Responsable des fonctions supports (DAKAR)
JOB from Bioforce Institute
Closing date: 15 Dec 2019
CONTEXTE DU POSTE
L’Institut Bioforce recherche pour son centre basé à Dakar (Sénégal), son/sa Responsable des fonctions supports. (RH, finance, logistique)
Bioforce, ONG Internationale créée en 1983 dont le Siège est en France, à Vénissieux, a pour objectif d’améliorer l’impact et la pertinence des interventions de solidarité internationale à travers le renforcement des capacités des individus et organisations engagés dans ces interventions.
Bioforce permet à tous ceux qui se mobilisent au plus près des crises humanitaires (individus, organisations et institutions) d’acquérir, de développer et d’entretenir les compétences nécessaires à l’accomplissement de leurs missions.
Dans le cadre de la stratégie globale de Bioforce de développer ses activités de renforcement de capacité et d’en augmenter l’accessibilité, l’organisation a ouvert, en 2017, un nouveau Centre de Formation à Dakar au Sénégal (CFBA).
Suite au lancement du centre, les deux premières ont correspondu aux phases d’ouverture et de développement des activités. Aujourd’hui, le CFBA déploie un panel large d’activités de renforcement de capacités incluant des formations diplômantes et de la formation continue à Dakar ainsi que dans plusieurs pays d’Afrique de l’Ouest et Centrale. Le centre entre ainsi dans une phase de consolidation organisationnelle et des activités.
En 2019, ce sont plus de 600 personnes d’une vingtaine de nationalités différentes qui bénéficieront d’une des formations du CFBA. Les besoins restent cependant importants et la responsabilité de Bioforce est d’augmenter son offre de formation ainsi que son accessibilité à travers la sous-région.
Les enjeux principaux du Centre sur la prochaine période sont :
• Le développement de l’activité et sa couverture géographique afin de mieux répondre aux besoins des acteurs de la solidarité internationale
• L’augmentation de l’accessibilité aux formations Bioforce notamment à travers une meilleure couverture des frais (subventions institutionnelles, financements employeurs…)
• Le développement de partenariats avec les acteurs du secteur afin de répondre à leurs besoins
• Le développement de la communication autour des activités du Centre au Sénégal et au niveau de l’Afrique de l’Ouest et Centrale
Dans ce contexte, et dans un environnement multi-culturel, le/la responsable des services supports supervisera une équipe de trois personnes, devra à la fois : s’assurer du support adéquat aux activités quotidiennes, et développer les processus et outils administratifs, financiers, logistiques et RH contribuant à une mise en œuvre efficiente des activités.
Le/la responsable des services supports sera sous la supervision directe de la responsable de centre.
Plus d’infos sur l’Institut Bioforce : www.institutbioforce.fr
LES MISSIONS DU POSTE
La finalité du poste est de garantir le bon fonctionnement des départements supports du CFBA (service administratif financier, RH et Logistique)
Pour cela, le/la responsable des services supports assumera ses missions dans les domaines de responsabilité suivants :
Gestion Financière et comptable du centre de Dakar
1. Gérer et garantir l’aspect financier du centre dans sa globalité
2. Établir et piloter en lien avec la responsable du centre et les équipes opérationnelles le budget annuel du CFBA
3. Assurer le suivi budgétaire du centre, le prévisionnel des dépenses et l’analyse des données financières
4. Assurer la transmission des données financières aux équipes opérationnelles (centre Dakar/ siège) dans le respect des deadlines
5. Préparer le reporting financier du centre concernant les subventions des bailleurs avant transmission au siège, et participer à l’analyse du reporting consolidé.
