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OFFRE D’EMPLOI POUR SECRÉTAIRES CHEZ VIV’ASS IMPACT

Publié par Alejandroeb2019

 

Description

VIV’ASS IMPACT est Un cabinet qui s’est donné une notoriété dans les conseils de la santé nutritionnelle et diététique, le coaching minceur ou grosseur, la désintoxication, les séminaires et formations à la diététique adaptée à la cuisine africaine et aux plantes médicinales sahéliennes.
Nous prônons LA santé par l’alimentation, faire savoir au grand public que l’on est par ce que l’on mange.

Aussi, nous recherchons urgemment une Secrétaire de Direction.
Objectif principal du poste
Faciliter la prise de décisions et permettre sa mise en œuvre (c’est-à-dire application).

Description du poste
C’est un poste avec fonction pluridisciplinaire.Elle décharge le manager de toutes les tâches administratives. C’est le collaborateur direct du manager.

Missions générales du poste
– Organiser et réaliser son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par le manager.
– Assurer la permanence du service de direction en l’absence du manager afin de préparer et d’alléger au maximum le travail de celui-ci.
– Être l’interface entre les clients, les fournisseurs et le manager.
– Accueil des visiteurs (clients, prestataires).

Activités et taches relatives au poste
– Assurer la circulation de l’information entre la direction générale et les différents services, diffuser des notes de service: rédiger les notes de services internes à partir d’instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du directeur, les reproduire et les diffuser.
– Classer et archiver les documents de la direction (papier et électronique).
– Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
– Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
– Réaliser et centraliser les comptes-rendus.
– Organiser les déplacements, séminaires.
– Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, gestion du site.
– Se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du bureau.
– Être responsable du suivi budgétaire du service. Assurer la gestion de la caisse.
– Suivre les dossiers dans le temps, préparer et traiter des documents comptables.

Conditions de travail
7h30 – 17h00 de lundi à vendredi.
7h30 – 14h00 les samedis.
Travail pouvant connaître des périodes plus intenses que d’autres.
Bénéficie des avantages inhérents au domaine d’activité de l’entreprise.

Moyens nécessaire pour le travail
Informatique (ordinateur, imprimante, clé USB), téléphone, internet, agendas (électronique et physique), bloc note, parapheurs.

Compétences et qualités requises pour le poste

– Compétences requises
Maîtriser les outils de communication et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint, Internet, e-mails.
Bonnes capacités rédactionnelles (Normes rédactionnelles)
Techniques de gestion administrative
Méthodes de classement et d’archivage
Modalités d’accueil
Techniques de prise de notes

Qualités requises 
Faire preuve de polyvalence et d’autonomie : Esprit d’initiative, Anticipation, respect des délais, sens des priorités, discernement (être efficient et efficace).
Bonne présentation.
Disponibilité et forte capacité d’adaptation : elle doit adapter le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou du manager.
Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes, réactivité (pro-actif et réactif), capacité à argumenter des décisions et capacité rapide d’adaptation.
Aptitudes au travail en équipe.
Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, psychologie, patience.
Confidentialité et discrétion lui sont demandées.

Postulez par mail en envoyant votre CV et lettre de motivation à l’adresse : [email protected]

Date limite : ce Mercredi 10 Avril 2019 à 13h00.
Lieu : VIV’ASS IMPACT à 300 mètre derrière la Tadex Parcours Vita, en allant vers le Bloc L MAKEPE

Surtout vous devez être disposée à prendre service dès validation de votre candidature.

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A propos du rédacteur

Alejandroeb2019

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