L’Ambassade de Belgique au Mali cherche un(e) Collaborateur administratif polyvalent, principalement actif dans le domaine consulaire
Contrat à durée indéterminée
EMPLOYEUR
Ambassade du Royaume de Belgique au Mali
Rue 247 Porte 209, Quartier Hippodrome – B.P. E 1633 Bamako, Mali
Contenu de la fonction
En tant que « collaborateur front office» : accueillir et réceptionner en première ligne les questions, demandes et dossiers des citoyens belges ou étrangers afin d’apporter une réponse ou aide immédiate ou de les relayer/transmettre au responsable.
Exemples de tâches :
- Informer le visiteur sur les documents nécessaires, les règles et procédures, les délais etc.
- Informer et répondre aux demandes par mail, téléphone ; les faire suivre si nécessaire auprès d’un responsable.
- Mener des interviews utiles (par ex. mariages de complaisance).
En tant que « collaborateur back office» : préparer, encoder et suivre l’évolution des dossiers selon les procédures et règles en vigueur afin de soutenir le responsable/service/poste dans ses activités consulaires.
Exemples de tâches :
- Vérifier les documents et faire compléter les dossiers introduits le cas échéant en contactant le demandeur.
- Vérifier les documents si nécessaire sur le plan de leur authenticité.
- Tenir à jour diverses bases de données dont dossier de crise, web site avec les nouvelles instructions, …
- Répondre au courrier des citoyens belges ou étrangers, des autorités locales, consulats honoraires etc. en relation avec les affaires consulaires.
En tant que « collaborateur au secrétariat » : exécuter des tâches de secrétariat afin de soutenir le responsable/service/poste dans sa gestion administrative quotidienne.
Exemples de tâches :
- Gérer des agendas, bases de données, ou autres plannings.
- Gérer des demandes et dossiers administratifs avec les autorités nationales
- Trier et enregistrer la correspondance entrante et sortante
- Relire et corriger si nécessaire des documents (orthographe, lay out…)
- Rédiger des courriers/notes verbales/communications diverses sous la supervision du responsable.
- Créer des tableurs et préparer des présentations simples.
- Dresser des PV de réunions internes.
- Assurer ou appuyer les collègues dans des tâches différentes pour la bonne gestion du poste
Compétences exigées ou souhaitées et conditions de recrutement
Compétences comportementales
| Pouvoir travailler en équipe | Contribuer à un bon esprit d’équipe et à une bonne ambiance de travail en : partageant ses idées et les informations utiles, écoutant les opinions des autres, participant aux activités du service, étant prêt à aider spontanément ou à la demande et unir les forces, évitant et résolvant les conflits. |
| Etre orienté service (usagers internes et externes) | Accorder la priorité aux besoins des usagers (internes et externes) et offrir un service rapide, proactif, personnalisé, efficace (avec la transparence et l’intégrité requise), et en établissant des contacts constructifs. |
| Faire preuve de respect | Montrer du respect envers les autres et se montrer ouvert par rapport à leurs idées, leurs opinions, leurs différences culturelles ou autres Accepter les procédures et les instructions dans le respect de soi et des autres. |
| Etre fiable/de confiance/loyal | Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter les principes déontologiques dont la confidentialité et l’intégrité, respecter ses engagements et éviter toute forme de partialité. |
| Pouvoir s’adapter/ Faire preuve de flexibilité | Adopter une attitude souple, s’adapter aux changements et face à des situations variées. Etre flexible tant au niveau des rôles et des tâches attribuées, des horaires de travail et si nécessaire quant au lieu de travail. |
| Etre capable de s’auto développer | Chercher continuellement à progresser dans sa fonction et si nécessaire, prendre des initiatives pour développer de nouvelles compétences, en fonction des moyens disponibles. |
| S’investir pour atteindre ses objectifs | S’impliquer, mettre le maximum en œuvre et montrer la volonté pour atteindre ses objectifs et les objectifs du service et/ou du poste. Assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises. |
Compétences techniques
| Connaissances et aptitudes techniques nécessaires pour exercer le métier (dont certificats, permis de conduire etc.) |
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| Règlementation et contextes interne/externe (législations locales, normes et procédures internes, normes tacites, usages locaux, etc.) |
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| Langues |
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| Outils ICT (bureautique, logiciels spécifiques, etc.) | Maîtrise des outils internet et des programmes Office MS de traitement de texte (Word), courriel (Outlook), tableur (Excel) : avancé🚀Annonces pour Nos Partenaires !Créez votre site web professionnel à un prix imbattable avec 3Vision-Group. Découvrez l'OffreCommandez une application mobile sur mesure et transformez vos idées en réalité ! Commandez MaintenantMaîtrise des programmes Office MS de présentation (PowerPoint), bases de données (Access), mise en page (Publisher) : atout |
| Techniques d’expression écrite (rédaction de mails, lettres, PV de réunions, note d’avis, etc.) | Avancé |
| Techniques d’expression orale (répondre au téléphone, donner de l’information usagers, faire une présentation, mener une réunion, défendre une position, etc.) | Avancé |
Seront considérés comme des atouts :
- Permis de conduire
- Maîtrise de la législation locale
- Maîtrise d’une ou de plusieurs autres langue(s) du Mali
- Maîtrise du Néerlandais
- Expérience préalable dans le travail consulaire
Conditions de recrutement
- Fournir un CV et une lettre de motivation signée, écrite à l’ordinateur (éventuellement aussi des lettres de recommandation, le cas échéant).
- Fournir la copie d’un diplôme d’études secondaires supérieures ou d’une attestation. démontrant une expérience utile équivalente.
- Prouver une expérience professionnelle similaire de 3 ans minimum.
- Fournier les coordonnées de 3 personnes qui peuvent fournir des références à propos de la formation et le parcours professionnel
- Démontrer une parfaite connaissance du Français (oral et écrit) et du Bambara (oral).
- Démontrer une parfaite maîtrise des outils informatiques.
- Réussir les tests de sélection.
- Disposer d’un permis de séjour et de travail.
Procédure de sélection
Les dossiers de candidature sont à envoyer au plus tard le 17 Mai 2021 à l’adresses E-mail suivante : [email protected] et ayant comme objet « Ambassade collaborateur Adiminstratif-03-05-2021 ».
NB : Seuls les candidats présélectionnés seront convoqués pour les tests et entretiens. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
Nous offrons :
- Une rémunération brute de 586.935 XOF.
- Un contrat à durée indéterminée après une période de stage.
- Une intervention possible dans les déplacements et dans les frais de téléphone.
- Prise en charge de tous les déplacements professionnels.
- Un environnement de travail international avec perspectives d’évolution.
Plus d’informations ?
Vous pouvez nous contacter en écrivant à l’adresse : [email protected]
Mentionnez svp “Candidature assistance consulaire” dans le titre de votre email.