Une opportunité d’emploi
Titre posté: ASSISTANT ADMINISTRATIF, FS4
Titre du code d’emploi: ASSISTANT ADMINISTRATIF
Département / bureau: RSSG pour l’Afrique de l’Ouest / Bureau des Nations Unies en Afrique de l’Ouest
Lieu d’affectation: DAKAR
Période d’affichage: 13 septembre 2019 – 27 septembre 2019
Numéro de poste: 19-Administration-UNOWA-123359-F-Dakar (M)
Exercice de dotation N / A
Valeurs fondamentales des Nations Unies: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
Org. Réglage et rapport
Ce poste est situé au Bureau des Nations Unies pour l’Afrique de l’Ouest et le Sahel. Le titulaire se rapporte au directeur de la Division des affaires politiques
Responsabilités
Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant administratif FS-4 s’acquitte des tâches suivantes:
Gestion des ressources humaines
• Initier, examiner, traiter et suivre les actions liées à l’administration des activités de l’unité en matière de ressources humaines, telles que le recrutement de personnel et de consultants, le placement, la promotion, la relocalisation, l’évaluation de la performance, la révision de la classification des postes, la séparation des membres du personnel, la formation. , etc.…, assurant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU. • participer à la sélection des candidats pour la section; évaluer et filtrer les candidatures de ces candidats, établir leur profil, mener des entretiens préliminaires et identifier des listes restreintes de candidats. • Répondre aux demandes de renseignements et fournir des informations et des conseils au personnel concernant les procédures, processus et pratiques administratifs, les conditions de service, les tâches et les responsabilités. • Superviser la maintenance de la section ‘ s fichiers d’avis de vacance de poste et suivi de l’état actuel des avis de vacance de poste; veiller à ce que les recommandations concernant les modifications du statut contractuel du personnel soient conformes aux procédures et politiques établies; préparer des documents pour la promotion, l’allocation spéciale de poste, la révision du niveau d’entrée et des panneaux d’indemnité.
Budget et finances
• Participer à la préparation et à l’examen des propositions de ressources financières et humaines et consolider le budget et le programme de travail en ce qui concerne le budget de la section, les fonds d’affectation spéciale, les subventions et les achats. • consolider les données reçues des autres unités concernant les soumissions budgétaires; aider à la préparation des textes explicatifs et des tableaux relatifs aux estimations de coûts budgétaires, coordonner avec les autres sections en ce qui concerne toute clarification ou apport supplémentaire nécessaire à la formulation du budget annuel des sections. • examiner les dépenses et les comparer au budget approuvé par la mission sur le terrain; Préparez les ajustements nécessaires. Assister le responsable dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires; assurer la coordination avec les autres personnels des finances et du budget sur des questions connexes lors de la préparation du rapport sur le budget. • Participer à la préparation des soumissions d’exécution du budget et à la finalisation des rapports sur l’exécution du budget. • Surveiller l’intégrité des différentes bases de données financières et vérifier l’exactitude des données d’entrée, en veillant à la cohérence des données enregistrées. • Examiner les demandes de biens et services pour s’assurer que les objets de dépense corrects ont été facturés et la disponibilité des fonds.
Administration générale
• Rédiger une correspondance de routine pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes; planifier des réunions et des rendez-vous; tenir des dossiers d’instructions administratives et d’autres règles et règlements; fournir des conseils et une formation aux autres assistants administratifs. • Assurer une coordination étendue avec les unités de service et assurer fréquemment la liaison avec les membres de l’équipe interne, tant au siège que sur le terrain. • S’acquitter d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins, par exemple le plan de déplacement opérationnel de l’unité / de la section; enregistrement de présence et de sortie; plans d’allocation d’espace physique et identification des besoins en bureautique et maintenance des équipements, logiciels et systèmes, aide à l’organisation et à la coordination de séminaires, conférences et traductions. • Guider, former et superviser le personnel de niveau subalterne. • Effectuer d’autres tâches selon les besoins.
Les compétences
Professionnalisme: aptitude et expérience dans un large éventail de fonctions administratives, telles que budget / programme de travail, ressources humaines, gestion de bases de données, etc. Connaissance et application des systèmes des Nations Unies, des règles et règlements du personnel. Capacité à gérer les processus, à conserver des enregistrements précis, à interpréter / analyser une grande variété de données et à identifier / résoudre les divergences de données et les problèmes d’activité. Haut degré d’engagement pour assurer la bonne utilisation des ressources financières de l’unité. Être fier de son travail et de ses réalisations; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles; fait preuve de persistance face à des problèmes difficiles ou à des défis; reste calme dans des situations stressantes. Prendre la responsabilité d’intégrer les perspectives de genre et d’assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité.
• Communication: parle et écrit clairement et efficacement; écoute les autres, interprète correctement les messages des autres et répond de manière appropriée; pose des questions pour clarifier et montre un intérêt pour une communication à double sens; adapter le langage, le ton, le style et la présentation au public auquel on s’adresse; fait preuve d’ouverture en partageant des informations et en tenant les gens informés.
• Planification et organisation – Définit des objectifs clairs compatibles avec les stratégies convenues; identifie les activités et missions prioritaires; ajuste les priorités selon les besoins; alloue suffisamment de temps et de ressources pour mener à bien son travail; prévoit les risques et permet des imprévus lors de la planification; surveille et ajuste les plans et les actions selon les besoins; utilise le temps efficacement.
