Plan International recruits 01 Grants Coordinator

Plan International est une organisation internationale humanitaire et de développement qui fait avancer les droits des enfants et l’égalité pour les filles.

Nous croyons en la puissance et le potentiel de chaque enfant.  Mais ceci est souvent supprimé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce  sont les filles qui sont les plus touchés.  En travaillant ensemble avec les enfants, les jeunes, nos supporters et partenaires, nous nous efforçons pour un monde juste, luttant contre les causes profondes des défis auxquels sont confrontés les filles et tous les enfants vulnérables.

Nous construisons des partenariats pour les enfants depuis 80 ans et sommes actifs dans plus de 70 pays incluant Haïti, ce depuis plus de 43 ans.

Objectif du Poste

Le/la Grants Management Coordinator a pour responsabilité de coordonner la gestion des projets subventionnés y compris le suivi avec les différentes parties prenantes pour s’assurer de la conformité par rapport aux exigences contractuelles des agences de financement et en fonction des standards et les normes institutionnels établis. Il/elle est le point focal des questions liées à la gestion du portefeuille des projets de Plan International Haïti et coordonne le processus de rapportage ainsi que le maintien de la documentation des projets. Il/elle fournit également un support dans la recherche des opportunités de financements.

Responsabilités :

• Maintenir une communication proactive avec les bureaux nationaux/bailleurs concernant le portefeuille de subventions ;
• Coordonner le processus de feedback entre Plan International Haïti et les bureaux nationaux et/ou bailleurs de fonds afin de maintenir leur engagement ;
• Organiser et coordonner les visites concernant les subventions ou les visites de terrain des bailleurs incluant les itinéraires et coordonner avec l’administration/la logistique ;

• Recueillir les données et les informations pour supporter les engagements et les exigences des rapports narratifs et financiers : assister dans la préparation des rapports de qualité pour leur soumission à temps ;
• S’assurer que tous les rapports de projet et les documents nécessaires soient réunis avec une attention particulière que les rapports narratifs et financiers sont préparés et soumis selon les exigences du donateur;
• Apporter un appui dans la préparation des études de cas et autres documents pertinents pour les rapports de subventions ;
• Préparer des rapports de subventions mensuels et trimestriels pour Plan International-Haïti et ceux émis par le département de Subventions IH ;
• Produire les documents d’accord de financement (FAD) et les discuter avec le Grants & Resource Mobilization Manager,  Program Support Manager et coordonner avec les bureaux nationaux si nécessaire, suivi des FADs signés et s’assurer qu’ils sont entrés dans le SAP;
• Etre le point de contact  de la fonction Grants dans SAP et maintenir à jour le système tout en fournissant un appui au staff de programme dans la gestion de Project Module ;
• Réaliser les rencontres mensuelles de suivi des projets pour la gestion proactive de tout écart constaté dans l’implémentation des projets ;
• Maintenir à jour les dossiers de subventions/ FAD et le système de classement (électronique et papier durs) ;
• Mettre à jour les systèmes clés de gestion des subventions (Indicative Grants funding, Grant Pipeline Monitoring Tool, SPAD etc) ; conformément aux exigences et les normes standards de l’organisation ;
• Coordonner le processus de rapportage pour la soumission des rapports (narratifs et financiers) aux bureaux nationaux et/ou bailleurs de fonds et  s’assurer de la conciliation de ceux-ci avant leur soumission ;
• Travailler en étroite collaboration avec les comptables de Subvention pour garder une vue d’ensemble des progrès financiers des subventions actives grâce à un examen régulier des dépenses par rapport au budget approuvé des projets;
• Coordonner le processus de recouvrement des coûts avec la Finance afin de s’assurer de la récupération des couts à temps selon les termes convenus avec les bailleurs de fonds;
• Supporter la fermeture effective des subventions (y compris les actifs de transfert, l’évaluation finale, les audits et les rapports, et la fermeture finale du système) ;
• Contrôler mensuellement  l’ « Indicatif Grants Funding » du siège social (IH) et ajuster l’information au besoin ;
• Supporter le staff de Programme et le Grants & Resource Mobilization Manager dans la préparation/révision de nouvelles propositions de projet et propositions de budgets ;
• Assister dans la recherche de nouvelles opportunités de fonds, réviser et résumer les exigences des différents bailleurs/Bureaux Nationaux ;
• Fournir un appui dans la consolidation des informations devant renseignées les notes conceptuelles, les propositions techniques et toutes autre document visant à inciter l’intérêt des bailleurs de fonds.

Connaissances, compétences et comportements requis pour réaliser les objectifs du poste :

• Baccalauréat ou son équivalent dans l’administration ou en sciences sociales ;
• Au moins 3 à 5 ans d’expérience ;
• Expérience démontrée dans la gestion de subventions ;
• Excellente expression écrite et expression orale en Anglais et en Français, l’Espagnol est un atout ;
• Compétences en écriture en évidence (rédaction de rapports, proposition et un concept rédaction d’articles);
• Habileté à travailler sous pression et dans des conditions difficiles ;
• Bon esprit de jugement, de synthèse et capacité à communiquer des concepts théoriques de manière accessible;
• Excellentes relations interpersonnelles.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats (es) dont les dossiers auront été présélectionnés seront contactés par téléphone.

Postuler