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PUI Mali recrute 01 Coordinateur/trice Logistique
16/01/2020 à 20h00 par La redaction

PUI Mali recrute 01 Coordinateur/trice Logistique à Bamako

Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n’a fait qu’aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement dans les régions au Nord du pays. Le conflit armé ayant affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat ainsi que la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence. Depuis l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali, signé en juin 2015 à Bamako, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure, et des chocs que traverse le pays sont toujours importants (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeoles), Malgré un processus de sortie de crise, de nouvelles zones sont en train de sombrer dans la violence entrainant une nouvelle augmentation des besoins humanitaires alors que la tendance est à la diminution des fonds humanitaires.

 

Les projets de PUI  sont mis en œuvre via un système de gestion partiellement à distance, avec une présence limitée des équipes expatriées sur les bases.

Positionnement / Stratégie de PUI dans le pays
PUI a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins de base non couverts des populations les plus vulnérables. Cependant, au Mali, PUI est pour l’heure uniquement présent dans le Nord, dans 2 cercle de la région de Gao (Ansongo) et de Kidal (Kidal), afin de répondre aux besoins sanitaires des populations affectées par le conflit. Présents dans les aires de santé fonctionnelles, PUI sert les populations les plus isolées vivant dans des aires de santé non fonctionnelles par le biais de cliniques mobiles. PUI coordonne ses interventions avec d’autres acteurs en santé, dont ACF-E, AAG, MSF-E, DDRK.Aujourd’hui financé par ECHO et l’Ambassade de France, PUI souhaite développer une stratégie multisectorielle pour 2018 : 

Axes de développement de la mission :

Stratégie

• Répondre de manière efficiente à la problématique spécifique des populations nomades isolées du Nord Mali afin de couvrir leurs besoins de base et créer le lien avec les services sociaux de base existants ;

• Appuyer la relance des services sociaux de base dans la région de Kidal (la priorisation des interventions dépendra d’une évaluation des besoins multisectoriels).

• Accompagner le système de santé et ses acteurs dans le cercle d’Ansongo afin de permettre un accès aux soins de qualité et de limiter l’impact négatif d’une possible sortie de la gratuité des soins.

• Soutenir la relève économique des populations agro-pastorales de la zone fluviale de la région de Gao.

Organisation

• Continuer les efforts de structuration des services supports

• Pérenniser les acquis de 2016 en matière de coordination inter-ONG/humanitaire/PTFs pour mieux répondre aux besoins non couverts (diversification financement, partenariat inter-ONG)

Historique de la mission et programmes en cours
Après avoir fermé ses dernières interventions au Mali en 2001 (interventions médicales de AMI, avant la fusion des deux organisations PU et AMI, devenues PUI), l’organisation est revenue dans le pays au début de la crise que traverse le pays. Sous financement de la DG-ECHO, PUI a débuté en octobre 2013 un appui à 14 centres de santé sur le cercle de Bourem, avec la mise en place d’une clinique mobile sur la zone pastorale d’Imilache. Fin Mars 2014, PUI a mené une évaluation sur le cercle d’Ansongo, qui a confirmé le besoin d’une intervention en santé en soins de santé primaires. En 2015, PUI a commencé à intervenir dans la région de Kidal, sur le même modèle de soutien au relèvement du système de santé et d’intervention directe dans les aires de santé non fonctionnelles.Depuis, ECHO reste le partenaire principal de PUI pour fournir une assistance aux populations des cercles d’Ansongo et de la région de Kidal. En complément des soins de santé primaires, PUI a repris en 2015 un projet de prévention, de dépistage et de prise en charge de la Malnutrition Aiguë Sévère (MAS) sans complication et de la MAM, dans 7 CSCOM d’Ansongo.En 2016, en plus de ses activités en santé/nutrition à Ansongo et Kidal, PUI a été financé par l’Ambassade de France pour l’amélioration des conditions d’hygiène dans les centres de santé.

Depuis le début de 2017 PUI cherche à s’orienter vers une diversification des domaines d’intervention.

La mission recherche un/e coordinateur/rice du programme santé, dans le but de poursuivre et d’améliorer le suivi et la planification des projets de santé, dans un ancrage renforcé avec les autorités sanitaires nationales et locales.

