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Le DRC recrute 01 Administrateur Base
25/04/2020 à 12h47 par La redaction

Le DRC recrute 01 Administrateur Base – Paoua, RCA

Le Conseil Danois pour les Réfugiés/ Danish Refugee Council (DRC) en RCA recrute un/une Administrateur Base (Paoua) expérimenté et hautement qualifié afin d’assurer la gestion, la planification et le suivi des activités support pour DRC au niveau terrain.

A propos de DRC

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) est une organisation internationale non gouvernementale Danoise, qui promeut et met en place des solutions durables aux problèmes rencontrés par les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier. DRC est présent dans plus de 30 pays en conflit aidant les populations déplacées à travers la construction d’abris, la fourniture de nourriture, la mise en place d’activités génératrices de revenus, l’aide juridique et une large gamme d’autres services de protection.

 A propos de DRC en RCA

Présent depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONGI en République Centrafricaine, travaillant dans trois régions (Ouham, Ouham-Pendé, Ombella-M’Poko). La stratégie programmatique est axée autour des trois secteurs suivants : protection et cohésion sociale ; relance économique et moyens d’existence ; réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.

Description du rôle d’Administrateur Base:

 

L’Administrateur Base est en charge des services supports sur sa base. En lien étroit avec les responsables de département support basés à Bangui et sous la supervision directe du Responsable de base, le Administrateur Base a la responsabilité des fonctions logistique, finance, RH & administration de sa base.

 

Responsabilités :

Gestion Financière,suivi budgétaire et comptabilité

    • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec des responsables des programmes et effectuer les rapprochments entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si necesaires
    • S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration
    • Animer des reunions de suivi budgétaires avec les équipes
    • Participer à l’élaboration des budgets au moment de l’écriture des nouveaux projets
    • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
    • Gérer la trésorerie de sa base et veiller à la sécurité des fonds
    • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les autres departements de la base
  • Superviser et participer à la rédaction des appels d’offre
  • Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base et contrôler les classeurs comptables.
  • S’assurer de la conformité et de veracité des pièces justificatifs
  • Participer avec les équipes terrains à la clôture comptable mensuelle
  • Faire le suivi des avances sur le terrain et s’assurer de leur cloture
  • Effectue le Contrôle interne Finance de la base et veille à la mise en place des recommandations

Assure la mise à niveau de la base sur Dynamics

 

Gestion RH & administrative:

  • Piloter le recrutement et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
  • Superviser la constitution, le suivi et la sécurisation des dossiers du personnel
  • Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai et des évaluations des employés de sa base
  • Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
  • Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
  • Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation la paie.
  • Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
  • Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits

 

Gestion logistique: approvisionnement, gestion du parc véhicules, des équipements et des télécommunications:

  • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau de la zone d’intervention
  • Appuyer l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat pour tout les projets de la base
  • Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
  • Maitriser les procédures d’achat de DRC et celles des donnateurs des fonds finançant les programmes de la zone
  • Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat et superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
  • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et le bons de commandes
  • Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison
  • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés dans le respect des procédures de DRC
  • Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base
  • Etablir le planning des mouvements de véhicules et des équipes
  • Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
  • Mettre à jour l’état de parc en temps réel
  • Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
  • Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
  • Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
  • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
  • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
  • Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
  • Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
  • Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP
  • Veiller au respect et à la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrains.
  • Superviser l’exactitude del’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main).
  • Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés, avec l’approbation préalable du donateur/directeur de pays de DRC
  • Visiter chaque service de passation de marchés pour évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs
  • Examiner la documentation ITB (Restricted, National and International) avant d’annoncer ou d’inviter les fournisseurs
  • Fournir une assistance à distance pour la gestion de l’ITB (rapport TOC, analyse technique et attribution des contrats)
  • Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux extérieurs afin de fournir aux responsables concernés des rapports sur les achats dans le pays
  • Organiser des formations sur les achats pour le personnel non logistique et des formations de recyclage à petite échelle pour le personnel chargé des achats.
  • Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes
  • Effectue le Contrôle interne logistique de la  base et veille à la mise en place des recommandations
  • Assure en coordination avec le chef de base l’approvisionnement financier de la base

