I. Contexte et justification

 Le Gouvernement du Bénin  a obtenu un financement de la Banque mondiale pour la mise en œuvre du Projet pour l’Autonomisation des Femmes et le Dividende Démographique au Sahel (SWEDD). Le Projet comprend trois (3) composantes : L’autonomisation des femmes et des filles à travers le renforcement de leur capacité économique et l’appui à l’amélioration du maintien de la jeune fille dans le cursus scolaire ; le renforcement de l’accès des populations aux Services de la Santé Maternelle, Infantile, Reproductive et de la Nutrition (SRMIN) ; du Développement des capacités d’analyse et de plaidoyer sur le dividende démographique au niveau national. Ce projet trouve son ancrage dans le pilier 3 du Programme d’Action du Gouvernement et qui vise l’amélioration des conditions de vie et des populations d’ici à 2021.  La gestion et la supervision du projet sont confiées à la Direction Générale des Politiques de Développement du Ministère du Plan et du Développement. Le suivi est effectué sous la supervision générale d’un Comité National de Pilotage (CNP) qui comprend un sous-comité Technique (CT) chargé de la supervision technique et composé de points focaux des ministères sectoriels directement impliqués dans la mise en œuvre du projet. Pour faciliter la coordination et la mise en œuvre, la Direction Générale des Politiques de Développement (DGPD) met en place une Unité de Coordination dénommée Unité de Gestion du Projet (UGP-SWEDD) qui aura la charge de gérer les activités opérationnelles des différentes composantes du projet en liaison avec les bénéficiaires. Cette  UGP-SWEDD sera composée de personnels recrutés sur une base compétitive qui sont : Un Coordonnateur du projet, deux Chargés de programme, Un Spécialiste en Suivi- Evaluation, Un Comptable-Financier, Un Spécialiste de la passation des marchés, un Spécialiste en Communication, un Assistant permanent à l’UNFPA et deux chauffeurs. Les évaluations se feront régulièrement sur la base de contrat de performance. Les Candidatures féminines sont fortement encouragées. Les présents termes de référence sont établis pour le recrutement du ou de la spécialiste de Passation des Marchés du projet SWEDD Bénin.

  II. Mission et tâches du ou de la Spécialiste en Passation des Marchés

2.1 Mandat

 Le/la Spécialiste en passation des marchés est sous la responsabilité hiérarchique du Coordonnateur du projet.

2.2 Responsabilités et tâches

  Planification et programmation des marchés

– Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises en utilisant les procédures de présélection si prévue par le Projet ;

– Ouvrir et tenir à jour un répertoire des prix courants des fournitures ;

– Ouvrir et tenir à jour un répertoire de consultants qualifiés au fur et à mesure des manifestations d’intérêts ;

– Elaborer et actualiser régulièrement la liste détaillée et chiffrée des acquisitions de biens et de services prévus sur le financement du projet pour toutes les composantes, et établir avec les différents responsables d’activités les caractéristiques et spécifications techniques ;

– Elaborer et actualiser régulièrement le Plan de Passation des Marchés du Projet suivant un modèle jugé acceptable par l’IDA, comportant l’estimation prévisionnelle, la procédure acceptable aux termes de l’accord de don et de l’accord de financement, les dates de préparation et d’approbation des appels d’offres, des consultations, d’évaluation des offres, d’approbation des propositions, d’attribution des marchés, de signature et de notification des marchés, de livraison et de réception des travaux ou fournitures ;

Préparation des dossiers

– Elaborer les dossiers d’appels d’offres (DAO) de l’ensemble des biens et services prévus dans le Plan de Passation des Marchés approuvé, ainsi que les demandes de propositions (DP) pour les services de consultants et les Demandes de Cotations (DC) ;

– Veiller à ce que ces dossiers reçoivent les approbations nécessaires selon les dispositions prévues dans l’accord de don et dans l’accord de financement.

Passation des marchés

– Coordonner et suivre l’ensemble des procédures de passation des marchés ;

– Préparer et faire publier les avis généraux, avis spécifiques et manifestations d’intérêts pour recevoir les propositions pour les services de consultants, préparer les avis spécifiques d’appels d’offres ;

– Assurer la plus large publicité en faisant publier, si nécessaire des avis dans des revues spécialisées, dans les journaux locaux de grande diffusion et en les communiquant si nécessaire aux représentations diplomatiques installées dans le pays ;

– Veiller à l’inscription à l’ordre du jour des commissions, les étapes du processus d’évaluation de la passation des marchés (ouvertures des plis, évaluations et attributions) ;