Configuration de la mission
BUDGET PREVISIONNEL 20172,5 Millions d’Euros
BASESBAMAKO ( Coordination)Kidal, Gao, Ansongo, Bankass
NOMBRE D’EXPATRIES9
NOMBRE D’EMPLOYES NATIONAUX66
NOMBRE DE PROJETS EN COURS3
PRINCIPAUX PARTENAIRESECHO, OFDA, Ambassade de France
SECTEURS D’ACTIVITESSANTE – NUTRITION
EQUIPE EXPATRIEE EN PLACECoordination : 1 Chef de Mission, 1 Chef de mission Adjoint, Un coordo Med, 1, Coordo log, 1 CAF, 1 Expert RH (en recrutement)Bases : 1 CT Kidal, 1 CT Ansongo et 1 CT Bankass

 

 

 Description du poste 
Objectif global
Le/la coordinateur/trice logistique est responsable du bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécéssaires au déroulement des programmes. 
Responsabilités et champs d’actions
Sécurité : Il/Elle est responsable de la mise en place de moyens assurant la sureté et la sécurité des équipe en lien avec les règles sécu. Il/Elle s’assure notamment que la sécurtité des batiments et des déplacements est conforme aux décisions sécuritaires mise en place par le Chef de Mission et le Responsable sécuritaire. Il/Elle met en place les moyens de télécomunication adaptés aux besoins de la mission.4 Approvisionnements : Il/Elle coordonne les approvisonnements et livraisons pour les projets et les bases. Il/Elle est le/la garant/e du respect des procedures et des outils logistiques de PUI mis en place sur la mission.

Equipements durables : Il/Elle est responsable de la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie de la mission.

Parc automobile : Il/Elle est responsable de la gestion du parc de véhicules (disponibilité, sécurité, maintenance…) pour le bon fonctionnement de la mission et la conduite des activités en accord avec les budgets disponibles.

Fonctionnement des bases : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre de redéploiement / installation / réhabilitation / fermeture de bases.

Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission.

Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information logistique au sein de la mission et au siège et consolide le reporting interne et externe en la matière.

 

Objectifs spécifiques et activités associées
1.          ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES4   Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain.4   Il/Elle communique sur une base régulière avec les gardiens et chauffeurs sur les incidents, risques et attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire).

4   Il/Elle s’assure que les moyens humains et matériels sont en place pour assurer la sécurité des équipes et des biens notamment aux niveaux des bâtiments et des déplacements

4   IL/Elle s’assure de la mise à disposition des moyens de télécommunication

 

2.          GERER LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT4   Il/Elle met en place et suit l’organisation optimale de la chaine d’approvisionnement en tenant compte des besoins et des contraintes de la missiona.       Achats

4   Il/Elle est le garant du respect des procédures d’achat, entre le terrain, la capitale et le siège, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission. Il/elle travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés.

4   Il/Elle s’assure que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour PUI.

4   Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats.

4   Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents. Il/Elle consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission.

4   Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

4   Il/Elle s’assure que le logiciel d’achat HELP soit bien utilisé sur toute la mission.

b.      Acheminements

4   Il/Elle choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises.

4   Il/Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.

4   Il/Elle se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement.

c.       Stockage

4   Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils de PUI. Il/Elle s’assure que ceux-ci soient connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission.

4   Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…).

4   Il/Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en qualité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées. Il/Elle est attentif aux dates de péremption, le cas échéant.

4   Il/Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts. Il/Elle contrôle les rapports de stocks sur une base mensuelle.

 

3.          GERER LES EQUIPEMENTS DURABLES DE LA MISSION : INFORMATIQUES, TELECOMS, ENERGIE4   Il/Elle définit les besoins techniques de la mission sur chaque base, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.4   Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements.

4   Il/Elle valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation.

4   Il/Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immo) et la tenue d’inventaires physiques.

4   Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.

4   Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

4.          GERER LE PARC AUTOMOBILE DE LA MISSION4   Il/Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.4   Il/Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi.

4   Il/Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.

4   Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books).

4   Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

5.          APPUYER LE FONCTIONNEMENT DES BASES (Installation / Redéploiement / Fonctionnement normal / Fermeture)4   Il/Elle contribue activement à l’ouverture et la fermeture de base(s) et éventuels redéploiements. Il/elle appuie le responsable de base pour l’organisation du volet logistique (installation équipements, recherche de bâtiments…).4   Il/Elle planifie et appuie les réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases.
6.          ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS LOGISTIQUES4   Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège.4   Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission.

4   Il/Elle assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations…

4   Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie.

4   Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées.

4   Il/Elle participe à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…). Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours.

4   En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…).

4   En externe, il/elle développe et entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forum de coordination ONG pour toute question d’ordre logistique et sécuritaire.

4   Il/Ellereprésente PUI auprès de la réunion mensuelle de coordination logistique

7.          SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES LOGISTIQUES4   Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement au niveau de la capitale et fonctionnellement au niveau des bases. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités.4   Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique ainsi et à la décision de mettre fin à un contrat de travail.

4   Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PUI des membres nationaux et internationaux de l’équipe logistique, en capitale et sur les bases.

4   Il/Elle appuie le/s Responsable/s de base dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.

4   Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission.

Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission
4   Renforcement des capacités des logisticiens en coordination et sur les bases, notamment sur le respect des procédures et la mise en place de Help sur toutes les Bases4   Clarification de l’organisation Logistique et notamment des chemins de décision et de communication4   Optimiser l’organisation logistique notamment par l’anticipation et la planification
Encadrement d’équipe
Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national)4   Encadrement direct : 1 AssistantCoordo logistique , 1 Log technique4   Encadrement indirect : 3 logisticiens base

 

Expériences / Formation

Min. 1 an d’expérience humanitaire dans un contexte similaire

Compétences en gestion d’équipe

Compétences en organisation logistique et planification

Autonomie, prise d’initiative et sens des responsabilités

Bonne résistance au stress

Sens de la diplomatie et de la négociation

Bonne capacité d’analyse et de discernement

Organisation et gestion des priorités

Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités

Pragmatisme, objectivité et prise de recul

Force de propositions

Sens de l’engagement

Fiabilité et rigueur

Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire

 

Français obligatoire

Anglais apprécié

Salaire

Salaire brut mensuel : de 2 200 à 2 530 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PUI

Frais pris en charge notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins…

Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance

Hébergement  en maison collective

Frais de vie (« Per diem »)

Régime de Break: 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break

Régime de Congés Payés: 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois

Personne contact

Pour plus de détails, visitez la page suivante: https://www.premiere-urgence.org/offres-emploi/une-coordinateur-trice-logistique-a-bamako/

Envoyez votre candidature à l’adresse suivante: [email protected]

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Première Urgence Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.Le Mali est confronté à une crise multidimensionnelle : politique, sécuritaire et humanitaire. Le conflit de 2012 n’a fait qu’aggraver la situation sanitaire des populations et plus particulièrement dans les régions au Nord du pays. Le conflit armé ayant affecté la capacité fonctionnelle des structures de santé, a provoqué le départ des personnels des services techniques de l’Etat ainsi que la déstructuration des systèmes traditionnels de moyens d’existence. Depuis l’Accord pour la Paix et la Réconciliation au Mali, signé en juin 2015 à Bamako, une paix précaire s’est installée, secouée par des conflits intercommunautaires ou la concurrence pour le contrôle des trafics dans la zone sahélienne du Mali. Les besoins humanitaires, du fait de l’insécurité qui perdure, et des chocs que traverse le pays sont toujours importants (sécheresse/inondations, pic de paludisme, rougeoles), Malgré un processus de sortie de crise, de nouvelles zones sont en train de sombrer dans la violence entrainant une nouvelle augmentation des besoins humanitaires alors que la tendance est à la diminution des fonds humanitaires.

 

Les projets de PUI  sont mis en œuvre via un système de gestion partiellement à distance, avec une présence limitée des équipes expatriées sur les bases.

Positionnement / Stratégie de PUI dans le pays
PUI a pour vocation de répondre à l’ensemble des besoins de base non couverts des populations les plus vulnérables. Cependant, au Mali, PUI est pour l’heure uniquement présent dans le Nord, dans 2 cercle de la région de Gao (Ansongo) et de Kidal (Kidal), afin de répondre aux besoins sanitaires des populations affectées par le conflit. Présents dans les aires de santé fonctionnelles, PUI sert les populations les plus isolées vivant dans des aires de santé non fonctionnelles par le biais de cliniques mobiles. PUI coordonne ses interventions avec d’autres acteurs en santé, dont ACF-E, AAG, MSF-E, DDRK.Aujourd’hui financé par ECHO et l’Ambassade de France, PUI souhaite développer une stratégie multisectorielle pour 2018 : 

Axes de développement de la mission :

Stratégie

• Répondre de manière efficiente à la problématique spécifique des populations nomades isolées du Nord Mali afin de couvrir leurs besoins de base et créer le lien avec les services sociaux de base existants ;

• Appuyer la relance des services sociaux de base dans la région de Kidal (la priorisation des interventions dépendra d’une évaluation des besoins multisectoriels).

• Accompagner le système de santé et ses acteurs dans le cercle d’Ansongo afin de permettre un accès aux soins de qualité et de limiter l’impact négatif d’une possible sortie de la gratuité des soins.

