Le PNUD recrute 01 Assistant aux Opérations Voyages et Administration

Le PNUD recrute 01 Assistant aux Opérations Voyages et Administration

Dans le cadre du déploiement de nouveaux projets, le plan d’achat 2020 du HUB régional du PNUD basé au Sénégal comprend un nombre important de commandes dont la conception, le suivi de la mise en œuvre et la réception nécessitent une charge importante de travail normalement dévolue à un (e) logisticien (e).

Avec le sous-effectif actuel de l’équipe des Opérations, il serait très indiqué de renforcer les collègues des Opérations déjà en surcharge de travail avec la gestion des achats, recrutement de consultants, suivi des services communs et de la sécurité au jour le jour.

Durant l’année 2019, le bureau avait fait recours à des stagiaires logisticien pour ce faire dans l’exécution du plan d’achat du bureau et son apport s’est révélé d’une grande importance. Cet apport a permis un bon suivi des achats locaux et internationaux.

Compte tenu de ce qui précède, le recrutement Assistant (e) Aux Opérations/Logisticien (e) est sollicité. Il (elle) pourra ainsi décharger les staffs des Opérations de toutes les activités liées à la mise en œuvre du plan d’achat 2020 de même que celles concernant l’assistances des nouveaux projets qui n’ont pas d’appuis administratifs.

Sous la tutelle et la supervision directe du procurement officer en charge des services généraux du bureau, l’Assistant (e) aux achats et à l’administration est chargé (e) de fournir les services d’achats tout en assurant la qualité et la précision du travail. L’Assistante aux Achats est chargée de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client, et conforme aux règlements et procédures de la Section.

L’Assistante aux Achats et à l’Administration collabore étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du bureau régional, au niveau du CO, du siège du PNUD en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et de pourvoir des informations.

Taches et responsabilités

Sous la supervision du procurement officer, l’assistant (e) aura les tâches ci-dessous :

• Appuyer l’exécution du plan d’achat 2020 du bureau et faire le suivi de sa mise en œuvre
• Faire le suivi régulier, à travers un tableau régulièrement mis à jour, des commandes internationales et locales jusqu’à la réception par les bénéficiaires
• Planifier et organiser avec les fournisseurs locaux et internationaux et le transitaire, le transport du matériel acheté dans le cadre du plan d’achat du bureau. (Consommables, petits équipements, recrutement de consultants etc.)
•  Appuyer le titulaire du portefeuille pour les activités de dédouanement et de transit des équipements et produits commandés
•  Faire le suivi, en relation avec les chauffeurs, pour la disponibilité à temps des titres d’exonération des équipements commandés
• Faire le suivi, en relation avec les chauffeurs, pour la disponibilité à temps des admissions temporaires des équipements commandés
•  Elaborer les documents de demande de sollicitations formelles (RFQ, RFP…) et envoyer les demandes de cotations aux fournisseurs et prestataires compétents
•  Etablir les procès-verbaux de dépouillement des demandes de cotation de plus de 5000 US dollars
•  Etablir les procès-verbaux de sélection des prestataires dans le cadre des RFQ, RFP et ITB
•  Appuyer dans la logistique de l’organisation des ateliers
•  Appuyer la mise en place d’un roster de fournisseurs et prestataires de services
•  Assurer l’intérim de l’Assistant Administratif et Financier pour les achats de moins de 5000 dollars
•  Appuyer les projets dans les formulations de requêtes
•  Toutes autres tâches concernant le volet logistique et qui lui seraient confiées par les Opérations
•  Assure l’organisation des services logistiques et de voyages avec un accent particulier sur la réalisation des résultats suivants :
•  Organisation des voyages y inclus l’achat des billets, les calculs des DSA, la préparation des « Purchase Order » ; les arrangements relatifs aux expéditions/fret ; l’entretien des véhicules ; les arrangements liés à l’utilisation/location de salles de conférence (séminaires/ateliers…) ;
•  Organisation des ateliers, formations et de toute la logistique y afférente pour les programmes régionaux à Dakar et les autres programmes régionaux du RSC à Addis

Qualifications et expérience 

Formation

• Etre titulaire du BAC ou équivalent

Experience

• Au moins un (02) an minimum d’expérience dans les domaines de l’Administration Générale et/ou domaines associés dans une agence des Nations Unies Achats, du Transit / logistique, des Passations de marché
• Etre bien organisé, rapide, précis et concis dans le travail.
•  Autonome avec un minimum de supervision.
•  Connaître l’environnement du Système des Nations Unies serait un atout pour être opérationnel immédiatement.
•  Être motivé (e) pour le poste.

Langues 

• Maîtrise du français (écrit et orale)
• Maitrise de l’anglais . Etre capable de faire des prises de notes en Anglais et de traduire certains documents internes

La candidature féminine est fortement recommandée

Date limite : 09-Sep-20