6. 2. Gérer et garantir la comptabilité du centre
7. Superviser l’imputation comptable et analytique des dépenses
8. Garantir la clôture mensuelle des comptes et le transfert de la comptabilité au siège dans le respect des délais
9. Garantir la bonne application des procédures, processus, organisation et archivage des documents comptables
10. Garantir la conformité des documents comptables et des engagements (rapprochement entre factures et procédures d’achats)
11. 3. Gérer et garantir la trésorerie du centre de Dakar
12. Élaborer le prévisionnel de trésorerie mensuel et le transmettre au siège
13. Assurer le suivi des comptes bancaires et des liquidités pour le fonctionnement du CFBA (paiements, avances, transferts, réconciliation bancaire, etc)
14. Superviser la traçabilité des paiements effectués par les stagiaires et superviser le recouvrement clients
**
Gestion administrative et ressources humaines du centre de Dakar**
1. Assurer la conformité administrative et légale du centre
• Garantir la bonne application de la législation en vigueur dans le pays d’intervention
• Assurer une veille juridique et être force de proposition en cas de conflits
• Superviser la gestion et suivi des contrats de fonctionnement général du centre (locaux, entretien, gardiennage, prestataire IT, etc)
• Superviser les tâches administratives garantissant le bon fonctionnement du centre
• Préparer les audits en lien avec le siège
2. Garantir la bonne gestion des ressources humaines
• Définir, mettre en œuvre et piloter la politique RH du CFBA en lien avec le siège et la stratégie annuelle: (plan d’action RH, reporting, suivi budgétaire RH et MSB,
• Assurer une veille juridique en droit social
• Assurer le développement des emplois et des compétences du CFBA : analyse des besoins, mise à jour des fiches de poste, recrutement, pilotage du plan de formation annuel, lancement et capitalisation des campagnes d’entretiens annuels d’appréciation, établissement des entretiens professionnels
• Assurer la gestion de l’administration du personnel : intégration, rédaction des contrats, de travail, avenants, paies, suivi et mise à jour des dossiers du personnel
• Apporter un conseil et supports aux opérationnels du CFBA en termes RH
• Piloter la mise en œuvre de projets RH divers au CFBA et participer aux projets RH transverses en lien avec le siège
• Assurer en collaboration avec la responsable de centre le dialogue avec les délégué.es du personnel
Supervision de la gestion logistique du centre
• Superviser l’état de fonctionnement général des locaux CFBA (services généraux)
• Piloter l’élaboration, la mise à jour et le suivi des procédures et outils logistiques
• Superviser l’utilisation des biens et équipements du centre (stockage, inventaire, réparation matériel, …)
• Superviser les achats pour le centre et les activités de formation (consommables, matériel techniques, véhicules, matériel informatique, mobilier, etc…)
• Etre garant du respect des procédures logistiques
Représentation, coordination, animation
• Assurer les fonctions de représentation externe en lien avec ses responsabilités (bailleurs, autorités, prestataires, partenaires, etc.)
• En tant que membre de l’équipe de management de centre, contribuer activement à la coordination entre les différents services et participer à l’ensemble des activités transversales
• Assurer une coordination efficiente avec les interlocuteurs internes pertinents (centre Dakar, centre Lyon et siège) pour le bon fonctionnement du CFBA
• Animer en tant qu’intervenant interne des sessions spécifiques à l’attention des apprenant.es du centre en lien avec les compétences du poste de responsable des services supports
Assurer le Management de son équipe
• Recruter, assurer la mobilisation et l’encadrement de son équipe
• Assurer la communication interne avec son équipe
• Assurer le suivi, l’évaluation et le développement des compétences de chaque membre de son équipe (points réguliers, entretien annuel d’appréciation, fixation d’objectifs, mise à jour des fiches de poste etc.)
Profil souhaité
CONNAISSANCES & EXPÉRIENCES
• Expérience de 5 ans minimum dans l’un ou plusieurs des domaines de responsabilités du poste (RH, finance, logistique)
• Connaissance des procédures bailleurs
• Connaissance/expérience de mise en place de procédures logistiques et/ou services généraux indispensable
• Expérience en ONG fortement souhaitée
• Fortes compétences en diplomatie et bonne compréhension du contexte juridique, droit social sénégalais
• Maîtrise des logiciels informatiques
• Une expérience ou une bonne connaissance du fonctionnement d’un centre de formation est un atout
• Langues : Français obligatoire, anglais peut être un atout
FORMATION
Gestion financière/comptable et/ou gestion des ressources humaines
QUALITÉS
Vous avez de bonnes capacités d’analyse et vous êtes capables d’avoir une vision macro des enjeux.
Vous êtes une personne à l’écoute, fiable et savez faire preuve de discrétion.
Vous faite preuve d’empathie, de pédagogie.
Vous avez un bon esprit d’équipe et un bon sens relationnel.
Vous savez gérer votre stress et vous êtes en capacité de mener à terme différents dossiers/sujets en même temps et de les suivre avec rigueur.
Vous êtes pragmatique, organisé(e) rigoureux (se). Vous avez de bonnes capacités d’adaptation.
Conditions
DATE D’INTÉGRATION: Janvier 2020.
STATUT: Salarié expatrié cadre ; salaire selon profil/grille de rémunération, assurance rapatriement ; mutuelle et 6 semaines de congés payés + RTT
CONTRAT : CDD Usage 1 an
LOCALISATION: Dakar – SÉNÉGAL