• Soutenir la relève économique des populations agro-pastorales de la zone fluviale de la région de Gao.

Organisation

• Continuer les efforts de structuration des services supports

• Pérenniser les acquis de 2016 en matière de coordination inter-ONG/humanitaire/PTFs pour mieux répondre aux besoins non couverts (diversification financement, partenariat inter-ONG)

Historique de la mission et programmes en cours
Après avoir fermé ses dernières interventions au Mali en 2001 (interventions médicales de AMI, avant la fusion des deux organisations PU et AMI, devenues PUI), l’organisation est revenue dans le pays au début de la crise que traverse le pays. Sous financement de la DG-ECHO, PUI a débuté en octobre 2013 un appui à 14 centres de santé sur le cercle de Bourem, avec la mise en place d’une clinique mobile sur la zone pastorale d’Imilache. Fin Mars 2014, PUI a mené une évaluation sur le cercle d’Ansongo, qui a confirmé le besoin d’une intervention en santé en soins de santé primaires. En 2015, PUI a commencé à intervenir dans la région de Kidal, sur le même modèle de soutien au relèvement du système de santé et d’intervention directe dans les aires de santé non fonctionnelles.Depuis, ECHO reste le partenaire principal de PUI pour fournir une assistance aux populations des cercles d’Ansongo et de la région de Kidal. En complément des soins de santé primaires, PUI a repris en 2015 un projet de prévention, de dépistage et de prise en charge de la Malnutrition Aiguë Sévère (MAS) sans complication et de la MAM, dans 7 CSCOM d’Ansongo.En 2016, en plus de ses activités en santé/nutrition à Ansongo et Kidal, PUI a été financé par l’Ambassade de France pour l’amélioration des conditions d’hygiène dans les centres de santé.

Depuis le début de 2017 PUI cherche à s’orienter vers une diversification des domaines d’intervention.

La mission recherche un/e coordinateur/rice du programme santé, dans le but de poursuivre et d’améliorer le suivi et la planification des projets de santé, dans un ancrage renforcé avec les autorités sanitaires nationales et locales.

Configuration de la mission
BUDGET PREVISIONNEL 20172,5 Millions d’Euros
BASESBAMAKO ( Coordination)Kidal, Gao, Ansongo, Bankass
NOMBRE D’EXPATRIES9
NOMBRE D’EMPLOYES NATIONAUX66
NOMBRE DE PROJETS EN COURS3
PRINCIPAUX PARTENAIRESECHO, OFDA, Ambassade de France
SECTEURS D’ACTIVITESSANTE – NUTRITION
EQUIPE EXPATRIEE EN PLACECoordination : 1 Chef de Mission, 1 Chef de mission Adjoint, Un coordo Med, 1, Coordo log, 1 CAF, 1 Expert RH (en recrutement)Bases : 1 CT Kidal, 1 CT Ansongo et 1 CT Bankass

 

 

 Description du poste 
Objectif global
Le/la coordinateur/trice logistique est responsable du bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécéssaires au déroulement des programmes. 
Responsabilités et champs d’actions
Sécurité : Il/Elle est responsable de la mise en place de moyens assurant la sureté et la sécurité des équipe en lien avec les règles sécu. Il/Elle s’assure notamment que la sécurtité des batiments et des déplacements est conforme aux décisions sécuritaires mise en place par le Chef de Mission et le Responsable sécuritaire. Il/Elle met en place les moyens de télécomunication adaptés aux besoins de la mission.4 Approvisionnements : Il/Elle coordonne les approvisonnements et livraisons pour les projets et les bases. Il/Elle est le/la garant/e du respect des procedures et des outils logistiques de PUI mis en place sur la mission.

Equipements durables : Il/Elle est responsable de la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie de la mission.

Parc automobile : Il/Elle est responsable de la gestion du parc de véhicules (disponibilité, sécurité, maintenance…) pour le bon fonctionnement de la mission et la conduite des activités en accord avec les budgets disponibles.

Fonctionnement des bases : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre de redéploiement / installation / réhabilitation / fermeture de bases.

Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission.

Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information logistique au sein de la mission et au siège et consolide le reporting interne et externe en la matière.

 

Objectifs spécifiques et activités associées
1.          ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES4   Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain.4   Il/Elle communique sur une base régulière avec les gardiens et chauffeurs sur les incidents, risques et attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire).

