PREMIERE URGENCE INTERNATIONALE – OFFRE D’EMPLOI

Dans le cadre de ses activités humanitaires, l’association française Première Urgence Internationale recherche :

UN(E) (01) ASSISTANT(E) RESSOURCES HUMAINES COORDINATION

Contexte
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité Internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

PUI est présente au Cameroun depuis 2008 et vient en aide aux réfugiés centrafricains, nigérians et aux populations vulnérables camerounaises, par le biais de projets dans les secteurs de l’accès à l’eau, à l’hygiène et l’assainissement, la sécurité alimentaire, la construction de logements, la gestion de site de réfugiés, dans les Régions de l’Est, de l’Adamaoua, du Nord et de L’Extrême Nord.

Objectif global :
Sous la responsabilité directe du Responsable des ressources humaines de la Mission, l’Assistant(e) ressources humaines Coordination est en charge d’appuyer la gestion administrative et la gestion des ressources humaines de la mission.
Responsabilités et champs d’actions:
1. APPUI A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL EXPATRIE
2. RECRUTEMENT DE LA COORDINATION
3. SUIVI DES PRESENCES ET CONGÉS DE LA BASE
4. ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS ET SUIVI DES DOSSIERS DU PERSONNEL
5. CONTRAT ET PREPARATION DE LA PAIE
6. SUIVI DISCIPLINAIRE DE LA BASE
7. COMMUNICATION LIE AUX RESSOURCES HUMAINES
8. ARCHIVAGE

Objectifs spécifiques et activités associées

1. APPUI A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL EXPATRIE
II/EIIe, sous la supervision de son responsable hiérarchique, prépare les dossiers de renouvellement des titres de séjour (Visa/ carte de séjour et tout autre document) du personnel expatrié.

II/EIIe est l’interlocuteur principal de l’administration sur les questions de titre de séjour et alerte le Responsable ressources humaines des changements qui pourraient survenir (modification de la loi en matière etc..
Il/Elle veille à la Constitution du dossier administratif du personnel expatrié
Il/Elle, en lien avec son responsable hiérarchique et après réception de la demande de congés validée, envoie la fiche au siège.

Il/elle, en lien avec son responsable hiérarchique, envoie les états des congés, absence aux Finances pour préparation des Per diem.
Il/Elle prépare les fiches de présence mensuelles et soumets à validation avant envoi au siège. Illelle sera en charge de l’archivage numérique et physique des dossiers expatriés

2. RECRUTEMENT DE LA COORDINATION
II/EIIe élabore, sur la base de profils de poste, les offres d’emploi de la coordination en collaboration avec les responsables d’équipes concernés et soumet l’ensemble à son responsable hiérarchique.
Il/elle prépare le rétro-planning du recrutement en lien avec son responsable hiérarchique et les responsables d’équipes concernés.

II/EIIe diffuse les offres après validation sur les différents canaux de communication habituels de PUI.
Il/Elle participe au dépouillement des dossiers de candidature et entretiens de sélection.
Il/Elle participe à la rédaction des grilles d’entretien, des tests de sélection et à la rédaction des procès-verbaux de sélection.
Il/Elle contacte, sur demande de son responsable hiérarchique, les candidats sélectionnés aux différentes étapes du processus de recrutement.

3. SUIVI DES PRESENCES ET CONGÉS DES EQUIPES NATIONALES SUR LA BASE DE YAOUNDE
Il/Elle s’assure que la fiche de présence est tenue à jour chaque semaine dans le bureau ressources humaines.
II/EIIe collecte, vérifie et classe les fiches de présence auprès des différentes équipes et toutes les semaines organise la collecte et relance les responsables d’équipe quand nécessaire.

II/ElIe met à jour le fichier du planning des congés et des jours de récupérations.
Il/Elle à partir des fiches de présence collectées, effectue le pointage de chaque employé dans la base de données
II/EIIe diffuse mensuellement le fichier aux responsables d’équipe.

II/ElIe s’assure que la planification des congés soit faite selon la politique et la procédure de congés,
Il/Elle donne aux responsables d’équipe les formulaires adaptés au suivi de leur personnel (fiches de congés, de jours de récupérations, de présence, les collecte et les archive selon la procédure d’archivage.
Il/Elle effectue des contrôles inopinés du cahier de présence tenu par les gardiens à l’entrée de la base : contrôle de l’heure d’arrivée et de départ, du respect des horaires de travail, et de la cohérence des heures d’arrivée inscrites sur le cahier avec l’heure effective d’arrivée.

4. ACCUEIL DES NOUVEAUX ARRIVANTS ET SUIVI DES DOSSIERS DU PERSONNEL NATIONAL DE LA BASE
II/EIIe élabore, met à jour, remplit ou imprime les documents liés à la prise de poste et les soumet au à son responsable hiérarchique.

II/ElIe diffuse la lettre ou l’email de constitution du dossier administratif avant la date prévue de début du contrat. Il/Elle participe à l’accueil du nouveau personnel, organise son planning de briefing et assure le briefing administratif avec une présentation du kit d’accueil, des procédures administratives, des politiques ressources humaines, du contrat, du règlement intérieur, de la charte PUI et du code de conduite.

Il/Elle assure la constitution du dossier administratif individuel des nouveaux arrivants : immatriculation auprès de la CNPS, et collecte des documents demandés dans la fiche de constitution de dossier administratif.
II/EIle s’assure que le dossier de chaque employé est complet, conformément aux règles de la mission Première Urgence International et au respect de la législation nationale du travail.

