Sous la supervision directe du Directrice P, l’Assistant(e) du Programme contribuera à la réalisation efficiente des projets. Il/Elle travaillera en étroite collaboration avec l’équipe des Finances et de l’Administration, avec ses collègues du programme au niveau du bureau de Conakry et au niveau régional pour la mise correcte des activités programmatiques. Il/elle s’occupera de la préparation, de la documentation appropriée des activités programmatiques tout en se refermant aux règles et procédure de L’USAID d’une part et de celles de Jhpiego d’autre part.

TACHES SPECIFIQUES

Il/elle sera responsable de:

• Suivre auprès de l’Administration et des Finances, toutes les demandes (réquisition) introduites par les conseillers techniques de différents volets des programmes en respectant toujours les délais, et en travaillant en étroite collaboration avec la Chargée de l’Approvisionnement.
• Suivre auprès de l’Administration et des Finances la validation de tous les projets d’activités et les budgets introduits par les Conseillers Techniques.
• Appuyer l’organisation technique et logistique des ateliers, séminaires et réunions par les Conseillers Techniques au niveau du bureau de Conakry et au niveau des coordinations régionales, et payer les participants.
• Avec l’appui de la Chargée de l’Approvisionnement, effectuer l’estimation périodique des besoins en consommables des différents Conseillers, et suivre le processus d’acquisition et procéder à leur répartition entre les différents bureaux de coordination
• Assurer l’archivage correct des rapports d’activité, des documents de projet et tout autre document programmatique
• Assister l’équipe du programme dans la préparation des Plans d’action Opération périodique (élaboration de budget)
• Appuyer le programme dans la transmission des documents et des informations entre le Projet et le Ministère de la sante et les autres partenaires de terrain
• Contribuer au suivi de la mise en œuvre et des progrès de toutes les activités des programmes
• Aider à faire la collecte des données en relançant régulièrement les différentes structures impliquées dans les programmes de Jhpiego
• Assurer le contact régulier avec les consultants nationaux afin de s’assurer que les ordres de mission sont reçus les rapports et les factures sont transmis à temps et élaborer un système de suivi du processus
• Accomplir toute autre tâche spécifique à la demande du Superviseur.
• Préparer les documents d’informations utilises dans les déplacements officiels de la Directrice Pays ou l’occasion des réunions spéciales
• Prendre les rendez-vous et tenir à jour les emplois du temps de la Directrice Pays
• Aider à la réservation des hôtels et billets d’avion
• Gérer la petite caisse du bureau
• Suivre les documents pour les signatures au niveau de la Direction
• Aider dans la préparation des budgets de la revue trimestrielle

 Qualifications, compétences et aptitudes requises

• Diplôme d’études Universitaires en Administration des Affaires, gestion, finances ou autres qualifications en administration
• Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine, de présence dans un programme financé par un bailleur international
• Excellente compétences dans la communication orale et écrites
• Compétences dans l’utilisation de l’outil informatique y compris les logiciels Excel, Word, PowerPoint et Outlook ainsi que l’exploitation de l’internet pour la recherche d’information
• Volonté d’apprendre les aspects techniques des programmes et d’intervention
• Capable de travailler dans un environnement complexe avec des pressions et exigences de couts délais et pour une bonne performance
• Capacité à maintenir la confidentialité
• Confort avec une approche de travail en équipe et les demandes de gérer plusieurs activités à la fois
• Peut prendre des initiatives, organiser son propre travail et encoure gare les autres à faire de même
• Compétences de communication efficaces avec les cadres supérieurs, fournisseurs, personnel technique ainsi que le personnel

Les personnes intéressées par cet emploi sont priées d’envoyer  par courrier électronique leur CV détaillé et leur lettre de motivation à l’adresse électronique ci-dessous en mettant en objet « DEMANDE D’EMPLOI ASSISTANCE DE PROGRAMME.» au plus tard le 27 décembre 2020 :  Jhpiego.guinea@gmail.com  

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contactés et invité(e)s à fournir les copies des diplômes et/ou attestations et deux photos d’identités