Cultures

Perdre son temps en réunions

Reunion Perdre De Temps
Publié par La redaction

Un cadre passe en moyenne seize ans en réunion ; si 98 % d’entre eux estiment qu’elles sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre leur temps. Arrêtez de gaspiller la seule chose qui ne se rattrape pas : le temps !

Je considère que les démarrages en retard, ou les moments mous en réunion sont des marques de manque de respect. Le temps des autres est précieux ; probablement que le votre aussi.

Ci-dessous quelques règles que 20 ans d’expérience m’ont appris ; elles sont destinées aux jeunes professionnels, et à quelques personnes plus expérimentées qui les ont oubliées…

Pour bien commencer, il convient de préciser quelques rôles :

  • Le sponsor : c’est lui qui tient à ce que cette réunion ait lieu ; à défaut, c’est le « plus gradé ». Une réunion sans sponsor doit être annulée.
  • L’animateur : idéalement, il change à chaque réunion ; il est nommé à l’avance ; pour les réunions qui ne sont pas récurrentes, c’est généralement le sponsor
  • Le rapporteur : il change à chaque réunion car c’est une tâche ingrate ; il prend les notes et envoie le Compte-Rendu aux participants ; on peut le désigner au début de la séance
  • Les participants : tout les autres. Moins il y a de participants, plus une réunion est efficace.
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Avant la réunion : Le moment stratégique

L’animateur a un rôle stratégique. Et c’est à lui de faire de la réunion un moment productif et agréable.

Il établit l’Ordre du Jour à l’avance avec les participants (en personne, ou par email) : actualité majeure | les décisions attendue | les actions à valider

Il envoie une invitation suffisamment à l’avance pour que chacun s’organise, en précisant en particulier la date et l’heure, le lieu, la durée (pas plus de 1h30 sinon les gens décrochent), l’objectif (très important ; prendre 5 minutes de réflexion avec le sponsor), et bien sûr l’ordre du jour. Il peut ajouter en pièce jointe les documents qui seront centraux lors de la réunion.

Les participants enregistrent la date dans leur agenda, lisent l’ordre du jour, et doivent prendre la peine de lire les éventuels supports. S’ils doivent prendre la parole, ils doivent préparer un support de présentation, et l’envoyer la veille aux autres participants

La Présentation

Le support de la réunion est souvent préparé sur Powerpoint. Il doit être synthétique, les slides doivent être simples (une seule idée par slide), lisibles de loin (je recommande la taille 36), et doivent illustrer environ 2 minutes de présentation.

Bonus : rester simple, éviter les cliparts inutiles, respecter les ratios d’image et tailles de police, et utiliser le modèle powerpoint officiel de l’entreprise. Attention à la lisibilité !

Exemple de plan de réunion en cinq slides : 1. Etat des lieux, 2. Problèmes et solutions, 3.Questions à répondre, 4. Décisions attendues, 5. Actions attendues

La présentation peut être unique (un seul présentateur), ou multiple (plusieurs présentateurs). Les présentations peuvent être assemblées à l’avance par l’animateur ou pas. Mais toutes les présentations doivent être partagées la veille (au moins) avec tous les participants

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Démarrage de la réunion : se mettre sur les bons rails

Le sponsor doit venir à l’heure (exemplarité). Il déclenche le démarrage de la réunion à l’heure, sans attendre les retardataires (oui vous avez bien lu). Il rappelle le but de la réunion

On nomme le rapporteur et on rappelle que le Compte-Rendu sera envoyé à la fin de la réunion

L’animateur rappelle l’ordre du jour. Pour les réunions externes, il déclenche un rapide tour de table de présentation (Prénom, nom, fonction, entreprise). Puis il relit le Compte-Rendu de la réunion précédente. Il peut décider de modifier l’ordre des sujets, les plus difficiles et les plus importants devant être abordés en premier. Il déclenche le compte à rebours (smartphone) pour la durée de la réunion

Le rapporteur note la date, l’heure de début effectif. Il note les participants présents et absents, et l’ordre du jour

Les participants se présentent (réunions non internes), d’une voix forte mais posée, de façon courte et homogène (exemple : « Omar Cissé / Directeur Général / InTouch »). Ils éteignent leurs téléphones (ou au moins les mettent en silencieux, face cachée).

Idéalement ils ferment leur ordinateur (ou n’y touchent que pour prendre des notes !) ; les réunions où tout le monde a son laptop ouvert sont des réunions où on ne s’écoute pas, et où on perd son temps, et qui durent 3 fois le temps nécessaire. La réunion doit être rapide et décisive, ce n’est pas un moment de travail.

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En cours de réunion : rester attentif

L’animateur contrôle les temps de parole, surveille le déroulement temporel (compte à rebours par intervenant). Il recadre les discussions qui dérivent, aimablement, mais fermement. Il fait respecter les règles de la réunion

Il reformule les points techniques ou compliqués, synthétise les points critiques une fois qu’ils sont terminés (pour faciliter la tâche du Rapporteur).

Le rapporteur note seulement les points critiques : décisions, résultats de négociation, actions (avec responsable et deadline).

Les participants contrôlent leur propre temps de parole, respectent le temps de parole des autres mais prennent leur temps, parlent lentement.

Ils s’appuient sur des faits, expliquent en se mettant à la place des autres, et cherchent à dégager une logique. Ils répondent « pour de vrai » aux questions, reformulent les points importants entendus, motivent l’auditoire, positivent. Et surtout, ils écoutent avec sincérité et concentration.

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A la fin de la réunion

Si l’heure de fin approche, l’animateur le signale (-10 minutes). Si l’heure de fin arrive et qu’il reste des sujets non critiques, on procrastine (on reporte à la prochaine fois). Idéalement, une réunion doit se terminer AVANT l’heure de fin prévue !

Le sponsor fait une conclusion rapide sur le fond, et sur la forme. Le rapporteur finit de noter et envoie immédiatement le Compte-Rendu aux participants (avant la fin de la journée en tout cas).

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