail, définir des deadlines et centraliser l’information.

Enfin, les outils de partage permettent d’avoir accès aux documents sensibles depuis partout. Quoi de plus embêtant que de passer de nombreuses minutes à chercher le document dont on a besoin pour avancer? Un bon outil de partage permet de gagner en efficacité.

Cet article traite des principaux outils à utiliser pour le télétravail, et mon choix s’est donc arrêté sur ces quatre types d’outils.

Evidemment, il existe un grand nombre d’autres outils très performants, mais il fallait faire un choix.

Notre sélection d’outils gratuits pour le travail à distance

Il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet et de vous présenter les outils que j’ai sélectionnés pour vous !

Slack, Outil de travail en équipe

Slack est le leader mondial de l’outil de gestion collaboratif. L’adopter permet de grandement améliorer ses conditions de télétravail.

Il existe d’autres outils qui ressemblent comme deux gouttes d’eau à Slack, comme Atolia par exemple (Pendant la période du confinement, la période d’essai gratuite de Atolia, passe d’un à trois mois).

Pourtant, Slack permet au moins deux avantages majeurs : 

• Une version 100% gratuite offrant les fonctionnalités principales indispensables.
• Une prise en main facile, rapide et efficace.
• Une technologie de sécurité de pointe pour les entreprises.

Slack est une plateforme complète qui sera votre QG lors de votre télétravail.

Elle facilite grandement le travail collaboratif en offrant des fonctionnalités comme : 

• 10000 messages consultables,
• Une messagerie instantanée,
• 10 applications intégrées,
• La mise en place l’organisation du travail de votre équipe,
• Des appels vidéos de très bonne qualité,
• La création de conversations et d’autorisations d’accès spécifiques à chaque utilisateur.

En plus, chacune de ces fonctionnalités est entièrement paramétrable et personnalisable.

De plus, Slack ne requiert aucun téléchargement : l’outil est entièrement accessible depuis votre navigateur. Slack propose enfin une application mobile gratuite et très efficace !

Ce centre d’information multisupport est un outil indispensable à avoir pour améliorer son travail hors du bureau !

Trello, Outil de travail en équipe

Continuons notre exploration des outils de travail en équipe en évoquant le célèbre Trello.

Contrairement à Atolia ou Slack, Trello est beaucoup moins complet mais beaucoup plus pointu dans son domaine.

Ainsi, il est possible d’organiser vos projets et de définir leur ordre de priorité de façon souple et enrichissante, en utilisant des éléments tels que:

1. Tableau kanban
2. Listes
3. Cartes à déplacer

L’idée de Trello est de permettre de savoir qui fait quoi d’un simple coup d’oeil. L’aspect graphique est particulièrement travaillé.

Trello permet d’organiser le travail de votre équipe de manière visuelle.

Grâce à cet outil, vous pourrez non seulement savoir de manière claire quelles sont vos tâches, mais vous allez également pouvoir connaître : 

• les tâches de vos collègues,
• le niveau de priorité de chaque tâche,
• l’ordre d’exécution,
• et les avancées de celles-ci

Précisons enfin que Trello dispose d’une version entièrement gratuite, ne nécessite aucun téléchargement (vous pouvez y accéder depuis votre navigateur), et qu’une application pour smartphone est téléchargeable pour avoir accès à votre interface depuis partout.

Trello est certes une solution moins complète, mais c’est une bonne alternative gratuite aux autres solutions payantes.

Grâce à Trello, vous allez pouvoir visualiser et collaborer beaucoup plus facilement avec vos collègues, tout en étant en télétravail !

Talky, Outil de communication

Maintenant que vous avez des espaces dédiés au télétravail pour tout organiser avec votre équipe, il est important de communiquer efficacement avec eux. Et quoi de mieux pour cela que les visioconférences?

Il est possible d’utiliser la fonctionnalité d’appel vidéo d’Atolia ou de Slack, mais cela n’est pas toujours possible.

Par exemple, si vous souhaitez inviter des personnes externes à votre réseau de travail, comment faire?

Talky est une solution idéale pour vos visio conférences en télétravail !

Pourquoi? Car il est d’une simplicité déconcertante.

Pour l’utiliser, il vous suffit de suivre ces trois étapes :

1. Cliquez sur le lien ci-dessus
2. Entrez le nom que vous voulez donner à votre visioconférence
3. Diffusez le lien et commencez à discuter

C’est aussi simple que ça !

Talky, contrairement à bon nombre d’outils d’appels vidéo (Skype, Whatsapp) :

Au-delà, la qualité commencera à se dégrader, comme d’ailleurs pour de nombreux logiciels d’appel vidéo.

Privilégiez la prise en main et la qualité de l’outil pour vos appels vidéos !

Toggl, Outil d’organisation

Passons maintenant à l’organisation de votre travail.

Quand on travaille depuis chez soi, les distractions ne manquent pas et la motivation a parfois du mal à se faire sentir.

Pourquoi utiliser Toggl et adopter la méthode Pomodoro?

Parlons tout d’abord de cette méthode.

La méthode Pomodoro consiste à diviser votre travail en petites tâches très précises.

Pour plus de détails, j’ai écrit ici un article dédié à la technique Pomodoro.

