Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture
AVIS DE VACANCE DE POSTE N° : FAO-30-07-2019-BUR

Date de publication : 30 Juillet 2019
Date limite de dépôt des candidatures : 9 Août 2019

TITRE DU POSTE : Assistant(e) de bureau
CLASSE: NPP ou PSA.NAT
LIEU D’AFFECTATION : Dakar, Sénégal
UNITÉ ADMINISTRATIVE : Bureau sous régional de la FAO pour l’ Afrique de l’Ouest (SFW)
DURÉE : 6 mois avec possibilité de renouvellement.

Cadre organisationnel
L’équipe pour l’Afrique de l’Ouest assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO en Afrique de l’Ouest. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec les Représentants de la FAO dans les pays et des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation.

Objectif principal
L’assistant(e) de bureau effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif qui contribuent à la bonne marche de l’unité dé travail.

Supervision reçue/exercée
L’assistant(e) de bureau rend compte à un ou à plusieurs membres du personnel professionnel et reçoit ses directives de la part d’un(e) assistant(e) de bureau d’un grade plut élevé/ Cadre supérieur II ou elle agit en toute indépendance s’agissant des questions courantes. La supervision dont il ou elle fait l’objet est axée sur la qualité du travail effectué et comporte une formation sur le tas.

Relations de travail
L’assistant(e) de bureau interagit avec un ensemble de collègues au sein de l’unité de travail et avec les clients directs à l’intérieur de l’Organisation, apportant des services d’appui administratif courants.

Fonctions et résultats essentiels
• Organiser les rendez-vous du superviseur(se), accueillir les visiteurs, filtrer et rediriger les appels téléphoniques et répondre aux demandes d’information courantes ;
• Apporter un appui bureautique, logistique et administratif à l’organisation de réunions, comités, conférences, etc. ;
• Passer en revue, archiver, distribuer et traiter les courriels et correspondances entrant ; effectuer un suivi des actions en attente ;
• Répondre ou rédiger la correspondance courante et autres communications ; produire une grande variété de documents et de rapports longs et complexes à l’aide du logiciel de traitement de texte ;
• Relire des documents et mettre en forme des textes en veillant à leur exactitude, au contenu grammatical, à la ponctuation et au style, ainsi qu’au respect des normes établies ;
• Lancer des tâches administratives d’ordre général dans les systèmes informatisés relatifs aux finances, aux voyages et aux ressources humaines ;
• Effectuer les réservations de billets et d’hôtel, ainsi que préparer les autorisations de voyage et les demandes de remboursement des frais de voyage pour le personnel selon les besoins ;
• Fournir un appui dans le traitement administratif des avis de vacance de poste et des contrats des consultant(e)s ;
• Rechercher, compiler et organiser les contenus d’information et de référence à partir de diverses sources afin d’élaborer des rapports ; créer des feuilles de calcul et des présentations ; gérer et mettre à jour les bases de données pour élaborer des listes de distribution et d’autres informations ; tenir des dossiers papier et informatiques ;
• S’acquitter d’autres tâches selon les besoins.

Impact du travail
Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact sur l’efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d’appui administratif ainsi que sur l’ensemble des résultats de l’unité de travail.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR – Les candidats
seront sélectionnés en fonction des critères suivants:

Formation : Une formation (BAC + 2 ans) en Assistanat de Direction, ou en Ressources Humaines.
Expérience : Trois ans d’expérience significative dans le travail d’appui administratif.
Connaissances linguistiques : Connaissance pratique (niveau C) de l’anglais ou du français.
Compétences informatiques : Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Compétences
• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance des systèmes institutionnels informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures administratives et des politiques.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.
• Expérience avec le système des Nations Unies.

Veuillez noter que tous les candidats doivent adhérer

aux valeurs de la FAO — Engagement envers l’Organisation, respect de chacun, intégrité et transparence.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES
• La FAO ne charge pas de frais à tout moment du processus de recrutement (demande, entrevue, traitement).
• Prière de noter que la FAO ne prend en considération que les titres universitaires et diplômes délivrés par des établissements reconnus figurant sur la liste de l’Association internationale des
universités/UNESCO.
• Seuls les certificats de compétence linguistique délivrés par les prestataires externes agréés par l’ONU et ou les examens officiels linguistiques de la FAO (LPE, ILE, LRT) seront acceptés comme preuve du niveau de connaissance des langues indiquées dans les applications en ligne.
• Des postes analogues de la même classe pourront être pourvus au moyen du présent avis de vacance et les candidats retenus pourront être inscrits dans le fichier de candidats de la FAO pendant une période de deux ans.
• Il pourra être demandé aux candidats de fournir des évaluations de leurs résultats professionnels.

COMMENT PRÉSENTER SA CANDIDATURE
Pour présenter une candidature, veuillez envoyer un email avec :
• Le numéro de l’avis de vacance et le titre du poste:
• Une lettre de motivation
• Un curriculum vitae

Toute application reçue après 23h59 (GMT) le jour de la date limite de dépôt des candidatures ne sera pas considérée.

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