Job Description

Agency: UNDP

Title: Assistant(e) aux Achats des Projets du PNUD

Job ID: 27977

Practice Area – Job Family: Management – ACHATS

Vacancy End Date: (Midnight New York, USA) 14/01/2020

Duty Station: Bujumbura, Burundi

Education & Work Experience: H-Some Graduate School – 3 year(s) experience

Languages Required: French

                      Desired: English

SB3

Vacancy Type: Service Contract (SC)

Posting Type: External

Bureau: Africa

Contract Duration: Une année avec possibilité de renouvellement

Ce poste est uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité burundaise.

Background

Sous la supervision directe du Chargé des achats, l’Assistant(e) aux Achats fournit un appui aux opérations du bureau dans le cadre d’un certain nombre de processus en s’assurant de la qualité et de l`exactitude du travail. L’Assistant(e) Achat et Logistique promeut une approche basée sur le client, la qualité et les résultats.

L’Assistant(e) aux Achats et Logistique travaille en étroite collaboration avec les autres unités des Operations, du Programme et du personnel des projets au niveau du bureau et des agences des NU pour des échanges d’information et pour assurer une exécution satisfaisante des services.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Analyste des Achats, l’Assistant(e) aux Achats effectuera les tâches suivantes :

-Initiation et saisie des fournisseurs dans le système Atlas selon les règles et procédures du PNUD;

-Organisation et coordination de l’approbation des dédouanements et des envois par air ou par mer des biens et équipements;

-Préparation de documents de douanes à soumettre aux autorités nationales en vue d`assurer le dédouanement rapide des biens et équipements du bureau et Agence des NU;

-Liaison entre le bureau et l’Agence de dédouanement contractée par le bureau et effectue un suivi régulier auprès de l’agence pour un service de dédouanement efficace ;

-Contrôle régulier auprès de l’agence en douanes pour que tous les équipements commandés et

-Assurer l’appui à la réception des biens avec les projets ; d’entrée des consultants et de tout autre visiteur dans le cadre des activités des NU;

-Assurer la gestion des stocks pour les achats du PNUD et appui à la gestion des stocks des projets – assurer l’appui aux réceptions et distribution des biens.

-Appui dans l`organisation des séminaires, conférences, retraites et autres réunions;

-Réaliser les processus d’achats et demande de prix selon les procédures du PNUD ;

-Assurer la réception des factures et suivi de leurs traitements auprès des projets ;

-Archivage/Classement de tous les dossiers relatifs aux PO et lettres de commande faites par l’unité

Impact des Résultats :

 Appui à la mise en œuvre des stratégies opérationnelles visant à atteindre les résultats ci-après :

-Conformité des activités administratives avec les règles, les procédures, les politiques et les stratégies du PNUD est assuré ;

-La procédure opérationnelle standard dans les domaines de responsabilité (Logistique, dédouanement) en consultation avec le superviseur direct est élaborée et mise en œuvre.

Competencies

Intégrité et professionnalisme : fait montre d’une expertise dans le domaine de spécialité et d’une capacité d’appliquer un bon jugement; niveau d’autonomie très élevé, de l’initiative personnelle et la capacité de prendre ses responsabilités; la volonté d’accepter les responsabilités et capacité à travailler de façon autonome selon les procédures établies dans un environnement politiquement sensible, tout en exerçant largement son pouvoir discrétionnaire, l’impartialité et la neutralité; capacité à gérer l’information de façon objective, précise et confidentielle; spontané et ayant un sens de service.

Responsabilité: mature et responsable; capacité à fonctionner dans le respect des règles et

règlements de l’organisation.

Engagement à l’apprentissage continu: fait montre d’initiative et de volonté d’apprendre de nouvelles compétences et se tenir au courant des nouveaux développements dans son domaine d’expertise; capacité d’adaptation aux changements qui surviennent dans l’environnement de travail.

Planification et organisation: fait montre d’efficacité organisationnelle et des compétences et de la

capacité à gérer un grand volume de travail d’une manière efficace et contribue à la résolution des dans les délais; capacité d’établir des priorités et à planifier, coordonner et suivre son (propre) travail; capacité à travailler sous pression, avec des délais contraignantes, et de gérer plusieurs projets / activités.

Le travail d’équipe et le respect de la diversité: aptitude à travailler efficacement avec les autres secteurs/unités au sein de l’organisation; aptitude à établir et maintenir des rapports de travail harmonieux dans un environnement multiculturel, multi-ethnique avec sensibilité et respect de la diversité et de l’égalité;

Communication : fait montre de compétences interpersonnelles; de bonnes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité d’écrire des rapports clairs et concis; capacité d’effectuer des présentations, des options d’articuler et de positions de façon concise; capacité à prendre et défendre des recommandations; capacité à communiquer et faire preuve d’empathie avec le personnel (y compris le personnel national), le personnel militaire, les volontaires, les homologues et les interlocuteurs locaux issus de milieux très divers; capacité à garder son sang-froid et rester utile envers le personnel, tout en étant objectif, sans montrer l’intérêt personnel; la capacité de transférer des informations et des connaissances à un large éventail de différents groupes cibles;

Flexibilité, adaptabilité et capacité et la volonté d’opérer dans les environnements difficiles, distants et potentiellement dangereux pour de longues périodes, impliquant des difficultés physiques et peu de confort, et notamment de fréquents déplacements au sein de la zone d’opérations ; la volonté d’être déployé/transféré à d’autres lieux d’affectation dans la zone d’opérations, si nécessaire.

Required Skills and Experience

Education:

-Diplôme d’études supérieures (A1) en administration ou gestion, comptabilité, logistique ;

-Une formation universitaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n’est pas exigée.

Expérience: 

-3 ans d’expérience dans la gestion des achats et la logistique.

-Expérience dans les systèmes de tracking

-Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Acrobate Reader

-Etre apte à travailler en équipe et sous pression

-Avoir l’esprit d’initiative et de responsabilité

-Avoir le sens de l’organisation, de la structure, et méthodique.

-Avoir le sens de la confidentialité et de la discrétion

-L’évaluation des stages comme expérience est laissée à la discrétion du PNUD selon les références fournies.

Langues Requises:

-Excellente maîtrise du Français.

-Connaissance de l’anglais un atout.

Notes :

-Ce poste est uniquement ouvert aux candidat(e)s de nationalité burundaise ;

-Les candidatures féminines compétentes sont vivement encouragées ;

-Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s pour la suite du processus seront contacté(e)s.

Disclaimer

Important applicant information

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Applicant information about UNDP rosters

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Workforce diversity

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