• Travail d’équipe – Travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation. sollicite des contributions en valorisant véritablement les idées et l’expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; place l’agenda de l’équipe avant l’agenda personnel; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque de telles décisions peuvent ne pas refléter entièrement sa propre position; partage le crédit pour les réalisations de l’équipe et accepte la responsabilité commune pour les lacunes de l’équipe.
Éducation
Un diplôme d’études secondaires ou équivalent est requis.
L’expérience professionnelle
Au moins six années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés au sein du système des Nations Unies ou du secteur privé dans les domaines des finances, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’audit, des services administratifs ou dans d’autres domaines connexes, sont exigées
Les langues
Le français et l’anglais sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et du français oraux et écrits est indispensable.
Évaluation
L’évaluation des candidats qualifiés peut inclure un exercice d’évaluation.
Avis spécial
Cette offre d’emploi « Recruter à partir d’une liste » est réservée aux candidats inscrits sur une liste préalablement approuvée, à la suite d’un examen effectué par un organe central de contrôle des Nations Unies. Seuls les candidats inscrits sur des listes remplissant des fonctions similaires au même niveau sont considérés comme des candidats éligibles. Les candidats éligibles reçoivent un email les invitant à postuler. Les candidats inscrits sont invités à postuler uniquement s’ils sont intéressés et disponibles pour occuper le poste dans le ou les lieux d’affectation indiqués dans l’ouverture du poste. Postuler à cette offre d’emploi implique l’acceptation de l’offre, si elle est sélectionnée.
Considérations des Nations Unies
Selon l’article 101, paragraphe 3, de la Charte des Nations Unies, la considération primordiale dans l’emploi du personnel est la nécessité de garantir les normes les plus élevées d’efficacité, de compétence et d’intégrité. Les candidats ne seront pas considérés pour un emploi aux Nations Unies s’ils ont commis des violations du droit international des droits de l’homme, du droit international humanitaire, de l’exploitation sexuelle, des abus sexuels ou du harcèlement sexuel, ou s’il existe des motifs raisonnables de croire qu’ils ont été victimes de violence. impliqué dans la commission de l’un de ces actes. L’expression «exploitation sexuelle» désigne tout abus réel ou tenté d’abus d’une position de vulnérabilité, de pouvoir différentiel ou de confiance à des fins sexuelles, y compris, sans toutefois s’y limiter, le fait de tirer un profit monétaire, social ou politique de l’exploitation sexuelle d’autrui. Le terme «abus sexuel» désigne l’intrusion physique réelle ou menacée de nature sexuelle, que ce soit par la force, dans des conditions inéquitables ou coercitives. Le terme «harcèlement sexuel» désigne tout comportement indésirable de nature sexuelle auquel on peut raisonnablement s’attendre ou qui est perçu comme une offense ou une humiliation, lorsque ce comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation des relations de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures liées à la circulation ne peuvent être considérés pour un emploi. Le terme «harcèlement sexuel» désigne tout comportement indésirable de nature sexuelle auquel on peut raisonnablement s’attendre ou qui est perçu comme une offense ou une humiliation, lorsque ce comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation des relations de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures liées à la circulation ne peuvent être considérés pour un emploi. Le terme «harcèlement sexuel» désigne tout comportement indésirable de nature sexuelle auquel on peut raisonnablement s’attendre ou qui est perçu comme une offense ou une humiliation, lorsque ce comportement interfère avec le travail, devient une condition d’emploi ou crée un travail intimidant, hostile ou offensant. l’environnement et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation des relations de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures liées à la circulation ne peuvent être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation des relations de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures liées à la circulation ne peuvent être considérés pour un emploi. et lorsque la gravité de la conduite justifie la cessation des relations de travail de l’auteur. Les candidats qui ont commis des infractions autres que des infractions mineures liées à la circulation ne peuvent être considérés pour un emploi.
L’importance de recruter le personnel sur une base géographique aussi large que possible sera dûment prise en compte. L’Organisation des Nations Unies n’impose aucune restriction quant à l’éligibilité des hommes et des femmes à participer, à quelque titre que ce soit et dans des conditions d’égalité, au sein de ses organes principaux et subsidiaires. Le Secrétariat des Nations Unies est un environnement non-fumeur.
Les candidats sont priés de suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne Inspira. Pour obtenir des conseils plus détaillés, les candidats peuvent consulter le manuel du candidat, accessible en cliquant sur l’hyperlien «Manuals» (manuels) dans le coin supérieur droit de la page d’accueil du titulaire de compte Inspira.
L’évaluation des candidats se fera sur la base des informations fournies dans la candidature, en fonction des critères d’évaluation de l’ouverture des postes et de la législation interne applicable des Nations Unies, y compris la Charte des Nations Unies, les résolutions de l’Assemblée générale, les Statut et Règlement du personnel, textes administratifs et directives. Les candidats doivent fournir des informations complètes et précises sur leur profil personnel et leurs qualifications, conformément aux instructions fournies dans Inspira, pour être pris en compte pour le poste actuel. Aucune modification, ajout, suppression, révision ou modification ne sera apportée aux demandes soumises. Les candidats qui sont sérieusement pris en considération pour la sélection seront soumis à une vérification des références afin de vérifier les informations fournies dans la candidature.
Les offres d’emploi publiées sur le portail Carrières seront supprimées à 23 h 59 (heure de New York) à la date limite.
Pas de frais
Les Nations Unies ne perçoivent aucune redevance à aucun stade du processus de recrutement (candidature, réunion d’interview, traitement ou formation). L’ONU NE SE CONCERNE PAS AVEC DES INFORMATIONS SUR LES COMPTES BANCAIRES DES CANDIDATS.
