Offre d’Emploi: Assistant Administratif

Description de l’UNICEF

L’UNICEF travaille sans relâche pour aider les enfants les plus vulnérables du monde, dans des zones souvent difficiles d’accès. Dans 190 pays et territoires, nous nous engageons chaque jour à construire un avenir meilleur pour tous les enfants.

Mission au Sénégal

Au Sénégal, l’UNICEF participe à un projet majeur de construction d’une Maison des Nations Unies à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce projet, initié dans le cadre de l’agenda de réforme de l’ONU, vise à améliorer la qualité des services et à renforcer l’efficacité des opérations administratives. Dans ce cadre, l’équipe UNICEF CBO sera chargée de fournir divers services administratifs pour toutes les entités des Nations Unies.

Responsabilités du Poste

Sous la supervision directe de l’Associé(e) administratif (GS7) et du Chargé de l’Administration (NOC), le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :

Gestion du Courrier

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• Recevoir, trier et distribuer le courrier entrant avec précision et rapidité.
• Préparer le courrier sortant et assurer son affranchissement adéquat.
• Tenir des registres du courrier pour le suivi et la reddition de comptes.
• Traiter les documents confidentiels avec discrétion et respect des protocoles de sécurité.

Services des Correspondances Diplomatiques

• Gérer les services de correspondance, y compris la réception et l’expédition des correspondances.
• Assurer la documentation correcte et le suivi des envois.
• Coordonner avec le personnel concerné pour une réception et une expédition opportunes des envois.

Documentation et Tenue des Registres

• Maintenir des systèmes de classement organisés et à jour pour les dossiers de courrier et de correspondances diplomatiques.
• Préparer des rapports réguliers sur les activités de courrier et de correspondances diplomatiques.

Communication et Coordination

• Assurer la liaison avec les services internes et les partenaires externes pour faciliter les opérations de courrier.
• Communiquer efficacement avec le personnel pour fournir des informations sur les calendriers de livraison et les procédures.
• Collaborer avec l’équipe pour résoudre les problèmes liés aux services de courrier.

Support Général

• Fournir un soutien général à l’associé administratif, y compris dans les tâches de bureau.
• Effectuer d’autres tâches assignées pour appuyer les objectifs de la Maison des Nations Unies.

Profil Recherché

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires requis, complété par une certification ou des cours techniques pertinents.
• Expérience universitaire ou technique dans la gestion du courrier ou l’administration de bureau souhaitée.

Expérience

• Au moins cinq années d’expérience professionnelle pertinente dans les services postaux ou l’administration de bureau.
• Expérience préalable dans une organisation internationale ou un environnement multiculturel est un atout.

Compétences

• Excellentes compétences organisationnelles avec un souci du détail.
• Capacité à travailler efficacement sous pression et à respecter les délais.
• Fortes compétences interpersonnelles et de communication.
• Maîtrise des applications bureautiques et des systèmes de suivi du courrier.
• Maîtrise du français (oral et écrit) exigée, anglais souhaitable, connaissance d’une langue locale est un atout.

 

Candidatures

Nous encourageons vivement les candidatures féminines et celles de personnes de toutes origines. Pour postuler, veuillez envoyer :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae détaillé
• Copies des diplômes et certificats pertinents

Date limite de dépôt des candidatures : 25 mai 2024

Les candidatures doivent être envoyées à l’adresse ci dessous  avec pour objet « Assistant(e) Administratif(ve) – Services de Courrier »