Iota Group Sénégal recrute un Secrétaire / Contrôle Documentaire.

Vos missions à Iota Group Sénégal

Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est chargé(e) des tâches administratives et de secrétariat pour les membres de l’équipe de supervision mobilisés sur site ainsi que de la gestion des documents du projet.

Créatif/créative, il/elle fait preuve d’initiative dans ses fonctions de soutien administratif dans des domaines variés tels que l’organisation de réunions, le brouillon et le formatage de courrier, les rapports et procès-verbaux de réunions, la saisie de données, la réception téléphonique, la prise de rendez-vous, etc.

Il/elle effectue toutes les tâches administratives et de secrétariat de manière réactive, avec efficacité et dans le respect rigoureux de la confidentialité. Il/elle organise son travail avec autonomie conformément aux instructions fournies.

Responsabilités spécifiques

Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est responsable des tâches suivantes (liste non exhaustive) :

-Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et les transférer
-Rédiger le brouillon de documents variés (lettres, divers mémorandums, rapports, procès- verbaux de réunions, etc.) et les formater
-Assurer la liaison avec d’autres services et recueillir des informations auprès d’eux
-Préparer des présentations de service conformément aux normes de la société (par ex. des présentations PowerPoint)
-Signaler et gérer les défaillances/pannes etc., dans le service concerné
-Organiser les réunions et les rendez-vous
-Mettre à jour les données informatisées
-Classer et archive les documents
-Effectuer des reproductions de documents (copies) et les distribuer par des moyens variés
-Gérer les documents de projet avec l’ensemble des outils dédiés utilisés sur projet
-Mettre à jour les matrices de diffusion dans les outils
-Établir le plan de classement
-Supporter le personnel dans l’utilisation des outils
-Gérer les TQC (diffusion et enregistrement)
-Photocopier et enregistrer la documentation TQC
-Effectuer toute autre activité (ponctuelle) selon les besoins