 

Sécurité

Le Responsable de base est en charge de la sûreté et de la sécurité des équipes, des biens et des équipements sur la base. Il peut cependant demandé à être appuyé par l’administrateur base sur les points suivants:

  • Mettre en œuvre les moyens déterminés par le DRC pour assurer la sécurité des équipes
  • Former les équipes aux procédures et règles de sécurit
  • Assiste le chef de base en ce qui concerne la collecte et l’analyse des informations sécuritaire
  • Veille à la mise à jour des procédure securitaire en ce qui concerne la logistique, la finance et l’administration
  • S’assurer des bonnes conditions de stockage et veiller au contrôle des dates de péremption des kits de contingence

Gestion d’équipe

  • Définir les besoins en personnel administratif et logistique et recrute en fonction des moyens alloués
  • Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative et logistique sur sa base d’affectation
  • Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique
  • Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

Redevabilité et rapportage- Capitalisation

  • En lien étroit avec le Responsable de base, nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur en coordination avec les départements support en capitale
  • Superviser l’envoi des archives administratives à la coordination
  • Assurer le reporting administratif, financier et logistique selon les échéanciers interne ou externes
  • Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
  • Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
  • Consolider mensuellement le pack logistique et adaministratif et le faire remonter à la coordination
  • Faciliter et/ou organiser les mission d’audit sur sa base
  • Fournir tous les éléments nécessaires à la rédaction des rappots et archiver les dossiers achats des programmes clôturés foncormement à la politique de la mission.
  • Assure la mise à jour des différents outils logistique (Consommations carburants, stocks, assets, etc;) et finance (cash count, cash flow, cash count, etc.),selon les périodicité pour soummission à la validation

 

Représentation et Coordination

  • Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone d’intervention avec les autres acteurs
  • Participer aux réunions des coordination des activités humanitaire et securitaire de la zone d’intervention sur demande de son responsable de base.

Expériences / Formation

Education :

  • Diplôme : Bac+5 en science économique, administrative, logistique ou l’un des domaines adapté à ce poste.

 

Experience et competences techniques:

  • Au moins trois (2) années d’expérience dans un rôle de gestion logistique et administrative dans des organisation humanitaires
  • Expérience avérée dans le suivi budgétaire et participation à l’écriture des projets
  • Capable de travailler dans les zones présentant des défis sécuritaires, fonctionnant sous des directives sécuritaires strictes et instables
  • Habileté dans l’appui logistique et administratif des opérations humanitaires complexe et en volume important
  • Capable d’effectuer des missions de supervisions sur les sous bases et sur le terrain souvent présentant des conditions sociales difficiles
  • Maitrise du Français. La connaissance de l’anglais est un atout.
  • Connaissance de la politique logistique et financière des bailleurs
  • Expérience de travail avec les PDIs et/ou avec les réfugiés en termes d’appui logistique et financier aux équipes de programme
  • Bonne connaissance du pack office : Word, Excel et PowerPoint, Homère
  • L’experience dans l’utilisation d’un systeme informatique de gestion intégré type ERP est un avantage

 

DRC attend de ses collaborateurs de démontrer les 5 compétences clés suivantes

  • « Excellence » : Atteinte des résultats tout en assurant la qualité du travail
  • « Collaboration » : impliquer toutes les parties prenantes et encourager des retours
  • « Initiative » : prendre l’initiative tout en étant innovant
  • « Communication » : écouter et parler efficacement et honnêtement
  • « Intégrité » : agir en adéquation avec les valeurs et la vision de DRC

Langages :

  • Maîtrise professionnelle du français
  • Anglais niveau intermédiaire

Salaire

  • Date de début du contrat : le plutôt possible
  • Durée du contrat : 1 an (12 mois) (sous réserve de financements)
  • Type de contrat : CDD
  • Poste non accompagné
  • Lieux d’affectation/de travail : Paoua, RCA avec un suivi d’une antenne à Bocaranga.