4   Il/Elle s’assure que les moyens humains et matériels sont en place pour assurer la sécurité des équipes et des biens notamment aux niveaux des bâtiments et des déplacements

4   IL/Elle s’assure de la mise à disposition des moyens de télécommunication

 

2.          GERER LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT4   Il/Elle met en place et suit l’organisation optimale de la chaine d’approvisionnement en tenant compte des besoins et des contraintes de la missiona.       Achats

4   Il/Elle est le garant du respect des procédures d’achat, entre le terrain, la capitale et le siège, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission. Il/elle travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés.

4   Il/Elle s’assure que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour PUI.

4   Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats.

4   Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents. Il/Elle consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission.

4   Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats.

4   Il/Elle s’assure que le logiciel d’achat HELP soit bien utilisé sur toute la mission.

b.      Acheminements

4   Il/Elle choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises.

4   Il/Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale.

4   Il/Elle se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement.

c.       Stockage

4   Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils de PUI. Il/Elle s’assure que ceux-ci soient connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission.

4   Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…).

4   Il/Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en qualité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées. Il/Elle est attentif aux dates de péremption, le cas échéant.

4   Il/Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts. Il/Elle contrôle les rapports de stocks sur une base mensuelle.

 

3.          GERER LES EQUIPEMENTS DURABLES DE LA MISSION : INFORMATIQUES, TELECOMS, ENERGIE4   Il/Elle définit les besoins techniques de la mission sur chaque base, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.4   Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements.

4   Il/Elle valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation.

4   Il/Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immo) et la tenue d’inventaires physiques.

4   Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.

4   Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation.

4.          GERER LE PARC AUTOMOBILE DE LA MISSION4   Il/Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets.4   Il/Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi.

4   Il/Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires.

4   Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books).

4   Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…).

5.          APPUYER LE FONCTIONNEMENT DES BASES (Installation / Redéploiement / Fonctionnement normal / Fermeture)4   Il/Elle contribue activement à l’ouverture et la fermeture de base(s) et éventuels redéploiements. Il/elle appuie le responsable de base pour l’organisation du volet logistique (installation équipements, recherche de bâtiments…).4   Il/Elle planifie et appuie les réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases.
6.          ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS LOGISTIQUES4   Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège.4   Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission.

4   Il/Elle assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations…

4   Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie.

4   Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées.

4   Il/Elle participe à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…). Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours.

4   En externe, il/elle représente PUI auprès des autorités pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…).

4   En externe, il/elle développe et entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forum de coordination ONG pour toute question d’ordre logistique et sécuritaire.

4   Il/Ellereprésente PUI auprès de la réunion mensuelle de coordination logistique

7.          SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES LOGISTIQUES4   Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement au niveau de la capitale et fonctionnellement au niveau des bases. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités.4   Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique ainsi et à la décision de mettre fin à un contrat de travail.

4   Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PUI des membres nationaux et internationaux de l’équipe logistique, en capitale et sur les bases.

4   Il/Elle appuie le/s Responsable/s de base dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique.

4   Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission.

Zoom sur 3 activités prioritaires relatives au contexte de la mission
4   Renforcement des capacités des logisticiens en coordination et sur les bases, notamment sur le respect des procédures et la mise en place de Help sur toutes les Bases4   Clarification de l’organisation Logistique et notamment des chemins de décision et de communication4   Optimiser l’organisation logistique notamment par l’anticipation et la planification
Encadrement d’équipe
Nombre de personnes à encadrer et statut (personnel expatrié / national)4   Encadrement direct : 1 AssistantCoordo logistique , 1 Log technique4   Encadrement indirect : 3 logisticiens base

 

Expériences / Formation

Min. 1 an d’expérience humanitaire dans un contexte similaire

Compétences en gestion d’équipe

Compétences en organisation logistique et planification

Autonomie, prise d’initiative et sens des responsabilités

Bonne résistance au stress

Sens de la diplomatie et de la négociation

Bonne capacité d’analyse et de discernement

Organisation et gestion des priorités

Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités

Pragmatisme, objectivité et prise de recul

Force de propositions

Sens de l’engagement

Fiabilité et rigueur

Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire

 

Français obligatoire

Anglais apprécié

Salaire

Salaire brut mensuel : de 2 200 à 2 530 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PUI

Frais pris en charge notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins…

Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance

Hébergement  en maison collective

Frais de vie (« Per diem »)

Régime de Break: 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break

Régime de Congés Payés: 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois

Personne contact

Pour plus de détails, visitez la page suivante: https://www.premiere-urgence.org/offres-emploi/une-coordinateur-trice-logistique-a-bamako/

Envoyez votre candidature à l’adresse suivante: [email protected]

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