En vous fixant des petits objectifs clairs, vous allez avoir une meilleure vision d’ensemble de ce que vous avez à faire.

De plus, vous allez pouvoir fractionner votre travail, en alternant périodes de 25 à 30 minutes de concentration intensive et pauses bien méritées.

Le travail à domicile requiert une discipline de fer et une concentration maximale pour être performant. La technique Pomodoro vous aide à atteindre ces objectifs.

Ainsi, vous n’avez pas devant vous une montagne infranchissable mais une tâche simple à accomplir, qui requiert une concentration maximale pendant une demi-heure.

Au final, à la fin de la journée, vous aurez accompli un grand nombre de choses sans même vous en rendre compte.

Cette méthode a fait ses preuves pour augmenter la productivité en période de télétravail.

Parlons maintenant de Toggl. Cet outil entièrement gratuit et sans téléchargement permet de :

• Créer plusieurs projets
• Créer des tâches pour chacun de ces projets
• Minuter chaque action que vous allez faire
• Avoir une vision claire du temps que vous avez passé sur chaque tâche
• Éliminer les tâches parasites et superflues
• Augmenter votre motivation en prenant conscience de tout ce que vous êtes capables d’accomplir en une journée

Nous vous conseillons vivement d’adopter Toggl si vous avez besoin d’un cadre et d’une visibilité sur votre organisation journalière pendant vos périodes de télétravail.

La version payante permet même de chiffrer votre revenu horaire, de maximiser les tâches qui vous rapportent le plus d’argent et de mettre en place un suivi du minutage de vos équipes.

Station, Outil d’organisation

Station est une application à télécharger, entièrement gratuite et qui permet de réunir en un seul endroit, l’ensemble de vos applications.

En proposant une interface intuitive, Station vous propose de switcher facilement et d’un seul clic d’un outil à un autre.

L’outil est vraiment facile à prendre en main en plus d’être intuitif.

Quand on fait du télétravail, on a tendance à multiplier ses outils, que ce soit : 

• des outils de communication,
• d’organisation,
• de partage,
• vous utilisez probablement également des sites et outils pour vos loisirs (musique, vidéo),
• pour vos voyages d’affaires (uber, airbnb),
• pour vos réseaux sociaux (facebook, LinkedIn),
• ou encore pour vos e-mails (gmail, outlook).

En plus de vous faire gagner un temps considérable, Station vous permet d’avoir une tranquillité d’esprit unique !

Grâce à Station, vous allez pouvoir tout gérer sur une même plateforme !

Dropbox, Outil de partage

Dropbox est un outil entièrement gratuit à télécharger sur votre ordinateur, et qui vous permet de :

• Stocker vos fichiers,
• Les partager,
• Paramétrer l’accès à ces fichiers à différents utilisateurs.

Les outils de stockage et de partage de documents sont nombreux sur le marché (Google Drive, Microsoft Onedrive par exemple).

J’ai décidé de vous présenter Dropbox pour plusieurs raisons : 

1. C’est le leader du marché
2. Sa prise en main est assez facile
3. Vous sortez du giron des mastodontes Google et Microsoft

Avec Dropbox, vous allez pouvoir stocker vos fichiers sur le cloud. C’est-à-dire que vos fichiers sont stockés sur une base de données externe, entièrement sécurisée et que vous pouvez y accéder depuis partout.

Une base de données cloud est un outil fondamental pour le télétravail.

Pour travailler efficacement depuis chez soi, il est important d’avoir accès à une base documentaire complète : 

• Dropbox, en offrant 2Go gratuitement, permet à tout le monde de constituer une base documentaire des éléments essentiels.
• Dropbox Business propose un espace de stockage de 5To (soit 5000Go) pour seulement 12€ par mois et 30 jours d’essai gratuit. De quoi stocker l’intégralité de votre base documentaire à moindre coût.

Enfin, avoir un seul endroit pour stocker tous ses documents est particulièrement pratique et permet de les retrouver facilement.

Ne perdez plus des heures entières à trouver le bon document ! Un bon outil cloud comme Dropbox est essentiel en cas de travail à distance.

WeTransfer, Outil de partage

Enfin, concluons notre tour d’horizon des outils indispensables pour le télétravail en parlant brièvement de WeTransfer.

Il est parfois nécessaire d’envoyer des documents très lourds en télétravail (vidéos, photos) et le cloud n’est pas toujours la solution idéale pour cela.

Heureusement, WeTransfer est la solution idéale :

Il n’y a pas grand-chose d’autre à ajouter. WeTransfer est un outil indispensable si, lorsque vous travaillez depuis votre domicile, vous avez besoin d’envoyer un fichier volumineux à un collègue.

En conclusion

Il est important de rappeler que de nombreux autres outils existent pour améliorer vos conditions de télétravail.

Nous avons passé de longues heures à éplucher et sélectionner les 7 outils de télétravail gratuits qui ont été évoqués dans cet article. Nous en avons d’autres en réserve mais il est impossible de tous les évoquer.

Je suis curieux d’avoir vos retours concernant cette sélection d’outils de travail à distance. Si vous les avez testés, qu’en pensez-vous? Vous ont-ils facilité votre travail à domicile?

Et aussi, avez-vous d’autres outils pour travailler à distance, que vous pourriez recommander en plus de ceux que j’ai cités?