5. CONTRAT ET PREPARATION DE LA PAIE DE YAOUNDE
Il/Elle prépare les contrats des nouveaux employés, les renouvellements et avenants de contrats, les soumet à son responsable hiérarchique avant transmission au Chef de Mission pour signature.
II/EIIe contrôle les dates de fin de contrat et anticipe les renouvellements, en envoyant des demandes de confirmation aux supérieurs hiérarchiques.

Il/Elle fait le suivi et anticipe sur les fins de contrats en préparant les différents documents légaux y afférents, les soumet à son responsable hiérarchique avant transmission pour validation et signature.
Il/Elle complète la Base de données RH avec toutes les informations liées aux nouveaux employés, aux absences, congés, heures supplémentaires, changement de situation…. afin de préparer la paie, les transmet à son responsable hiérarchique pour contrôle avant validation.

Il/Elle une fois la BDD RH validée par la Coordination, imprime les bulletins de paie, s’assure de leur signature par Iella cheffe de mission et les employés.
II/EIIe prépare les contrats temporaires des journaliers (gardiens, chauffeurs…) et transmet pour paiement après signature par la hiérarchie.

6. SUIVI DE MESURES DISCIPLINAIRES DE LA BASE
Il/Elle sur demande de son responsable hiérarchique rédige les courriers disciplinaires (demandes d’explication, compte rendu des entretiens complémentaires, sanction etc.. .).
II/EIIe participe sur demande de son responsable hiérarchique à la procédure disciplinaire (entretien disciplinaire, comité de sanction etc. et est force de proposition.
Il/Elle met à jour le fichier de suivi disciplinaire et le transmet à son responsable hiérarchique pour validation et transmission à la hiérarchie.

7. COMMUNICATION LIÉE AUX RESSOURCES HUMAINES

En interme
II/EIIe participe le cas échéant aux réunions d’information générale sur la gestion du personnel si nécessaire. Il/Elle s’assure que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
Il/ElIe informe les délégués du personnel de la planification de la réunion mensuelle avec l’Administration, participe le cas échéant à cette réunion et rédige les comptes rendus.

En externe
Il/Elle est avec son responsable hiérarchique, l’un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PUI avec la CNPS et l’inspection du travail : immatriculation, accident de travail, congés maternité, allocations familiales..
II/Elle, avec son responsable hiérarchique, est l’un(e) des principaux (pales) interlocuteurs (trices) de PUI avec l’assurance. Il/Elle s’assure du paiement des primes à payer par PUI et des remboursements à effectuer par l’organisme assureur.
Il/Elle alerte son responsable hiérarchique en cas de dysfonctionnement constatés dans la gestion du contrat d’assurance et propose des solutions pour l’amélioration du service.

8. ARCHIVAGE
II/EIle réalise le classement et l’archivage des documents RH suivant les procédures de PUI.
Il/Elle réceptionne les documents RH venus des bases et les archives suivant les procédures de PUI.
II/EIIe veille à la sécurisation des archivages RH.
Il/Elle réalise mensuellement les scans des documents RH de la coordination et collecte les archives numériques des bases.
Il/Elle effectue l’archivage physique et numérique des correspondances et de tout autre document en fonction des besoins

Profil recherché:
Etre titulaire au minimum d’un diplôme de niveau Bacc+2 en Gestion des Ressources Humaines, Droit, Economie, Management. Bac +3 apprécié.
Expérience Professionnelle
Justifier d’une expérience d’au moins deux (02) ans à un poste similaire dans une ONG ou institution internationale.
Connaissances et compétences requises Ressources Humaines
Droit du Travail camerounais
Maîtrise des technique de classement, de numérisation et d’archivage
Français
Pack Office
Connaissances et compétences appréciées Anglais
Rédaction des rapports

Caractéristiques personnelles requises :
Honnêteté, transparence, impartialité et intégrité
Sens des responsabilités
Sens de la diplomatie
Capacité d’analyse et de synthèse
Capacité d’écoute
Capacité de communication orale et écrite
Disponibilité
Ponctualité
Organisé
Rigueur et précision
Discrétion
Fermeté
Force de propositions
Autonomie

Poste basé à Yaoundé (Région du centre) ;
Contrat à Durée Déterminée ,
Salaire défini selon la grille salariale PUI ;
Entrée en poste à partir du 1er Octobre 2020.

LE (LA) CANDIDAT(E) DOIT ENVOYER SON DOSSIER COMPOSE UNIQUEMENT D’UNE LETTRE
MOTIVATION ET D’UN CV A L’ADRESSE MAIL [email protected]
LES DOSSIERS FOURNIS NE SERONT PAS RESTITUÉS AUX CANDIDATS.

1. LE/ LA CANDIDAT(E) DOIT PRECISER EXPLICITEMENT LE POSTE POUR LEQUEL IL POSTULE.
2. DATE LIMITE DE DÉPÔT DES DOSSIERS : LE DIMANCHE. 13 SEPTEMBRE 2020
3. SEULS LES CANDIDATS PRÉSÉLECTIONNES SERONT CONTACTES PERSONNELLEMENT.
4. LES ORIGINAUX DES DIPLÔMES, CERTIFICAT DE TRAVAIL, RECOMMANDATIONS DEVRONT ETRE APPORTES PAR LES CANDIDATS CONVOQUES POUR LES TESTS ET ENTRETIENS.