| Description |
Date d’arrivée: Dès que possibleContrat à durée indéterminée
Lieu: Siège, Asnières sur Seine
Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité.
L’Association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est, et en France.
Découvrez notre histoire et nos valeurs
Première Urgence Internationale recrute pour son Département des Opérations, un(e) Chargé(e) de Programmes Afrique 1
Piloté par le Directeur des Opérations, le département des Opérations est composé de 5 pôles géographiques, comprenant un Responsable Géographique et un à deux Chargés de Programmes par pôle.
Le poste ouvert au recrutement est au sein du pôle Afrique 1. Le champ de responsabilité des Chargé de Programmes est parfois amené à être modifié, en fonction des besoins opérationnels.
Mission:
Le Chargé de Programmes est supervisé par le Responsable Géographique. Par délégation de celui-ci, il interagit avec les missions d’une part, les différents services et départements du Siège d’autre part, pour assurer l’élaboration des propositions de projets, le suivi, le contrôle et la coordination d’ensemble des Opérations pour atteindre les objectifs fixés, dans le respect du mandat de l’Association, et de ses procédures internes et externes.
Principales responsabilités:
- Appui aux missions, supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets : Coordonne les activités du Siège relatives à la gestion opérationnelle et contractuelle des projets pour assurer la qualité des projets et le respect des procédures bailleurs et internes. S’assure d’une bonne identification et analyse des risques liés aux projets pour permettre au Responsable Géographique d’assurer un traitement adéquat de ces risques. Interface avec les missions, il/elle travaille en étroite collaboration avec les Services du Siège suivants : Ressources Humaines, Logistique, Gestion, Service Technique et Capitalisation (STC), et Communication.
- Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie d’intervention (stratégie opérationnelle et organisationnelle) : Participe activement à la définition de la stratégie opérationnelle des missions et appuie sa mise en œuvre en facilitant la mobilisation des différents services du siège concernés (RH, STC, Logistique, Gestion, Communication, SUDO) et en appuyant le Responsable Géographique qui est le garant de la bonne définition et mise en œuvre de la stratégie opérationnelle.
- Participation / Contribution active à la capitalisation des procédures et outils au sein du département des Opérations selon un plan d’action détaillé établi au sein de la Direction des Opérations et sous la supervision du Responsable Géographique
- Assurer l’intérim du Responsable Géographique sur ses pays en son absence en lien avec le Directeur des Opérations qui reste responsable de la gestion des risques ainsi que de la gestion des incidents et crises sécuritaires.
- Sur base d’une analyse des risques et des capacités du Chargé de Programmes faite par le Responsable Géographique, il peut aussi se voir déléguer des tâches spécifiques de manière formalisée par le Responsable Géographique, même en présence de celui-ci.
Principales activités:
Appui aux missions et supervision de la gestion opérationnelle et contractuelle et contribution à la gestion des risques projets :
- Accompagne les équipes terrain pour s’assurer du respect du mandat et de l’application des procédures de gestion de projet
- Participe activement au cadrage de toute proposition de projet et de tout partenariat opérationnel avec la mission et le Responsable Géographique en s’assurant de la bonne adéquation du projet avec la stratégie de la Mission et avec l’opportunité de financement identifiée
- Coordonne l’élaboration des propositions de projets et des documents relatifs au partenariat dans le cadre d’un projet avec le terrain et avec les Services du Siège en s’assurant de la cohérence opérationnelle globale ;
- Coordonne la revue du contrat bailleur pour chaque nouveau projet et s’assure de la diffusion des points clés et des points d’alerte aux différents services du siège et à la Mission
- S’assure, en lien avec les autres services du siège et le Responsable Géographique, du respect des obligations bailleurs dans le cadre du suivi régulier de la mise en œuvre du et dans le cadre de la révision des rapports à soumettre aux bailleurs
- Analyse les outils de suivi projets (PMT – Project management tool, suivi technique, suivi achats, suivis budgétaires, etc…), suit la réalisation et la qualité des projets et conseille les équipes terrain, en s’appuyant sur les inputs des référents techniques et support.
- Alerte le Responsable Géographique sur tout risque identifié dans la mise en œuvre du projet (non atteinte des objectifs contractuels, non-respect des procédures bailleurs, qualité insuffisante, risques financiers, etc…) et propose des mesures de mitigation ou de gestion sur tout risque dans la réalisation des projets
- Finalise les rapports narratifs sur le fond et la forme et les consolide avec les éléments financiers, techniques et logistiques pour validation finale par le Responsable Géographique (en l’alertant le cas échéant sur tout risque identifié avec des recommandations de la gestion de celui-ci) qui organise la transmission des rapports validés aux bailleurs ;
- Consolide et transmet au Responsable Géographique pour validation finale les réponses aux questions des bailleurs relatifs aux projets
- Fait remonter du terrain, contrôle, consolide et archive toutes les pièces opérationnelles et contractuelles (même en version électronique) nécessaires aux audits des contrats dans le cadre des procédures d’archivage
- Participe au travail de préparation et de présentation des documents opérationnels et contractuels lors des audits.
- Participe à la mise en œuvre des procédures d’audit interne
Contribution à la gestion et à l’appui aux missions pour la bonne mise en œuvre de la stratégie opérationnelle :
- Participe activement à la définition de la stratégie d’intervention des missions et à la mise en œuvre des missions d’évaluations des besoins nécessaires au déploiement de cette stratégie
- Participe à la prospection de nouveaux financements et partage avec le Responsable Géographique son analyse de toute nouvelle opportunité de financement (adéquation à la stratégie mission, complexité montage projet, risques et opportunités, etc…)
- Participe avec le terrain à la définition des profils de poste des expatriés et valide ces profils en concertation avec les CRH
- Participe au recrutement des expatriés et à la Préparation au Départ des expatriés, assure les briefings et débriefings opérationnels des expatriés des missions qu’il/elle suit ;
- Participe au suivi et contribue à l’analyse de la situation sécuritaire des missions en rapportant au Responsable Géographique et appuie le Responsable Géographique dans la gestion des incidents et post-incidents
- Contribue aux initiatives de communication et plaidoyer concernant les missions qu’il/elle suit, notamment en identifiant les axes pertinents de communication et plaidoyer et en facilitant la compilation des informations nécessaires à ces initiatives
- Se déplace régulièrement sur le terrain pour appuyer et soutenir ses pays d’intervention sur base de la procédure prévue par Première Urgence Internationale (objectifs possibles des visites : suivi des projets, renforcement de capacités, partenaires opérationnels, structuration mission, appui à la réflexion stratégique, etc…)
Contribution à l’animation du pôle géographique et à la capitalisation des procédures et outils de la Direction des Opérations :
- Co-anime les réunions de pôle (par pays), en appuyant le Responsable Géographique dans l’animation de la réunion et en organisant des réunions ad hoc / thématique préalables ou ultérieures sur des sujets précis avec les services concernés
- Accompagne et supervise un/une stagiaire (management direct selon la structure du pôle géographique) sur différentes tâches d’appui au suivi contractuel, projet et bailleurs (veille bailleurs)
- Participe à la capitalisation des procédures et outils opérationnels par sa participation active dans le cadre des chantiers définis dans le plan d’action de la Direction des Opérations et en s’assurant de la transmission au sein de la Direction des Opérations des bonnes pratiques mission et outils / processus intéressants internes ou externes
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