Salaire : Non-management Band H2 – pour plus d’information sur les salaires merci de vous rendre sur www.drc.ngo à la section “Vacancies”.

Comment postuler

Merci de postuler en ligne sur www.drc.dk sous Current Vacancies.

Les dossiers de candidature doivent contenir un CV (04 pages au maximum) et une lettre de motivation en anglais ou en français. Les dossiers avec seulement les CV ne seront pas retenus. Les candidatures envoyées par e-mail ne sont pas acceptées et ne seront pas prises en considération.

 

Date de clôture de l’annonce : Dimanche 17 Mai 2020

SI vous rencontrez des problèmes avec votre candidature sur le site de DRC merci de contacter : [email protected]

Pour plus d’information sur le Conseil Danois pour les Réfugiés /DRC) merci de consulter notre site web : www.drc.ngo.

 

https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=158899&DepartmentId=19106&SkipAdvertisement=true

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NB: NE PAYEZ AUCUN FRAIS DE DOSSIERS POUR UNE OFFRE D’EMPLOI

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A propos de DRC

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) est une organisation internationale non gouvernementale Danoise, qui promeut et met en place des solutions durables aux problèmes rencontrés par les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier. DRC est présent dans plus de 30 pays en conflit aidant les populations déplacées à travers la construction d’abris, la fourniture de nourriture, la mise en place d’activités génératrices de revenus, l’aide juridique et une large gamme d’autres services de protection.

 A propos de DRC en RCA

Présent depuis 2006, DRC est l’une des plus grandes ONGI en République Centrafricaine, travaillant dans trois régions (Ouham, Ouham-Pendé, Ombella-M’Poko). La stratégie programmatique est axée autour des trois secteurs suivants : protection et cohésion sociale ; relance économique et moyens d’existence ; réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations.

Description du rôle d’Administrateur Base:

 

L’Administrateur Base est en charge des services supports sur sa base. En lien étroit avec les responsables de département support basés à Bangui et sous la supervision directe du Responsable de base, le Administrateur Base a la responsabilité des fonctions logistique, finance, RH & administration de sa base.

 

Responsabilités :

Gestion Financière,suivi budgétaire et comptabilité

    • Mettre à jour et analyser les suivis budgétaires en concertation avec des responsables des programmes et effectuer les rapprochments entre les consommations budgétaires, l’évolution des activités et proposer des solutions si necesaires
    • S’assurer du suivi et du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique et à l’administration
    • Animer des reunions de suivi budgétaires avec les équipes
    • Participer à l’élaboration des budgets au moment de l’écriture des nouveaux projets
    • Contrôler les coûts de fonctionnement de sa base d’affectation
    • Gérer la trésorerie de sa base et veiller à la sécurité des fonds
    • Elaborer les prévisionnels de trésorerie avec les autres departements de la base
  • Superviser et participer à la rédaction des appels d’offre
  • Superviser la tenue de la comptabilité sur sa base et contrôler les classeurs comptables.
  • S’assurer de la conformité et de veracité des pièces justificatifs
  • Participer avec les équipes terrains à la clôture comptable mensuelle
  • Faire le suivi des avances sur le terrain et s’assurer de leur cloture
  • Effectue le Contrôle interne Finance de la base et veille à la mise en place des recommandations

Assure la mise à niveau de la base sur Dynamics

 

Gestion RH & administrative:

  • Piloter le recrutement et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
  • Superviser la constitution, le suivi et la sécurisation des dossiers du personnel
  • Assurer le suivi des contrats, des congés, des périodes d’essai et des évaluations des employés de sa base
  • Centraliser les demandes de formation exprimées par les équipes et mettre en place un plan de formation
  • Participer à l’instruction et à la décision des mesures disciplinaires
  • Superviser le recueil des éléments permettant la préparation de la paie, veiller à sa bonne conduite et participer au processus de vérification de la préparation la paie.
  • Calculer les impôts et taxes et superviser les déclarations et paiements aux organismes concernés
  • Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits

 

Gestion logistique: approvisionnement, gestion du parc véhicules, des équipements et des télécommunications:

  • Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau de la zone d’intervention
  • Appuyer l’élaboration et assurer le suivi et la mise à jour des plans d’achat pour tout les projets de la base
  • Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
  • Maitriser les procédures d’achat de DRC et celles des donnateurs des fonds finançant les programmes de la zone
  • Etablir et mettre à jour les chronogrammes d’achat et superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation
  • Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat et le bons de commandes
  • Sélectionner les fournisseurs, négocier les délais et les modalités de livraison
  • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés dans le respect des procédures de DRC
  • Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la base
  • Etablir le planning des mouvements de véhicules et des équipes
  • Assurer de façon permanente la formation générale des chauffeurs et procéder à un contrôle régulier des connaissances
  • Mettre à jour l’état de parc en temps réel
  • Installer et assurer une maintenance régulière des moyens de communication
  • Former les équipes à l’utilisation des moyens de communication
  • Choisir les locaux, décider du plan d’aménagement et organiser la sécurisation des espaces d’entreposage
  • S’assurer des bonnes conditions de stockage du matériel et veiller au contrôle des dates de péremption
  • S’assurer du respect des procédures pour les entrées et sorties de stock
  • Garantir la bonne tenue de la documentation liée au stockage
  • Superviser l’inventaire physique mensuel des stocks
  • Veiller à la bonne application des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP
  • Veiller au respect et à la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux terrains.
  • Superviser l’exactitude del’inventaire des entrepôts (liste et valeur du stock en main).
  • Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits inutilisés ou périmés, avec l’approbation préalable du donateur/directeur de pays de DRC
  • Visiter chaque service de passation de marchés pour évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux extérieurs
  • Examiner la documentation ITB (Restricted, National and International) avant d’annoncer ou d’inviter les fournisseurs
  • Fournir une assistance à distance pour la gestion de l’ITB (rapport TOC, analyse technique et attribution des contrats)
  • Compiler les rapports mensuels reçus des bureaux extérieurs afin de fournir aux responsables concernés des rapports sur les achats dans le pays
  • Organiser des formations sur les achats pour le personnel non logistique et des formations de recyclage à petite échelle pour le personnel chargé des achats.
  • Planifier et organiser régulièrement des formations en logistique avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finances) afin de garantir la mise en place de systèmes convenus et uniformes
  • Effectue le Contrôle interne logistique de la  base et veille à la mise en place des recommandations
  • Assure en coordination avec le chef de base l’approvisionnement financier de la base

 

Sécurité

Le Responsable de base est en charge de la sûreté et de la sécurité des équipes, des biens et des équipements sur la base. Il peut cependant demandé à être appuyé par l’administrateur base sur les points suivants:

  • Mettre en œuvre les moyens déterminés par le DRC pour assurer la sécurité des équipes
  • Former les équipes aux procédures et règles de sécurit
  • Assiste le chef de base en ce qui concerne la collecte et l’analyse des informations sécuritaire
  • Veille à la mise à jour des procédure securitaire en ce qui concerne la logistique, la finance et l’administration
  • S’assurer des bonnes conditions de stockage et veiller au contrôle des dates de péremption des kits de contingence

Gestion d’équipe

  • Définir les besoins en personnel administratif et logistique et recrute en fonction des moyens alloués
  • Former, appuyer et évaluer l’équipe administrative et logistique sur sa base d’affectation
  • Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique
  • Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe

Redevabilité et rapportage- Capitalisation

  • En lien étroit avec le Responsable de base, nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau local et régional, effectuer une veille sur les réglementations en vigueur en coordination avec les départements support en capitale
  • Superviser l’envoi des archives administratives à la coordination
  • Assurer le reporting administratif, financier et logistique selon les échéanciers interne ou externes
  • Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes)
  • Assurer le suivi des achats et informer les demandeurs de l’avancement du traitement de leurs commandes
  • Consolider mensuellement le pack logistique et adaministratif et le faire remonter à la coordination
  • Faciliter et/ou organiser les mission d’audit sur sa base
  • Fournir tous les éléments nécessaires à la rédaction des rappots et archiver les dossiers achats des programmes clôturés foncormement à la politique de la mission.
  • Assure la mise à jour des différents outils logistique (Consommations carburants, stocks, assets, etc;) et finance (cash count, cash flow, cash count, etc.),selon les périodicité pour soummission à la validation

 

Représentation et Coordination

  • Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs et logistiques de la zone d’intervention avec les autres acteurs
  • Participer aux réunions des coordination des activités humanitaire et securitaire de la zone d’intervention sur demande de son responsable de base.

Expériences / Formation

Education :

  • Diplôme : Bac+5 en science économique, administrative, logistique ou l’un des domaines adapté à ce poste.

 

Experience et competences techniques:

  • Au moins trois (2) années d’expérience dans un rôle de gestion logistique et administrative dans des organisation humanitaires
  • Expérience avérée dans le suivi budgétaire et participation à l’écriture des projets
  • Capable de travailler dans les zones présentant des défis sécuritaires, fonctionnant sous des directives sécuritaires strictes et instables
  • Habileté dans l’appui logistique et administratif des opérations humanitaires complexe et en volume important
  • Capable d’effectuer des missions de supervisions sur les sous bases et sur le terrain souvent présentant des conditions sociales difficiles
  • Maitrise du Français. La connaissance de l’anglais est un atout.
  • Connaissance de la politique logistique et financière des bailleurs
  • Expérience de travail avec les PDIs et/ou avec les réfugiés en termes d’appui logistique et financier aux équipes de programme
  • Bonne connaissance du pack office : Word, Excel et PowerPoint, Homère
  • L’experience dans l’utilisation d’un systeme informatique de gestion intégré type ERP est un avantage

 

DRC attend de ses collaborateurs de démontrer les 5 compétences clés suivantes

  • « Excellence » : Atteinte des résultats tout en assurant la qualité du travail
  • « Collaboration » : impliquer toutes les parties prenantes et encourager des retours
  • « Initiative » : prendre l’initiative tout en étant innovant
  • « Communication » : écouter et parler efficacement et honnêtement
  • « Intégrité » : agir en adéquation avec les valeurs et la vision de DRC

Langages :

  • Maîtrise professionnelle du français
  • Anglais niveau intermédiaire

Salaire

  • Date de début du contrat : le plutôt possible
  • Durée du contrat : 1 an (12 mois) (sous réserve de financements)
  • Type de contrat : CDD
  • Poste non accompagné
  • Lieux d’affectation/de travail : Paoua, RCA avec un suivi d’une antenne à Bocaranga.

Salaire : Non-management Band H2 – pour plus d’information sur les salaires merci de vous rendre sur www.drc.ngo à la section “Vacancies”.

Comment postuler

Merci de postuler en ligne sur www.drc.dk sous Current Vacancies.

Les dossiers de candidature doivent contenir un CV (04 pages au maximum) et une lettre de motivation en anglais ou en français. Les dossiers avec seulement les CV ne seront pas retenus. Les candidatures envoyées par e-mail ne sont pas acceptées et ne seront pas prises en considération.

 

Date de clôture de l’annonce : Dimanche 17 Mai 2020

SI vous rencontrez des problèmes avec votre candidature sur le site de DRC merci de contacter : [email protected]

Pour plus d’information sur le Conseil Danois pour les Réfugiés /DRC) merci de consulter notre site web : www.drc.ngo.

 

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