Créé en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion des migrations humaines et méthodiques pour le bénéfice de tous. Elle le fait en offrant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste.

Contexte :

Sous la supervision directe du National HR & Admin Officer et sous la supervision générale du Chef de Mission, Le/la candidat (e) s’occupera de la gestion du secrétariat, de l’élaboration et du suivi administratif de certains documents

Fonctions / Responsabilités :

1. Effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat avec un haut degré de confidentialité et de tact ;
2. Recevoir et coordonner la correspondance rédigée pour la signature du Chef de Mission ;
3. Organiser les rendez-vous, le plan de travail, et les ordres du jour des réunions du Chef de Mission, tel que demandé ;
4. Préparer les TA, Security clearance, TEC et tous document lié aux missions du Chef de Mission.
5. Tenir à jour les coordonnées des hauts fonctionnaires du gouvernement, des ambassades, des autres agences des Nations Unies et des organisations internationales ;
6. Faciliter l’organisation de réunions, de conférences et de visites nationales et internationales, y compris les arrangements de voyage et d’hôtel, ainsi que l’itinéraire des visiteurs de l’OIM pour le bureau du Chef de Mission ;
7. Faciliter les signatures des documents administratifs, financiers entre l’Unité de gestion des ressources, programmes et le Bureau du Chef de Mission ;
8. Délivrer et enregistrer les numéros de référence de toute la correspondance du bureau du CoM;
9. Rédiger les Lettres, Notes verbales comme demander ;
10. Accueillir et aider les visiteurs et les introduire au besoin ;
11. Recevoir, enregistrer et distribuer toute la correspondance/le courrier entrant et sortant de l’Organisation ;
12. Aider tout staff qui souhaiterait être éclairé sur les questions administratives,
13. Point focal pour les documents envoyés par les sous bureaux et faire le suivi,
14. Recevoir les appels du téléphone standard et émettre des appels,
15. Responsable du cachet sur tous documents administratifs de l’OIM
16. Disponible à former tout nouveau staff admin ;
17. Effectuer toutes les autres tâches qui peuvent être assignées par le/les superviseurs.

Qualifications requises et Expérience

Education

• Diplôme universitaire en Finance, Gestion, Administration, Sciences Sociales ou domaine connexe, d’une institution académique accréditée avec 2 années d’expérience.

Ou

• Diplôme d’études secondaires avec 4 ans d’expérience pertinente.

Expériences

• 2 à 4 ans d’expérience en secrétariat et/ou assistant/e de direction ;
• Bonnes compétences et connaissances administratives ;
• Exactitude dans le classement, le reporting et la gestion des données/informations ;
• Une expérience de travail avec les agences des Nations Unies ou autres Organisations internationales est un atout ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturels ;

Capacité à travailler sous pression avec un minimum de supervision.

Langues

• Maîtrise du Français écrit et parlé,
• Maîtrise de l’Anglais écrit et parlé.

Valeurs

Inclusion et respect de la diversité : Respecter et favoriser les différences individuelles et culturelles ; encourager la diversité et l’inclusion chaque fois que possible

Intégrité et transparence : Maintenir les hautes normes éthiques et agir en conformité avec les principes/règles de l’Organisation et les normes de conduite.

Professionnalisme : Démontrer une capacité à travailler de manière composée, compétente et engagée et agir avec discernement pour faire face aux défis quotidiens.

Competences de Base level 1

Travail d’équipe : Développer et promouvoir une collaboration efficace au sein des unités et entre celles-ci pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.

Résultats : Obtenir et livrer des résultats de qualité dans le respect des délais et du service. Adopter une approche orientée vers l’action et s’engager à atteindre les résultats convenus.

Gestion et partage des connaissances : Chercher constamment à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

Responsabilisation : Gérer la réalisation des priorités de l’Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions et de la délégation de tâches.

Communication : Encourager et contribuer à une communication claire et ouverte.

Expliquer des sujets complexes de façon informative, inspirante et motivante.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidants soient dans le pays du lieu d’affectation, soient dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

Date de Publication :

Du 07.11.2019 au 21.11.2019