– Appuyer l’organisation et assister à toutes les séances d’ouverture et d’évaluation des offres ainsi qu’à toutes les séances d’attribution des marchés ;

– Veiller à la confidentialité des rapports d’évaluation des offres, et s’assurer que ceux-ci reçoivent les approbations nécessaires des membres compétents de l’Administration avant de requérir l’avis de non objection de l’IDA ;

– Préparer les marchés et veiller à ce qu’ils soient signés, approuvés, visés et notifiés selon le manuel des procédures et dans les meilleurs délais ;

– Assurer que les soumissionnaires non retenus reçoivent les informations nécessaires ainsi que leurs cautions de soumission aussitôt après la décision définitive d’attribution des marchés ;

– Signaler les pratiques contraires à la bonne gouvernance dans le processus notamment les cas de trafics d’influence, de conflits d’intérêts ou de délits d’initié.

Exécution des marchés

– Veiller à ce que les engagements relatifs aux marchés soient systématiquement communiqués au Spécialiste en Gestion Financière ;

  – Veiller à ce que les dispositions nécessaires aient été prises pour que l’exécution des marchés soit supervisée suivant les exigences spécifiques de chaque marché ;

– Organiser les commissions de réception des fournitures, travaux et prestations, et s’assurer que ces biens et services sont conformes aux spécifications des marchés ;

– Prendre les mesures nécessaires pour que les biens et services soient livrés et entreposés en sûreté aux endroits et aux dates précisées conformément aux dispositions des marchés ;

– Préparer les rapports trimestriels et annuels sur la situation des marchés.

– Contrôler les commandes en instance, les encours de marchés et le suivi des factures des fournisseurs.

Respect des accords avec les bailleurs de fonds

– Veiller au respect des dispositions de passation des marchés contenues dans les différents accords de financements liés au projet notamment l’accords entre le Bénin et l’IDA et l’accord entre le Bénin et le NDF ;

– Veiller à ce que les montants cumulés des fournitures acquises suivant les diverses procédures ne dépassent pas les plafonds fixés dans les accords avec l’IDA ;

– Assurer la mise en place et l’actualisation régulière d’un système d’archivage, incluant toutes les pièces nécessaires aux revues à posteriori pour les audits et les supervisions ;

– Entrer toutes les données du plan de passation des marchés sous financement IDA dans le système en ligne STEP de la Banque mondiale ;

– Informer régulièrement les différentes étapes de l’exécution des marchés dans le système STEP et télécharger dans le système les différents documents clés requis ;

– Appuyer les ministères sectoriels bénéficiaires du financement dans les procédures de passation des marchés.

2.3 Qualifications et compétences requises

 • Niveau académique

 Le spécialiste en passation des marchés doit avoir un diplôme de niveau BAC+5 ou BAC+4 en Gestion, Droit, Marchés Publics, génie civil, administration publique ou tout autre diplôme équivalent.

• Expérience minimum exigée

Si le candidat dispose d’un diplôme de BAC+5, il doit avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle en qualité de Spécialiste ou d’Assistant en Passation de Marchés, de préférence sur un projet à financement extérieur. S’il dispose d’un diplôme minimum (BAC+4), il doit avoir au moins huit (8) ans d’expérience  en qualité  de Spécialiste ou d’Assistant en Passation de Marchés de préférence sur un projet à financement extérieur .

• Expérience complémentaire demandée

 En plus de l’expérience minimum exigée ci-dessus, le/la candidat(e) devra :

– avoir une expérience professionnelle confirmée dans la passation des marchés des projets financés  de préférence par  les Partenaires Techniques et Financiers ;

– maîtriser des logiciels de gestion des marchés publics courants (SIGMAP, STEP, etc.) sera un atout ;

– maîtriser des logiciels courants (Word, Excel, PowerPoint) ;

– faire preuve de flexibilité pour les horaires et le contenu du travail à effectuer ;

– avoir une conscience professionnelle aiguë et s’impliquer dans son travail.

 IV. Durée du contrat

La durée du contrat est de deux (02) ans, renouvelable pendant la durée de vie du projet sur la base des résultats du contrat de performance signé avec le Ministère en charge du Plan et du Développement avec six (06) mois d’essai.

V. Lieu de travail

Le poste est basé à Cotonou.

VI. Conflit d’Intérêt et procédures de recrutement

  Le candidat doit être exempt de tout risque de conflits d’intérêt, c’est-à-dire ne pas être propriétaire ou être partie prenante dans les Conseils d’Administration ou les organes de direction de : firmes, bureaux d’études, entreprises, sociétés, susceptibles d’être intéressées par les appels d’offres et les consultations qui résulteront des contrats financés par le Projet.