La GIZ recrute 01 Assistant Junior en Logistique

Bureau Régional GIZ Sénégal- Assistant(e) junior en Logistique et Sécurité; Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des
compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable. Le principal commettant de la GIZ est le ministère fédéral allemand
de la Coopération économique et du Développement (BMZ).
La GIZ est active dans plus de 130 pays à travers la planète. En République fédérale d’Allemagne, elle est présente dans presque tous les pays et a son siège social à Bonn et Eschborn. La GIZ emploie de par le monde plus de 16 000 collaboratrices et collaborateurs,
dont près de 70% sont des membres du personnel national recrutés sur place.
La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Assistant(e) junior en Lgistique et Sécurité selon les descriptions de poste ci-dessous

Âgé(e) de 35 ans
Bande de rémunération 3A ; Lieu de travail : Dakar ;

Domaines de responsabilité

Sous la responsabilité disciplinaire de la responsable logistique des formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules ;
de l’information rapide des programmes et projets concernant l’état des différents dossiers de douane, en particulier en cas de retards ;
le traitement de toutes les questions qui se présentent dans le domaine considéré ; l’identification des questions et problématiques à prendre en compte et pour l’élaboration de propositions de solutions axées sur la pratique ; l’optimisation des instruments ainsi que pour les innovations et modifications afférentes ;

Assurances des véhicules et des bâtiments
Assurer que toutes les pièces des véhicules sont mises à jour et faire le suivi des entretiens et réparations.
Importation et exportation de toutes les marchandises et documents du Bureau et de tous les projets/programmes

Sous la responsabilité technique du Conseiller en Sécurité et Gestion des Risques est chargé de l’administration du système de Sécurité EMNS ; est chargé de la sécurité routière à la GIZ ; assiste à d’autre tâches relatives à la gestion de la sécurité pour les activités de la GIZ
Sénégal

Attributions

Logistique

Suivre l’approvisionnement du groupe électrogène en carburant, contrôler et suivre la consommation du groupe électrogène et veiller sur leurs entretiens et vidange ;
Gestion des installations des bâtiments, organisation et contrôle de l’entretien et la réparation des matériels et équipements de bureau ;
Contrôler et suivre les entretiens et réparations des véhicules ainsi que tous les équipements, installations et matériels du bureau (ex ; eau, électricité, jardin, ordures etc.) ;
Contrôler les carnets des véhicules ;
Documenter les contrôles et les suivis des utilisations, des entretiens et réparations des engins ainsi que les équipements et installations conformément aux procédures et règles de la GIZ ;
Veiller à ce que tous les matériels fonctionnent normalement ;
Suivre et documenter les ventes, transferts et mis au rebut des engins et équipements des projets et Bureau de la GIZ ;

Appui aux déclarations douanières

Appui à la préparation de toute la documentation nécessaire à l’importation des marchandises en franchise douanière ;
Appui au contrôle des livraisons par voie terrestre et aérienne ;
Appui au suivi des mainlevée/ réclamation des marchandises et s’occuper des autres opérations nécessaires ;
Organiser et coordonner le transport des marchandises jusqu’à leur destination finale ;
Entrer les informations dans la base de données (suivi des dossiers) de déclarations de douane ; si nécessaire, établir les statistiques.

Déclaration et à l’immatriculation des véhicules

S’occuper de la première immatriculation des véhicules des projets, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies d’assurance ;
Transmettre les documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents ;
Documenter les immatriculations effectuées et surveille leur situation (pour les véhicules de service et les véhicules privés) ;
Informer les collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents de la nécessité de procéder à de nouvelles immatriculations et de contracter de nouvelles assurances ; le cas échéant, aider à réunir les papiers nécessaires ;
Traiter les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège.

Administration

Informer le personnel de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
Mandater des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et les immatriculations de véhicules, et les superviser ;
Organiser la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;
Assumer d’autres tâches sur instruction de sa hiérarchie

Operateur du système EMNS ( Westafrica 1)

Liaison avec les personnes focales de sécurité des projets
Mise-à-jour régulier de la base de données pour le Sénégal
Envoie du briefing de sécurité et de la carte d’urgence pour les voyageurs au Sénégal
Rappeler à tous les voyageurs (entrant et sortant) de mettre à jour leur profil dans le portail de libre-service, notamment les renseignements concernant leur voyage d’affaire
Envoie des messages sécurité, alertes et messages importants au besoin pour le personnel au Sénégal
Remplacer les opérateurs EMNS en Guinée et en Gambie si nécessaire ;
Rapporter immédiatement des éventuels incidents de sécurité

Sécurité routière / sécurité des véhicules :

S’assurer que les chauffeurs remplissent régulièrement le check-list et procèdent et que les véhicules correspondant aux normes GIZ dans la matière
S’assurer que les véhicules soient équipés selon le standard minimum de la GIZ :
S’assurer que l’utilisation des véhicules non entretenus par la GIZ (véhicules de location, taxis) se fait selon le standard minimum de la GIZ

Autres

Assister dans la gestion des incidents
Assiste le SRMA et organise le secours et la prise en charge des employés GIZ en cas de crise
Participer et assister à l’évaluation sécuritaire des immeubles
Assister dans l’organisation des différentes formations de sécurité pour le personnel
Participer aux réunions internes et externes liés à la sécurité

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

Licence en transport, transit, ou diplôme équivalent.
Expérience professionnelle
Au moins 2 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire dans une organisation ou entreprise internationale

Autres connaissances/compétences

Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
Très bonnes capacités d’expression à l’écrit et à l’oral en français
Connaissances en anglais fortement souhaitées
Connaissances en allemand sont un atout
Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

Dossier de candidatures

Une lettre de motivation
Un curriculum détaillé si possible sous forme de tableau
Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 03.07.2020 à [email protected] avec pour objet « Recrutement Assistant(e) junior en Logistique et Sécurité »
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure